名刺をデータ化して管理するには？コストをかけずに個人情報を守る方法を紹介

名刺のデータ化、管理の流れ

名刺は小さな紙の中に個人名、所属企業名、役職、住所、電話番号、メールアドレスなどさまざまな情報が載っています。名刺交換は日本国内だけでなく、台湾、中国などの東アジア圏でも業務上の初対面での挨拶で一般的に行われています。

名刺のサイズは、日本では91mm×55mmが標準サイズとされています。このサイズになった由来は諸説ありますが、尺寸で91ｍｍ＝3寸と数えること、さらに黄金比が関係していると考えられています。一方で、欧米の標準サイズは3.5インチ×2インチ（89mm×51mm）。その他にも3号サイズ（49mm×85mm）や小型の4号サイズ（70mm×39mm）も存在しています。

近年では、あえて個性を出すために非定型や標準サイズにとらわれない名刺を作る会社も少なくありません。 こういった、大量かつサイズの揃っていない名刺を紙のまま保管・管理することは容易ではありません。また、社内で情報共有をするためにも名刺をデータ化し効率的に共有する方法を３つのステップごとに説明します。

STEP１：名刺をスキャンする

名刺をスキャンするにはいくつかの方法があります。

スキャナでスキャンする

スキャナを使用し、名刺をスキャンする方法です。名刺のスキャンに特化した「名刺スキャナ」という機器があり、中には名刺以外のスキャンにも利用できる汎用性が高いものや管理ソフト付きのものがあります。 名刺スキャナは大きく分けて2つのタイプがあります。

名刺のスキャン専用で手のひらサイズのモバイル型と、名刺以外の書類もスキャン可能な据え置き型です。 名刺スキャナのメリットは、大量・迅速に名刺のスキャンができるという点です。早いものなら1枚3秒程度で読み込むことができます。

スマートフォンなどで名刺の写真を撮る

お持ちのスマートフォンで名刺の写真を撮る方法もあります。 スマートフォンで撮った名刺の写真は、アプリを使ってデータを取り込むことで他のスマートフォンやパソコン、タブレットなど他の端末へ連携することができます。また、iCloudやDropboxなどのクラウドサービスと連携できるものを選べば、他の同僚と簡単に情報共有が可能です。

名刺入力代行業者に依頼する

自分でスキャン、連携するのが大変という方は名刺入力代行業者へ依頼するという方法もあります。名刺の情報をパソコンに入力し、デジタルデータに変換する作業を外部委託で請け負っている企業は多く存在します。中にはデータ化後の情報整理までワンストップで請け負っているところもあります。

自分で大量の名刺情報を打ち込んでいく作業は非常に時間と労力がかかります。名刺入力代行業者に依頼すると委託費用はかかりますが、その分コア業務へ注力することができて生産性が向上するケースも多いでしょう。

STEP２：名刺の文字をデータ化する

AIや人の手で名刺を読み取り、名刺の情報を文字起こしすることでデジタルデータへ変換します。

名刺情報をリストに手入力する

特殊なツールを使わない簡単な方法として考えられるのは、Excelなどの表計算ソフトに名刺の情報を手作業で打ち込む方法です。Excel以外にもテキスト入力、保存が可能なドキュメントでも代用が可能です。 個人名、所属企業名、役職、住所、電話番号、メールアドレスなどの項目を列のラベルにして、行へ名刺情報を入力しリスト化すれば後から簡単に検索することが可能です。

しかし、手作業で打ち込むと時間がかかるだけでなく打ち間違いや二重入力などのミスも起こり得るため注意が必要です。定期的に集まる名刺の枚数が少ない場合には、こうしたアナログな手段でも有効になるでしょう。

OCR機能を使う

OCRという技術を用いて名刺の文字をデータ化する方法もあります。OCRとは「光学文字認識」のことで、画像のテキスト部分を認識し、文字データに変換する機能のことです。これを利用すると、名刺に印刷された文字を読み取ってデータ化することが可能です。

手軽に使用出来るツールとしては、GoogleドライブのOCR機能があります。データ化したい名刺の画像をGoogleドライブへアップロードし、ファイルをGoogleドキュメントで開くと、自動的に画像ファイルが文字データに変換されます。GoogleはAIの開発に力を入れており、OCR機能の精度が高いといわれています。 日本語の縦書き・横書きの双方に対応していて、漢字の識字率も評価されています。

Googleドライブ、Googleドキュメントはいずれも無料で利用可能で、Googleアカウントがあれば誰でも使用することができますので手軽にスタートしたい方にはおすすめです。ただし、無料で利用する場合は閲覧履歴が残らず、組織の管理者が社員個人に対して制限をかけることができないため、組織向けの有料サービスであるGoogle Workspaceを使うほうが安全面や運用面を考えると現実的といえます。

STEP３：名刺情報の鮮度を保つ

前述した通り、Excelに情報を打ち込む方法であればそのファイルのまま情報の蓄積、確認が可能です。しかし、文字データとして情報を持っているだけでは十分に活用できているとは言えません。

様々なデバイスから名刺の情報を確認し、社内で共有できるようにすることでさらに情報の活用が可能になります。

名寄せでデータ統合する・重複の登録チェックをする

名刺情報を活用するポイントとして名寄せができるかが重要です。名寄せとは、顧客ごとにIDなどを設定し、顧客名・住所・電話番号などの情報が一致するか調査し、同じ人物と判定することでデータの統合を行うことです。

名寄せをすることで同一人物の重複登録のリスクを軽減できます。また、常に最新の情報を確認でき、役職や住所変更があった場合にも対応が容易になります。

検索機能で探索時間削減

営業行為においては名刺情報の検索、閲覧がしやすいことも重要だといえるでしょう。名刺情報を五十音順に表示し、会社名や顧客名で検索できれば、名刺探しにかかる時間を削減できます。また、スマートフォンやタブレットで閲覧できれば社外でも業務が可能になります。

名刺管理ツールを選ぶ3つのポイント

名刺管理ツールはものによって様々な機能があり、中には機能を使いきれず宝の持ち腐れになってしまう場合があります。名刺管理ツールにコストをかけすぎて、利益が下がってしまっては本末転倒です。

抱えている課題や予算をあらかじめ決めておき、多機能なサービスを選択するか必要最低限のミニマムなサービスを利用するか選定することが大切です。ここでは名刺管理ツールを選ぶポイントをいくつか紹介します。

POINT1：スキャンする名刺の量

大量の名刺をデータ化する場合

大量の名刺をデータ化する場合は、名刺スキャナを利用することをおすすめします。前述した通り、名刺スキャナには大きく分けて2つのタイプがあります。名刺読み取り専用で手のひらサイズのモバイル型と、名刺以外の書類もスキャン可能な据え置き型です。

頻繁にスキャナを持ち運ぶか、名刺以外もスキャンする機能が必要かなど使用用途に合ったタイプを選択しましょう。

少量の名刺をデータ化する場合

名刺の枚数がそこまで多くない場合は、手差し方式のスキャナを利用する方法があります。コンパクトなものが多く、外出中や狭いデスクでも使うことができます。もしくは、スマートフォンなどで名刺の写真を取る方法もあります。導入コストが抑えられるので、まずはデータ化を試してみたいという方にもおすすめの方法です。

POINT２：名刺データの活用方法

名刺データの情報をどのような場面で活用するかという観点で検討することも可能です。スマートフォンのアプリケーションを使って外出先からも名刺データを閲覧したい場合は、クラウドサービスやスマートフォンのアプリケーションなどに連携しているツールが良いでしょう。

名刺データをパソコンでただ閲覧できれば良いということであれば、Excelで管理するかドキュメントファイルに変換できるツールを利用する方法があります。

POINT３：セキュリティ対策

無料の名刺管理ツールは多く存在しますが、セキュリティ対策が十分になされているかという点も重要です。前述した名刺入力代行業者に依頼する方法のデメリットとしてセキュリティリスクがあります。情報を外部に渡すことで、その情報が漏れるリスクは少なからず発生するでしょう。

とくに名刺入力の場合は、クライアントの名刺情報を外部に渡すことになるため、慎重に選定する必要があります。万が一情報漏えいがあれば、信用に関わる重大な問題になりかねません。委託する場合、業者のセキュリティポリシーや業務体制は必ず確認しましょう。

まとめ：名刺のデータ化は必要な機能だけに絞り、セキュリティ対策がなされていることが重要

名刺をデータ化し顧客リストを作成することで、顧客管理を一括して行えるようになります。名寄せや顧客名、企業名から検索ができれば、名刺を探す手間が省けるだけでなく名刺情報を最新の状態で管理することが可能です。

また、名刺をデータ化しておくことで情報のアップデートが簡単になり、顧客の状況変化を素早く営業行為に取り入れることができます。 しかし、いくら情報の活用が容易になるとしても名刺の情報漏えいが起きてしまうと信用に関わる重大な問題になります。名刺の管理ツールを選ぶ際は、必要な機能が備わっているかだけでなく、セキュリティ対策が十分になされているかという観点でも検討してみてください。

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