不動産業務を効率化したい! 不動産仲介・管理会社向け業務効率化のメリットと方法を紹介

１．不動産業界における業務の課題

不動産業界の業務においては、業務量の多さや生産性の低さなどが大きな課題とされています。以下では、不動産業界で業務効率化が求められている理由を解説します。

業務の量が非常に多い

不動産業における大きな業務課題のひとつが、こなさなければならない業務がバラエティーに富んでいて、業務量が非常に多いことです。不動産は高額での取引がメインということもあり、契約に至るまでには相応の時間がかかります。

不動産業の主要な業務は、土地や建物の開発・販売・賃貸仲介・管理であり、どの業務もお客様とうまくコミュニケーションをとることが重要です。お客様の心をつかむことが成果につながるため、お客様の都合に合わせて業務を行わなければなりません。したがって、必然的に労働時間が長くなり、休日でもお客様から連絡がくれば対応しなければならず、場合によっては休日出勤を強いられることもあるでしょう。

デジタル化に対応できていないため生産性が低い

不動産業の生産性を国際的に比較した際、日本はアメリカやドイツよりも生産性が低いという計測結果がでています。

産業別労働生産性水準の国際比較 ～米国及び欧州各国との比較～｜
公益財団法人 日本生産性本部
参照元：https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/10bad8fb307149202fee4c4be50b5f9d_1.pdf　P4～6

日本の不動産業界には、未だに紙媒体で帳簿をつけたり、物件を管理したりしていて、デジタル化に対応できていない企業が数多く存在するのが現状です。業務のデジタル化が遅れており、たとえば契約書類の管理や入金の確認などを手作業で行っていれば、生産性を低下させる一因となるでしょう。生産性が下がれば、お客様対応の質に悪い影響が出る可能性もあるため、業務改善を行い生産性を高めなければなりません。

２．不動産業界が業務効率化に取り組むメリット

次に、不動産業界が業務をデジタル化することで得られるメリットを3つご紹介します。

人件費の削減につながる

デジタル化に取り組むことで、人件費の削減が期待できます。業務効率の向上につながる適切なITツールを導入すれば、定型作業を自動化して入力作業を軽減したり、オンラインでのお客様対応を実現したりできます。このように業務をデジタル化して改善すれば、労働コストを抑えられるでしょう。

残業を減らせる

デジタル化に取り組んで、特定の業務にかかっていた時間が短縮されれば、短縮された分の労働時間をほかの業務に回せるようになります。そして、各従業員にかかる業務負担が軽減されれば、残業の削減につながります。長時間労働により従業員が退職に至るのを防ぐ効果が期待できるようになり、離職率の低下や人手不足の解消も見込めるでしょう。

お客様の満足度を高められる

デジタル化に取り組み、オンラインでお客様とさまざまなやりとりが行えるようになれば、初回の相談から契約完了までにかかる時間が短縮されます。また、デジタル化によってお客様1人あたりの対応時間が減れば、ほかのお客様への対応やサービス向上のために使える時間を生み出せます。提供するサービスがよくなれば、サービスを受けたお客様の満足度が高まり、より成約に結びつけやすくなるでしょう。

３．不動産業界で効率化しやすい主な業務内容

不動産業の多種多様な業務には、効率化しやすいものとしにくいものがあるため、効率化しやすい業務を中心に着手するのがおすすめです。以下では、不動産業界で効率化しやすい主な業務内容をご紹介します。

お客様との契約業務

お客様との契約業務は、効率化しやすい業務のひとつです。改正されたデジタル改革関連法が2022年5月に施行されたことで、不動産の賃貸借契約や売買契約でも、当事者間の合意を前提に電子契約が認められるようになりました。

不動産物件の売買や、賃貸借に関わる申し込みや契約の際には、お客様に本人確認書類を含む必要書類一式を提出してもらわなければなりません。このとき、お客様に書類を郵送してもらったり、店まで持参してもらったりすると、時間も手間もかかってしまいます。もし書類に不備が見つかれば、連絡したうえで再度提出をお願いすることになるでしょう。そうなると、お客様が大きな負担を感じてしまい、契約までたどり着けないかもしれません。

しかし、インターネット環境下で本人確認書類の回収を行うサービスを導入すれば、たとえば賃貸物件への入居に必要な本人確認書類の取得をWebで完結できます。本人確認書類の回収サービスの１つとして、「証明書類Web取得サービス」があります。

証明書類Web取得サービスは、お客様自身がスマホで書類を撮影し、Webブラウザを用いて本人確認書類の画像をアップロードすることで、企業側は迅速な本人確認書類の取得が可能です。本人確認書類に不備が見つかった場合には自動でメールを送信して、お客様に適切な本人確認書類の再アップロードを促します。時間が経っても再アップロードが行われなかった場合の催促メールも、自動で送信されるので企業側の手間が発生しません。

証明書類Web取得サービスを導入すれば、契約業務の効率化が実現することに加えて、書類が揃わないことによる契約不成立が減り、成約率アップにも役立つでしょう。

従業員やお客様とのコミュニケーション業務

従業員やお客様とのコミュニケーション業務も、効率化しやすい業務のひとつに挙げられます。

リアルタイムで文字を入力して相手とやりとりできるチャットサービスを導入すれば、従業員同士や従業員とお客様との間で、コミュニケーションをとる際の幅が広がるでしょう。代表的なサービスとしては、「Chatwork」があります。

Chatworkは、ビジネス向けのチャットサービスで、無料プランもあるので気軽に試すことが可能です。ビデオ通話機能も備えているので、チャットでは伝わりにくいような内容も、相手の顔を見て音声で直接要件を伝えられます。さらにChatworkには、タスクやファイルの管理機能も付属しています。

Chatwork
URL：https://go.chatwork.com/ja/

物件の登録業務

物件の登録業務も、効率化しやすい業務です。不動産管理ツールを導入すれば、自社で管理している物件を登録するために費やしていた時間を削減できます。不動産管理ツールを利用し登録した物件データは一元管理できるので、ほかの業務で同じ物件データを入力し直す、といった二度手間も発生しません。

４．不動産業界の業務効率化！改善の具体策

どのような業務が効率化しやすいのかを把握しても、何をどのようにすれば効率化できるのかがわからなければ、効果的な業務改善は行えないでしょう。ここからは、不動産業界で業務効率化を実現する具体的な方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

外部支援を利用する

自社に業務効率化のノウハウがなかったり、業務効率化を実現するための人材が確保できなかったりする場合には、外部支援を利用するのがおすすめです。

一口に外部支援といっても、物件情報の入力サービスや間取り図の作成サービス、マンションの管理代行サービス、インターネットを活用した営業サービスなど、さまざまなサービスがあります。経理や給与計算など、利益に直結しないことが多いノンコア業務だけを専門業者に外部委託することも可能です。

また、近年では不動産テック(不動産業界が抱える問題について、テクノロジーを用いて解決する事業)の普及により、さまざまな企業から不動産業向けのITツールがまとまった業務支援システムが提供されているため、導入を検討してみるのもよいでしょう。

不動産テックの業務支援システムには、お客様情報の管理、物件情報の登録・管理、契約管理、間取り図作成、Webサイト作成、チラシ作成など、不動産業に特化した機能が揃っています。ただし、機能が充実した業務支援システムほど、導入コストやランニングコストが高額になりがちなので、手が出ないこともあるでしょう。予算的に厳しい場合には、自社の業務のなかで優先して効率化すべき業務が何かを見極めたうえで、個別にITツールを導入するという手段もあります。

業務フローチャートを作成する

業務フローチャートの作成は、業務効率化を効果的に行うために不可欠な作業です。業務フローチャートの作成にあたっては、業務を細かく分解したうえで、業務の流れについて新人を含めた全従業員で共有できるよう、分かりやすくまとめることを心がけましょう。

業務フローチャートを作成することで以下4点の効果があります。

１：業務の可視化・標準化
２：業務の問題点をすぐに把握することができる
３：教育コストの削減・相互理解の促進
４：品質の向上・生産性の向上

業務フローチャートを作ることで、自社にどのような業務が存在し、どのような流れで業務を進めているのかを明確化できます。業務フローチャートが完成したら、どの部分をどのように行えば最も効率よく業務が行えるかを熟考しましょう。

そして、細分化したすべての業務について、どの業務を従業員が人力で行い、どの業務をITツールの導入で効率化し、どの業務を外部委託するかを決めていきます。従業員が人力で担当する業務については、各従業員が自身の業務の割り振りを把握できる状態にすることが大切です。

《不動産業界における、各業種の主な業務フロー》
■不動産仲介
　元付け業務　→　客付け業務　→　契約業務　など

■不動産管理
　空室募集業務（シーリング業務）　→　家賃管理業務　→　契約更新/解約清算業務　→　オーナー送金/報告業務　など

■売買仲介
　物件調査　→　価格決定　→　契約　→　支払い　→　引き渡し　→　登記　など

コア業務を明確にする

企業の利益に直結する業務を「コア業務」と呼びますが、企業活動はコア業務だけでは成立しません。利益には直結しないものの、企業活動を行うために不可欠な「ノンコア業務」と呼ばれるサポート業務が必ず存在します。たとえば、備品管理や税金関係の書類作成といった、主に事務関係の仕事がノンコア業務に当てはまります。

業務効率化を図るためには、すべての業務がコア業務とノンコア業務のどちらに分類されるのかを明らかにすることが大事です。どの業務がコア業務なのかを明確にすることで、各業務に自社リソースを配分する際、優先順位をつけることが可能になります。コア業務ではない業務の優先順位を下げ、大きな利益を生み出す業務の優先順位を上げることによって、優先度の高い業務から効率よく処理していけるようになるでしょう。

また、コア業務を明確にすることは、各業務に適した人材を配置し、業務ごとに適切な時間を割り振ることにも役立ちます。 ノンコア業務には手順が決まっている単純な作業が多いので、ITツールを上手に導入すれば、最小限の人力で効率的に業務を行えるでしょう。

電子契約を導入する

宅建業法の改正によって規制が緩和され、2022年5月から、不動産業でも電子契約が可能になりました。現在は、お客様が電子契約を希望すれば、宅地建物取引士が重要事項説明書などをお客様に直接手渡したり、対面で契約書に署名・押印したりする必要はなくなり、オンライン上で不動産の契約を完了できます。お客様も担当者も移動を省略して、オンライン上のやりとりだけで、不動産に関する相談から売買・賃貸借契約成立までに必要なすべてのプロセスを行うことが可能です。

対面での契約では、互いのスケジュールを合わせるのに苦労します。しかし、電子契約ならばスケジューリングにかかる労力が軽減され、効率よく契約業務が行えます。

また、電子契約の導入効果は、何も業務効率の向上だけではありません。電子契約を導入すれば、遠方にお住まいの方や多忙な方、感染症への不安から外出を控えている方など、来店を望まないお客様に対しても営業を行い、成果に結びつけられる可能性が高まるでしょう。

ITツールやサービスを導入する

ITツールやサービスを導入すると、業務の効率化に効果的です。最後に、不動産業務で特に役立つ5つのツールをご紹介します。

不動産管理ツール

不動産管理ツールとは、土地や建物といった不動産情報の管理に特化したシステムのことです。たとえば、物件の取引データの取集機能がついた不動産管理ツールを導入すれば、過去の取引データを見たいときに瞬時に表示できるので、データを探すのにかかっていた手間や時間が省けます。

ツールによって搭載されている機能が異なるので、自社の業務フローを精査し検討したうえで、欲しい機能がもれなく入ったツールを選びましょう。不動産管理ツールに付属する機能の例としては、物件情報管理、契約情報管理、請求書・送金明細書・契約書・重要事項説明書の作成、入出金管理、問い合わせ管理、修繕管理などがあります。

《不動産管理ツールの例》
・いえらぶCLOUD｜株式会社いえらぶGROUP
　　└仲介業務も管理業務も一元管理できるクラウド型不動産業務支援システム。
　　https://ielove-cloud.jp/

・賃貸名人｜株式会社ダンゴネット 　　
　　└全国導入企業5,500社以上。サポート体制が充実している不動産賃貸管理ソフト。
　　https://www.dangonet.co.jp/

・ESいい物件One｜株式会社いい生活 　　
　　└賃貸管理、賃貸仲介、売買仲介、全ての情報が1つのデータベースに集約したクラウドサービス。
　　https://www.es-service.net/

本人確認書類回収サービス

本人確認書類回収サービスは、お客様が借りる賃貸物件を決定して申し込む際に必要となる本人確認書類を、不動産会社が時間をかけずに取得できるサービスです。本人確認書類回収サービスを利用すると、書類はWeb上でアップロードされ、郵送が不要になるので、本人確認書類の回収業務を効率化できます。書類に不備がある場合には、再アップロードするよう自動でお客様にメールが届く仕組みになっています。

本人確認書類回収サービスを導入すれば、本人確認書類の回収率がアップし、書類を獲得するまでのリードタイムの短縮が可能です。本人確認書類回収サービスは、必要書類が揃わないために、なかなか入居審査に入れないといったトラブルの防止や、スムーズな賃貸借契約の締結に一役買います。

《本人確認書類回収サービスの例》
・証明書類Web取得サービス｜ヤマトシステム開発株式会社
　　└マイナンバーカードや運転免許証などの本人確認書類をWeb上で提出していただけるサービス。
　　https://www.smartwork.nekonet.co.jp/service/shoumei.html

Web会議ツール

Web会議ツールは、インターネットを利用して参加者の映像と音声を確認しながら、リモートで会議ができるITツールです。

Web会議ツールを導入すれば、本社の従業員と離れた営業所にいる従業員が、それぞれの職場を離れることなく会議に参加できるので、出張にかかる時間や経費が削減できます。リモートワークにも対応しており、自宅で対応可能な業務ならいちいち出社しなくても済むため、従業員の負担軽減に役立ちます。

また、Web会議ツールを使えば、お客様と商談や契約に欠かせないコミュニケーションを図れます。Web会議ツールを用いた相談窓口を開設すれば、来店不要でお客様が手に入れたい物件情報を渡せるでしょう。お客様が希望する物件の内見や、宅地建物取引士に義務づけられている契約時の重要事項の説明も、Web会議ツールを利用してオンラインで実施できます。

《Web会議ツールの例》
・Zoom｜Zoom Video Communications, Inc 　　
　　└テキストチャットや画面共有ができるビデオ会議専用サービス。
　　　プランによっては最大50,000が視聴可能なウェビナーを開催可能。

・Google Meet｜Google LLC 　　
　　└Google Workspace（旧称 G Suite ）の機能の一つであるビデオ会議サービス。
　　　Google アカウントをもっていれば誰でも利用可能。

・Teams｜Microsoft Corporation 　　
　　└Office 365のチームコラボレーションサービス。
　　「Word」「Excel」などオフィス製品とシームレスな連携ができ、共同編集が可能。

チャットサービス

テキスト入力でリアルタイムのコミュニケーションを図れるチャットサービスの使い道は、社内でのやりとりだけにとどまりません。チャットサービスを導入しておけば、「電話で話すのが苦手」などの理由からチャット対応を望むお客様ともやりとりでき、機会損失の防止が期待できます。

《チャットサービスの例》
・Chat Plus｜チャットプラス株式会社 　　
　　└登録しタグを埋め込むだけですぐ始められる多機能Webチャットサービス。
　　https://chatplus.jp/

・Atlicu｜株式会社サービシンク 　　
　　└不動産業界に特化し物件選定、紹介、追客をサポートするチャットサービス。
　　https://atlicu.jp/

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、手順がしっかりと決まっている作業をソフトウェアロボットに代行させるITツールです。RPAを導入すると、それまで手作業で行っていた不動産情報の管理や入力業務などを自動化できるようになります。

RPAを有効活用できれば、単純作業に充てていた従業員の労働時間や負担を削減することに加え、ヒューマンエラーを減らすことが可能です。そして従業員には、より利益を生み出す業務に力を入れてもらえるようになるでしょう。

ヤマトシステム開発では、RPA活用の導入サービスも提供しています。ヤマトグループのエンジニアがお客様ごとに異なる課題を解決できるようサポートします。詳しくは下記よりご確認ください。

RPA導入支援 | ヤマトシステム開発株式会社 　
https://www.nekonet.co.jp/service/rpa_onsite

まとめ：自社に合った業務効率化の方法を取り入れよう

業務量が非常に多い不動産業では、自社に合った業務効率化の方法を取り入れ、業務改善に積極的に取り組むことが必要です。不動産業で効率化しやすい業務としては、契約業務やコミュニケーション業務が挙げられます。

不動産業の業務効率化には、本人確認書類回収サービスやチャットサービスなどのITツールの活用が効果的です。目的や要件などを明確化したうえで、自社の業務フローにマッチしたITツールを探してみましょう。