請求書の書き方とは？注意点や項目・インボイス対応について徹底解説！

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企業間で取引が行われた際に欠かすことができない請求書。しかし「請求書に書かなければならない項目は何？」「インボイス制度が始まったけれど、もとの請求書の書き方と何が違うの？」といった疑問を抱いている企業担当者も多いと思います。そのような担当者のために、この記事では、基本的な請求書やインボイス対応した請求書の書き方や注意点をわかりやすく解説します。

請求書とは

請求書とは、納品した商品やサービスの代金を期日までに取引先に支払ってもらうための書類です。そのような大切な書類ですが、実は法律上では請求書の発行義務はありません。しかし、「支払ってもらうはずの金額が違う」といった金額の食い違いや「まだ振り込まれていない」といった支払い忘れなどのトラブルを防ぐためにも、請求書の内容を適切に書いて発行することが大切です。

請求書を書く前の確認事項

請求書を書く前に取引先へ項目内容を確認する必要があります。この確認作業を怠ってしまうと、後々修正に時間がかかったりします。また、取引先とトラブルにつながる可能性があるので、十分に注意が必要です。

• 振り込み手数料について

• 支払い期限はいつなのか

• 請求先の名称、氏名、送付先の確認

• 請求書の送付方法

請求書の書き方に注意が必要な項目

請求書の書き方は法律上の細かい決まりはありませんが、必要な項目が抜けていたり、取引先に失礼のある書き方になることは避けたいところです。ここでは書き方に注意が必要な項目を紹介します。

題目

請求書を書く際には、題目を記載し何の書類であるのかが一目でわかるようにします。大きな字で「請求書」「ご請求書」と記載します。書く場所は用紙の上部中央、または上部左上の部分です。

請求先（依頼主の宛て名）

会社名は必須ですので忘れずに記載しましょう。吸収合併した後など、企業名が変更になった場合には要注意です。昔の会社名で送らないようにしましょう。記載場所は左上です。

発行日

発行日は請求書を作成した日ではなく、取引先の会計日に合わせた日付とします。相手先の会計締め日に合わせて記載するので、請求書を作成した日にしないようにしましょう。間違えてしまうと経理の処理に大きな影響がでてしまうので注意が必要です。記載場所は用紙の上部の右上です。

発行者

自社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。ここでも請求先と同様に自分の会社名を間違えないでください。吸収合併後など会社名が変わったにもかかわらず、フォーマットを更新せずに昔の社名にしてしまう場合もあるので要注意です。記載場所は題目の下、発行日付の下あたりです。

請求金額

請求書を書く際には消費税を含めた金額を大きく表示させます。記載する金額には、「円」と「¥」のどちらを使用しても問題ありませんが、「円」で記載する場合は「金〇〇〇円也」のように、金額の後ろに「也」をつけましょう。「¥」の場合は、「¥〇〇〇─」と金額の後ろに「―」をつけてください。金額の後ろに「也」や「―」を記載するのは、金額の付け足しや書き換えを防止するためです。請求書の金額は3桁ごとにカンマを使用してください。金額が高額になるとカンマがないと読みづらいので、すぐに金額が読めるようしておきましょう。

取引内容

取引した品名、単価、数量、金額などを記載します。請求書は「都度方式」と「掛売方式」があります。 「都度方式」は取引発生と同時に請求書を発行します。「掛売方式」は1か月単位で請求する場合が多いです。取引頻度が高い場合は、都度方式ではなく、掛売方式にして取引内容をまとめて記載しますが、それぞれの取引を実際に行った年月日は、忘れずに記入しましょう。

振り込み先

銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義を記載します。銀行、支店コードも書いてあると親切です。

支払い期日

請求した金額を支払ってもらう期日を書きます。契約を交わした段階で決めた支払い期日にもとづいて記載してください。

インボイス制度での注意点

インボイス制度が開始された今、それに応じた請求書を書く必要があります。 インボイス制度とは複数の税率に応じた仕入税額控除の方式のことです。正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、仕入税額控除の金額を正確に行うために導入されました。インボイス制度が適用されるのは売り手が登録事業者の場合、買い手が課税事業者の場合となります。
インボイス制度導入以前に適用されていた区分け記載請求書の記載項目に加え、インボイス制度開始後の適格請求書は以下3つを記載しなければなりません。

• インボイス発行業者の登録番号
• 税率ごとに合計した金額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額

インボイス発行業者の登録番号

インボイス制度登録における登録番号とは、適格請求書発行事業者になるための登録申請を行い、その申請を認められた事業者に発行される番号のことです。請求書を発行する側にとって、登録番号は適格発行請求者であることを示す重要な証明となります。 また、請求書を受け取る側にとって、登録番号は仕入税額控除を受けるために必要な番号です。適格請求書発行事業者以外からの仕入税額控除は認められないため、適格請求書として送られてきた場合は、登録番号が正しい番号かを確認しましょう。
登録番号は「T + 13桁の番号」です。税務署へ早くに登録した会社は13桁の番号にハイフンありで通知されましたが、2022年9月以降に配布された通知書にはハイフン無しで登録番号が記載されました。 登録番号はハイフン無しが正解ではありますが、ハイフンありでも問題ありません。

税率ごとに合計した金額および適用税率

消費税率は標準税率（10％）と軽減税率（８％）の2種類あります。そこで、請求書にはどちらの税率が適用されているのかを明確にする必要があり、税率ごとの合計金額を記載します。ただし、軽減税率の対象品目がないケースは、別途金額を書く必要はありません。請求書上にて記載するのは10％の標準税率となります。
税率ごとの合計金額と合計金額に適用した税率を請求書に書きますが、記載するときは「税抜き」または「税込み」をバラバラにするのではなく、どちらかに統一しましょう。

税率ごとの消費税額

適格請求書では、1つの請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行います。インボイス制度導入以前の区分記載請求書などでは、消費税の端数処理のルールが決まっておらず商品ごとに端数を処理することも許されていましたが、インボイス制度が開始になった現在、その処理はできなくなります。標準税率10％の合計額、軽減税率8％の消費税の合計額を記載します。

保管期間は7年

受け取った請求書は、原則として原本を保存します。法人の場合の保存期間は７年間と定められています。なお、7年というのは発行日から数えて7年ではありません。事業年度の確定申告提出期限（事業年度終了の翌日から原則2か月）の翌日から7年間となります。日付を確認し間違えて破棄することがないように、日付は必ず確認してください。

効率的に請求書を書くためには専門サービスを活用しよう

請求書は大切な書類ですが、注意しなければならないことが多く、ミスが発生しやすい書類です。ミスを防ぎ業務を効率的に進めたい企業担当者には、請求書まわりの業務改善を推進してくれる「Web請求書システム」の導入を検討してみましょう。

「Web請求書システム」とは、請求書をクラウド上で作成・発行し取引先へ送信し、受領もできるシステムです。ヤマトシステム開発の「帳票Web配信サービス（クラウド）」は、ゼロから帳票レイアウトを設計してご提供する「Web請求書システム」の1つです。お客さまの希望に合わせて請求書の項目を柔軟に対応できるので現在ご利用中の請求書をほぼ100％再現できます。帳票のインボイス対応と電子化を同時に対応できるので、発行業務の効率化が実現できます。ぜひ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。