経費精算をキャッシュレス化するには? メリットや運用の注意点

１．経費精算業務の現状

現状の経費精算業務には、大きく分けて四つの課題があります。経費精算を手作業で行っているケースでは、書き損じや記入漏れなどのミスがよく発生します。申請書の差戻しが頻繁に発生する、振込手数料がかかる、現金の管理に手間がかかるなども代表的な課題です。

ミスが生じやすい

経費精算の申請書を作成する際には、正しい金額を記入しなくてはなりません。計算違いや漏れなどがあると経理担当が処理できないため、従業員に差戻す必要があります。

領収書を紛失してしまうケースも少なくありません。領収書は従業員が業務の遂行に必要な費用を支払ったことを証明する重要な書類です。領収書によっては再発行が難しいケースがあるため、従業員はなくさないよう注意しなくてはなりません。領収書がなければ経理担当の精算業務も滞ってしまいます。

また、経理担当は日々さまざまな書類を扱っており、手作業で業務に取組んでいるとどうしてもヒューマンエラーは発生します。ミスが発覚した際は、再度チェックややり直しをしなくてはならず、業務効率の低下を招きます。

申請書の差戻しが多い

経理担当は、従業員が提出した申請書を隅々までチェックしたうえで処理します。申請書に記載された内容に何かしらのミスがあるとそのまま処理を進められません。この場合は、従業員に差戻して再度提出してもらう必要があります。

差戻しが多いと経理担当の手間が増えるだけでなく、従業員にお金が戻るまでに時間もかかります。このような状況に陥る理由のひとつは、社内への周知不足です。

申請書に記載すべき内容や経費にできる費用の種類、提出時のルールなどが周知できていないと、頻繁に差戻しが発生します。効率よく経理業務を進めるためにも、従業員への周知を徹底しなくてはなりません。また、経費精算に対する従業員の意識が低いと、同じように差戻しが増える事態が発生するため注意が必要です。

振込手数料がかかる

従業員に経費を支払う際、振り込みを利用している企業は少なくありません。インターネットバンキングを利用すれば社内から振り込みを実行できるため便利であり、スピーディーに支払いを行えます。

一方、振込みは手数料が発生するのがデメリットです。振込手数料は金融機関によって異なるものの、200～300円、振込む金額によってはそれ以上の手数料が発生するケースも珍しくありません。

一回あたりの手数料は数百円であっても、頻繁に振込みをするような企業では少なからず利益を圧迫する要因になりかねません。

現金管理がめんどう

従業員から求められたとき経費を支払えるよう、「小口現金」として社内に少額の現金を用意しているケースも多いでしょう。現金で精算するケースでは、帳簿と小口残高に相違がないかこまめに確認する必要があり、必然的に経理担当の業務負荷が増加します。

毎回帳簿と残高が合っていれば問題ありませんが、合っていないときは大変です。従業員に多く支払いすぎている、もしくは少なく精算しているといったおそれがあるため、見直しを求められます。ときには、数十枚にもおよぶ領収書やレシートを再度チェックする必要にも迫られます。

また、紙の申請書類で管理しているケースでは、書類を紛失するリスクも少なくありません。書類を紛失してしまうと再度提出してもらう必要があり、精算業務が滞ってしまいます。紙の書類では過去の申請内容をチェックしたいときに時間がかかりすぎるのもデメリットです。

２．経費精算業務をキャッシュレス化するメリット

経費精算業務の課題を解決するために有効なのが精算業務のキャッシュレス化です。以下に挙げる四つのメリットがあります。

ミスを防止することができる

経費精算業務のキャッシュレス化に伴い、手作業で発生していたさまざまなミスの防止につながります。たとえば、企業が発行した法人クレジットカードや電子マネーなどで従業員が支払いできるようになれば、現金の受け渡し自体がなくなるため渡し間違いなどのミスが発生しません。これまで発生しがちだったミスを大幅に軽減できるため、経理業務の効率化にもつながります。

さまざまな処理を減らせるのもメリットです。従業員が交通費や宿泊費用などの経費を法人カード、電子マネーなどで支払いできるようにすれば、紙の申請書を提出してもらう必要がありません。従業員の業務が減るのはもちろん、書類のチェックや差戻し依頼といった経理担当の処理工程も削減できます。

現金管理の負担を軽減できる

小口現金を用意して経費精算しているケースでは、どうしても経理担当に大きな負担が生じます。頻繁に数字が合っているかを確認しなければならず、さらに定期的に金融機関へ足を運び現金を補充しなくてはなりません。一方、経費精算業務のキャッシュレス化を進めれば、このような負担を軽減できます。

完全にキャッシュレス化すれば、そもそも社内に現金を用意しておく必要がありません。経理担当は定期的な数字のチェックや現金の補充といった業務から解放されます。

現金管理の負担がなくなれば、コア業務へ力を注げます。余計な手間が減ったことでほかの業務にじっくりと取り組めるようになれば、業務品質の向上も可能です。業務負担が少なくなることで仕事に対するモチベーションが高まり、愛社精神が向上する効果も期待できます。

コストの削減ができる

経理業務が効率化することで、人件費を削減できます。キャッシュレス化を進めれば、現金管理や申請書処理などさまざまな工程を省けるようになり、効率的に業務を遂行できる環境が整います。

効率よく業務を遂行できるようになれば、それまでよりも少ない人員で仕事を回せるか、同じ人員でも残業代の削減が可能です。企業活動における経費のなかで人件費が占める割合は大きいため、人員や残業代を減らせるのはコスト面で大きなメリットです。

また、従業員が法人クレジットカードで決済できるようにすることで、カードのポイントやマイルが貯まるのもメリットです。貯まったポイントやマイルを次回の出張などに使用すればコストを抑えられます。

属人化を防止することができる

キャッシュレス化を進めれば、経理業務を可視化できます。業務プロセスや経費の流れを可視化できれば、経理業務の属人化防止につながります。

経理は専門性が高く、秘匿性の高い情報を扱うため、属人化が発生しやすい仕事です。限られた人員で取り組むケースも多く、特定の従業員しか対応できない、といったことも珍しくありません。このような属人化が起きると、その従業員が休んだときや、退職したときなどに対応できなくなるおそれがあります。

一方、キャッシュレス化によって業務を可視化できれば属人化を防止できるため、担当者の休業や退職などによるリスクも防げます。また、使用履歴一覧や利用明細などによってお金の流れが見える化されるため、従業員や経理担当による不正を抑制できるのもメリットです。

３．経費精算業務をキャッシュレス化する方法

経費精算業務をキャッシュレス化する方法としては、法人用クレジットカードの導入が挙げられます。ICカードやプリペイドカード、口座振替、キャッシュレス代行サービスの利用なども有効です。

法人用クレジットカード

もっともポピュラーなキャッシュレス化の方法として、法人用クレジットカードの導入が挙げられます。法人を対象としたクレジットカードであり、法人口座からの支払いが可能です。

法人用クレジットカードは個人用のクレジットカードに比べて利用限度額が高く設定されているケースが多いため、決済金額が高額すぎて従業員での立て替えがむずかしい、といった事態を回避できます。

また、ビジネス関連のサポートや福利厚生代行サービス、複数クレジットカードのポイント統合など、法人カードならではの付帯サービスもあります。

法人用クレジットカードで支払いをした場合、翌月、もしくは翌々月に請求されます。そのため現金や銀行振込みなどで精算する場合と比べて、キャッシュフローの安定にもつながります。

ICカード・プリペイドカード

ICカードやプリペイドカードを用いたキャッシュレス化も可能です。会社が事前に金額をチャージしておき、従業員が経費を使いたいタイミングでカードを使用します。たとえば、1万円をチャージしたのであれば、1万円分を経費として使えます。

ICカードやプリペイドカードのメリットは、チャージした金額分しか使用できない点です。不正に多く使用されるような心配が少なく、万が一紛失したときの損失も最小限に抑えられます。

なお、現在では交通系ICカードに対応した経費精算システムもリリースされています。こうしたシステムを導入すれば、ICカードを端末で読み取るだけで簡単に経費精算が可能です。

口座振替

口座振替は、金融機関に申し込みすることで利用できるサービスです。申請すれば毎月決まったタイミングで自動的に利用金額が引き落とされるため、支払いを忘れる心配がありません。自動的に支払いを済ませられることで、振り込みや経費精算の手間がかからないのもメリットです。

たとえば部署で定期購読している雑誌や新聞など、毎月確実に支払いが発生するような経費をその都度支払いや経費精算するのは非効率です。口座振替で自動引き落とししてもらえば毎月支払いの手続きをする必要がありません。通帳に記録が残るため経理担当はお金の流れをきちんと管理できます。

なお、口座振替は金融機関への申請が必要なので、すぐに利用できるわけではありません。利用したい場合は早めに申請しましょう。

キャッシュレス代行サービス

キャッシュレス代行サービスを導入するのもひとつの手です。キャッシュレス代行サービスとは、さまざまな決済サービスを代行しているサービスで、利用者はオンラインで希望の支払い方法を選んで依頼すればリアルタイムに支払いをしてもらえます。

サービスを導入すれば、従業員は自身の端末から電子マネーや二次元コード（決済）など、好きな方法を選択して経費の精算を受けられます。経理担当も、サービス提供会社へ支払い依頼をするだけなので煩雑な手続きをする必要がありません。

キャッシュレス代行サービスは経費精算だけでなく、報酬の支払いや返金対応などに活用できる点もメリットです。経費精算業務の課題解決だけでなく、支払いに関するさまざまな業務を効率化したいのであれば、キャッシュレス代行サービスの導入が有効です。

４．経費精算業務をキャッシュレスにする際の注意点

経費精算業務のキャッシュレス化によってミスの防止やコスト削減などさまざまなメリットを得られます。一方で、精算業務をキャッシュレス化する際には、いくつかの注意点があることを覚えておかねばなりません。還元されたポイントは適切に処理する、盗難や不正利用リスクに備える、運用ルールの周知を徹底させるため3点に注意しましょう。

還元されたポイントの会計処理を適切に行う

決済方法によってはポイントが付与されます。貯まったポイントは、そのまま次回の交通費や宿泊費などの経費として使用できます。ただし、還元されたポイントは雑収入であるため、適切に会計処理をしなくてはなりません。

なお、ポイントが貯まっただけでは会計処理を行う必要はありません。処理が必要なのはポイントを用いて支払いをしたときです。経理担当は利用明細を漏れなく確認し、記帳漏れなどが発生しないよう注意しましょう。

盗難や不正利用リスクに備える

法人用クレジットカードを用いたキャッシュレス化では、盗難や紛失などのリスクに備える必要があります。万が一、法人カードの盗難や紛失などが発生すると、不正利用につながり大きな損失を出してしまうかもしれません。

基本的に、多くの法人カードには不正利用への補償が付帯しているものの、盗難や紛失に気づくタイミングが遅いと補償を受けられないおそれがあります。補償をあてにするのではなく、従業員に対し盗難や紛失をしないよう、取扱いに関する注意喚起をしっかり行わなくてはなりません。

従業員による不正利用にも注意が必要です。法人カードを使用し、仕事に関係がない物品を購入したり、不要な飲食に使用したりする可能性があります。従業員の不正利用を防ぐためには、経理担当などが利用明細をこまめにチェックし管理しなくてはなりません。

運用ルールの周知を徹底する

いきなり組織全体でキャッシュレス化を進めてしまうと、従業員が混乱してしまうかもしれません。かえって業務のムダやミスが発生してしまうおそれがあるため、まずは運用ルールの周知を徹底することから始めましょう。

周知を徹底すべく、移行期間を設けるのも有効です。また、特定の部署や対象者から始めるスモールスタートで取り組むのもよいでしょう。時間をかけて運用ルールを周知させつつ、徐々に範囲を広げていきます。

まずは、ひとつの部署で試験的に始めてみてはいかがでしょうか。たとえば営業部など、頻繁に経費を使う部署を対象に運用を進め、様子を見つつ範囲を拡大していく手法が有効です。試験的な運用をしている過程では、何かしら問題点やトラブルが発生することもあるでしょう。スモールスタートであれば、問題が発生しても対処しやすく、改善したうえで対象範囲を広げていけます。

まとめ

経費精算業務はミスが生じやすいうえにさまざまな手間がかかり、業務の属人化が発生することも少なくありません。キャッシュレス化を進めることでこれらの課題を解決でき、業務効率化につながります。

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