コロナ禍の収束に伴いリモートワークとオフィス勤務を使い分けるハイブリッドワークが増え、会議もオンライン化したことにより会議室のニーズも変化しています。
ここでは会議室確保のための施策として、紙の文書や書類のデジタル化、FAXの電子化について解説します。
また、オフィス移転やレイアウト変更時のオフィス内の設備のトレンドをご紹介します。

コロナ禍の収束に伴うオフィスの会議室不足

コロナ禍の収束に伴い、多くの企業がリモートワークからオフィス勤務へと戻っています。リモートワークが長期化した影響でオンライン会議が一般化した一方で、対面でのコミュニケーションの重要性が再認識されました。その結果、ハイブリッドな働き方を実現するためにオンライン会議用の会議室需要が増加し、従来の会議室数や設備では対応しきれない状況が発生しています。

コロナ禍の収束で変わったオフィスの会議室ニーズ

コロナ禍でリモートワークが浸透したことによりオンライン会議が増えた一方、コロナ禍の収束後は出社した際には対面での会議も行われるようになったため、会議室にはオンラインと対面の両方に対応できる環境が求められています。具体的には、オンライン用のカメラやマイク、スピーカー、モニターを備えたAV機器の導入が必要です。対面という観点では、コロナ禍が収束したとはいえ、換気設備や広いスペースを確保してソーシャルディスタンスを維持することも重要です。
さらに、予約システムの導入や改修、短時間のミーティングに適した小規模の集中ブースや個室などのスペースの需要も増加しています。このように、多様化するニーズに応えるために、従来の会議室の設計や運用方法を見直す必要が出てきています。

レイアウト変更やオフィス移転時のトレンド

このようなニーズに応えるための選択肢として考えられるのが、レイアウト変更やオフィス移転です。
レイアウト変更やオフィス移転時のトレンドとして、会議室、集中ブースや個室、フリーアドレスの必要性が注目されています。この3つのトレンドについて解説します。

会議室

会議室は、集中して会議ができる環境にする必要があります。オンライン会議の設備も必要になります。
会議室のトレンドとしては以下の通りです。

オンライン会議対応: カメラやマイク、スピーカー、モニターなどのAV機器の設置
防音対策: 集中して会議やディスカッションができるよう、外の音や反響音が抑えられる素材
レイアウト変更対応: 対面型、コの字型、スクール形式など可動式の机や椅子の設置
健康・安全対策: 健康や安全性に配慮した換気システム、空調システム、抗菌素材の設備や、消毒液などの設置

これらのトレンドは、企業の多様な会議室の利用ニーズに応えることができるための重要な要素となっています。

集中ブースや個室

集中ブースや個室は、集中するためのスペース確保やオンライン会議の対応を目的として、オフィス移転やレイアウト変更時に設置する企業が増えています。
集中ブースや個室のトレンドは以下の通りです。

プライベートな空間: 集中して業務を行うための、プライベートなブースや個室の設備
防音対策: オンライン会議や心理的安全性の確保が必要な1on1MTGなど、完全に密閉された防音性の高い設備
快適な環境設計: 長時間の作業でも快適に過ごせるよう配慮した机や椅子、照明の設置
テクノロジーの導入: オンライン会議の機器設置のほか、高速インターネット、充電器などのテクノロジーの設置
健康・安全対策: 健康や安全性に配慮した換気システム、空調システム、抗菌素材の設備や、消毒液などの設置

集中ブースや個室の設置により従業員がオフィス内で柔軟に働けることで、企業全体の業務効率が向上します。
また、従業員の健康と快適さを考慮したデザインを備えることで、長時間の作業でも疲れにくく、快適な業務環境が提供できます。

フリーアドレス

無線LANの整備や、書類のデジタル化などの進化により、フリーアドレスというオフィスの在り方が選択肢の1つとなってきています。
トレンドとしては以下の通りです。

コミュニケーションの促進: 異なる部署のメンバーとも自然に交流しやすくなり、社内コミュニケーションが活性化
スペースの効率的な利用: 組織変更やプロジェクトメンバーの増減に対しても、レイアウト変更工事を行う必要がなく、柔軟に対応することが可能
予約システムの導入: 効率的に席を管理するため、オンラインで簡単に席を予約できるシステムの導入

フリーアドレスを導入することで、オフィススペースを有効活用し、不要なスペースを削減することができます。
従業員は毎日空いている席を選べるため、普段接点の少ない従業員とも交流しやすくなり、情報共有や新しいアイデアの創出が期待されます。
さらに、オフィス環境の多様化にも対応します。例えば、リラックスして作業できるカジュアルなスペースや、集中力を高めるエリアなど、従業員の業務内容や気分に合わせた場所を選べるよう工夫できます。
これにより、働きやすい環境が整い、従業員の生産性とモチベーションの向上が期待できます。フリーアドレスの導入は現代の多様な働き方に対応し、効率的で柔軟なオフィス環境を実現するための重要なポイントです。

オフィス移転時に重要視する点

オフィス移転時に会議室などのスペースを確保する際には、いくつかの重要なポイントがあります。
例えば、紙の文書は削減したりデジタル化したりすることで保管スペースが減少して、会議室に使用できるスペースが確保できます。

生産性の向上

オフィス移転時に紙の文書の削減やデジタル化を実施することで、文書の移動にかかるコストを削減することができます。デジタル化による効果はそれだけにとどまらず、文書や書類を探したり、書類を整理したりといった作業に費やす時間が大幅に削減され、業務効率が向上します。また、リモートワーク中でも簡単に閲覧したり共有したりといったことも可能で、生産性の向上に繋がります。
企業が成長を続けるためには、いくつかの具体的な取り組みが不可欠です。

従業員の満足度向上

従業員の満足度が高い職場環境は、モチベーションの向上や離職率の低下に繋がり、結果として企業のパフォーマンスに良い影響を与えます。
紙の文書の削減とデジタル化により、物理的な文書や書類が減少することで、従業員の作業スペースや会議室などを広げることができ、より快適なオフィス環境が設備できます。従業員が必要なときに会議室を使用することができ、無駄な待ち時間や会議室の調整にかかる手間が省かれ、従業員の満足度の向上に繋がります。

社内コミュニケーション活性化

フリーアドレスの導入により、従業員同士のコミュニケーションが促進され、部門を超えたコミュニケーションが活性化し、情報共有や新しいアイデアの創出が期待されます。
集中ブースや個室を新設することにより、個人作業に集中して業務を行うことができる環境を提供でき、また、1on1MTGや小規模なミーティングを行う場として活用できます。
社内コミュニケーションの活性化は非常に重要なポイントです。効果的なコミュニケーションは、チームワークの向上や情報共有の推進に繋がり、企業全体のパフォーマンスを向上させます。

会議室などのスペース確保のための施策

会議室などのスペース確保のための施策として、紙の文書の削減やペーパーレス化（デジタル化）だけでなく、インターネットFAXの利用は非常に有効です。これらのツールを活用することで、物理的な書類やFAX機器が占めるスペースを削減し、オフィス環境をより効率的に活用できます。

文書スキャニングサービスでペーパーレス化

文書スキャニングサービスとは、紙の文書や書類をデジタルデータに変換することです。これによりオフィスの紙の文書や書類の減少に繋がり、物理的なスペースを大幅に削減することができます。
オフィス内の膨大な量の紙の文書や書類、ファイル、保管するキャビネットが不要となり、書類保管に使用していたスペースを会議室などのスペースとして利用することができます。

FAXの電子化

FAXの電子化とは、インターネットFAXとも呼ばれ、FAX機や複合機、電話回線が不要で、FAXの送受信ができます。
従来のFAXは、FAX機や複合機が必要となり、設置スペースの確保だけではなく、紙やインクなどの消耗品を保管するためのスペースも必要ですが、FAXを電子化することで、物理的なFAX機や複合機が不要になり、消耗品の保管スペースも削減できます。これにより、FAX機や複合機、消耗品保管に使用していたスペースを会議室などのスペースとして利用することができます。

また、FAXの電子化は、リモートワーク環境にも適しています。オフィスにいない従業員もFAXの送受信が可能となり、柔軟な働き方をサポートします。
より快適で効率的なオフィス環境を実現し、従業員の働きやすさと生産性の向上が期待できます。

まとめ：オフィススペース確保のための文書電子化はヤマトシステム開発にお任せください

オフィス内のスペース確保のため、紙の文書や書類のデジタル化、インターネットFAXの利用はヤマトシステム開発にお任せください。
「文書スキャニングソリューション」は、大量の紙の文書や書類を迅速かつ正確にデジタル化できます。紙の文書や書類を探す手間が省け、リモートワークでも簡単にデジタル化した文書を見つけることができます。
さらに「どこでもMyFAX」を活用することで、FAXの送受信もデジタル化し、インターネット環境がリモートワークや外出先でも場所を問わずFAXを送受信することができます。また、スマートフォンから受信したFAXを閲覧することができます。
2つのサービスを利用することで、オフィスのスペースを有効活用でき、業務効率を大幅に向上させることができます。