オフィス移転時の文書削減・デジタル化で会議室の確保
コロナ禍の収束に伴いリモートワークとオフィス勤務を使い分けるハイブリッドワークが増え、会議もオンライ...
ヤマトシステム開発株式会社
ペーパーレス化に取り組みたいと思いつつも「ペーパーレス化の効果がわからない」「他社や自治体はどのような方法をとったのだろうか」「そもそもペーパーレス化の効果はあるのだろうか」となかなかその一歩が踏み出せない企業担当者も多いと思います。そのような担当者のために、企業や自治体が取り組んだペーパーレス化の方法と効果およびペーパーレス化に成功した5つの事例について、その背景とともにここで解説します。
ペーパーレス化を推進するために、全フロアにWi-Fi環境を整備し、職員1人ひとりにノートPCを配布。会議資料をペーパーレス化した事例を紹介します。
ある自治体では、少子高齢化が進むことによって財政悪化や職員数が削減する一方で、市民へのサービスは多岐にわたり、職員の業務効率化を図るために環境整理することが必要となりました。
職員のPCは有線LANで繋がっていてデスクトップであったため、会議に必要な資料は全て出力していました。そこで、無線で接続できる環境を整えて、全職員にノートPCを配布。会議の際は参加者に事前に資料をデータで共有することにしました。
以前は紙の資料を印刷して配布していたため、会議を始めるまでに時間がかかっていました。しかし、資料をデータ化することでプリントアウトの必要性がなくなり、スムーズに会議が開始できるようになりました。紙の出力を抑えたことにより、プリンタからの印刷量は一人当たり20％以上削減となりました。
ペーパーレス化にあたり、職員が使用しているパソコンなど身の回りの備品を見直したことで成功した事例です。
取引先にITシステムや情報機器などを提供する一方、自社内の働き方を見直し、その改善方法に効果はあるのかを検証した事例を紹介します。
A社はITシステムを利用し、クライアントに情報管理・運用支援をおこなっていました。また、そのグループ企業であるB社も、デジタル複合機やプリンタなどの情報機器や関連ソリューションを提供。両社とも自社でも新しい働き方に向け改善をおこなうことで、その効果を検証しました。
執務スペースを効率的に利用するためフリーアドレスを採用し、共有文書は共有の書庫で保管するようにしました。個人的な資料などは個人ロッカーに収納。また、電子データで保存できる文書は全て電子化としました。
紙文書の電子化などにより、300fmの書類が削減できました。「fm（ファイルメーター）」とは、オフィス内の書類量を表す単位です。書類を1m積み上げた状態は1fm。A社の書類削減300fmは、東京タワー約１本分高さに相当するとされています。
紙の使用量を抑えるとともに、フリーアドレスを採用したことで普段から紙を増やさない、貯めないということができた事例といえます。
会議の仕組みを見直し、会議用にシステムを導入したことでペーパーレス化に成功した事例を紹介します。
ある自治体では、以前から業務のシステム化やデータベース化をおこなっていましたが、事務作業で使う紙の使用量の削減は当初予想していたよりも低いものでした。特に、会議で使用する資料のための紙が大量にプリントアウトされ、資料の配付などの手間や紙代・コピー代といったコストがかかるという課題がありました。
会議では、紙の資料を配布するのではなく、発言者が自分のパソコンの画面を表示したものと同じ画面が各出席者のパソコン画面に表示されるシステムを導入。システムを導入するにあたり、システムの機能が多いほど操作が複雑になってしまうことから、メモ機能などの付属機能が無いシンプルで操作性が高いシステムを使用することにしました。
ペーパーレス会議を約80回開催しましたが、当初目標としていた紙の削減数は12万枚。実際は約14万枚の紙が削減となりました。カラーコピー代１枚 21 円で計算すると、約 300 万円のコストダウンに。 また、紙の使用を減らしたことで文書の保管スペースが確保されました。
会議にシステムを導入した例ですが、担当者が使いこなせるように機能がシンプルなものを選んだことが成功のポイントともいえるでしょう
資料作成者だけが文書の保管場所を把握し、作成者以外の職員は欲しい資料がすぐに見つからないという現状でしたが、保管ルールを定めたことでペーパーレス化に成功しました。
公的な文書の保存方法に明確なルールが存在せず、文書は個人の机の引き出しなどに保管していました。そのため、担当者以外の職員が欲しい文書を探しても、どこにあるのかわからないということが多々ありました。また、保管する文書と破棄するものと判断されずにいたため、必要ない文書まで保管され、執務室が狭くなり業務の妨げになっていました。
文書を保管するためのルールを設定。文書を保管するフォルダは指定のものを利用するなどファイリングの方法を決めました。また、文書の管理状況をわかるように、文書の作成から保管、破棄までの流れを記録する一覧表を作成し運用をおこないました。
文書の保管方法にルールを定めたことから、破棄してよい文書などが明確になり、ペーパーレス化が進みました。誰もが欲しい文書をすぐに見つけることができ、文書の情報公開などもスムーズに。書類で山積みとなっていた机の上はきれいになり、執務環境が改善されました。
文書保管のルールを定めたことでペーパーレス化が進んだ事例です。この仕組みを継続していくためには、ルールの定着と職員一人ひとりの意識が大切になるともいえるでしょう。
毎月大量の支払通知書を紙で印刷郵送していましたが、システムを導入したことで必要経費を75％削減できた事例を紹介します。
建設機械のレンタル業者である株式会社レンタルのニッケン（以下、ニッケン）は、毎月約4,000社の取引先に対して支払通知書を紙で印刷・郵送していました。その紙の数は約6,000枚でした。発送作業は系列会社へ外部委託しており、郵送費や委託費を含めてコストがかかっているという課題がありました。また、取引先から「紙ではなく、照合できるようにデータで欲しい」といった要望もありました。
ニッケンはヤマトシステム開発が提供する『帳票Web配信サービス(クラウド)』を導入しました。『帳票Web配信サービス(クラウド)』とは、一律に印刷して郵送していた明細や帳票を電子化し、受け取る側のニーズに合わせて電子配信・FAX送信・郵送するサービスです。
ニッケンでは、自社の経理システムで作成した支払通知のCSVデータを、インターネットを介して『帳票Web配信サービス(クラウド)』にアップロード。アップロードされたCSVデータは、取引先ごとに分割した支払通知のCSVデータとPDFデータに生成され、取引先ごとのフォルダにセットされます。PDFデータは「紙」の通知書の体裁とほぼ同じです。
フォルダにデータがセットされた段階で、取引先には「お知らせメール」が送信されるので、取引先は好きなタイミングでデータをダウンロードすることができました。ニッケンには配信完了通知とともに、実際に取引先に配信されたPDFデータが送信されます。取引先のダウンロード状況も『帳票Web配信サービス(クラウド)』の管理画面から確認することも可能です。
支払通知書の印刷や郵送費に加えて、配送業務を見直したことで、必要経費を毎月15万円程度にまで下げることができました。また、年額にして約540万円の経費削減となりました。削減率としては約75%です。
コスト削減できただけではなく、取引先からのペーパーレス化の要望にも応えることができたケースといえます。
成功事例の中にペーパーレス化を進めるにあたり、システムを導入している企業がありました。毎月の支払明細書などの郵送にコストがかかっていましたが、大量の郵便物を電子配信に置き換えることで送付にかかわる費用の大幅削減が可能となりました。
ヤマトシステム開発の「帳票Web配信サービス（クラウド）」では、これまで一律に印刷して郵送していた明細や帳票を電子化し、受取人の希望に合わせて電子配信・FAX送信・郵送いたします。
宛先情報や配信方法などの情報を帳票Web配信サーバに送信するだけで、宛先ごとにファイルが自動作成・送付されるため、帳票作成～郵送にかかる時間を省くことができるサービスです。
ペーパーレス化を取り組む際には、ぜひ本サービスの導入をご検討ください。
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