特定退職金共済におけるマイナンバー収集・管理の重要性
特定退職金共済の手続きにおいては、税金の計算が必要になるためマイナンバーの収集は避けて通れません。適...
ヤマトシステム開発株式会社
公開日：2023/06/15
最終更新日：2025/12/22
マイナンバー収集時は多くの個人情報を取り扱うことになります。マイナンバー法を正しく理解していないと、思わぬところで違法行為をしてしまう可能性があるため、収集方法は慎重に選ばなければなりません。
マイナンバー収集にはさまざまな方法・用途がありますが、そもそもマイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）ではどういった行為が「収集」に該当するのでしょうか。特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインでは以下のとおりに定義されています。
「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含む。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たらない。
【引用元】特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）
マイナンバーの収集に該当する行為として具体的な事例を紹介します。
マイナンバーカード（通知カード）の提示を求めて、マイナンバーを見ただけでは「収集」には該当しません。 メモや印刷などの記録に残すことで「収集」になるわけです。
マイナンバーを収集する際に起こり得る違法行為について、デジタル庁の資料を元に紹介します。
マイナンバー法の法定刑について解説します。
情報漏えいした場合32 マイナンバーの情報漏えいをした場合、業務に携わっていた従業員だけでなく事業者にも罰則が科せられる「両罰規定」となるケースがあります。
両罰規定とは、従業員が業務に関して違法行為をした場合に、「実行した本人（従業員）」だけでなく「雇っている会社（事業者や法人）」も一緒に処罰するという法律のルールです。事業者が従業員が勝手にやったことの言い訳は通用せず、監督不行き届きとして事業者も責任を問われます。
委員会から「違反しているので直しなさい」という勧告を受けたにもかかわらず、正当な理由なく従わなかった場合、勧告よりも強制力の強い措置命令が出されます。これは「直しなさい」というアドバイスではなく、「直さないと処罰する」という法的命令です。命令にも従わないと罰則を受け、また公表されます。
罰則内容
事業者や法人は、通常の個人情報保護法違反の罰金（最大1億円）と同様に、マイナンバー法でも法人に対して最大1億円という高額な罰金刑が科される規定になっています。
実行した個人は、2年以下の懲役または50万円以下の罰金が科される規定になっています。
また、個人情報保護委員会により「この企業は改善の指示にも従わなかった」と世間に広く公表されます。事業者や法人が自主的に「漏えいしました」と発表するのとは異なり、経営継続に深刻な影響を与えます。公表内容は、事業者や法人名、違反の事実、処分内容が公表されます。
マイナンバー法の理解不足が重大なリスクにつながる可能性があります。
ここでは、マイナンバー収集において特に注意すべき3つのポイントを紹介します。
実際にマイナンバーを収集・管理する担当者への教育を徹底します。業務開始時の教育だけではなく、定期的に教育を行う必要があります。
マイナンバーの保管・管理にトラブルがあった場合に備えて、事務責任者・事務取扱担当者を設置します。責任の所在を明らかにすることで、情報漏えいなどが発生した際に滞りなく報告・連絡体制を確立できます。
マイナンバーを収集・管理する際に物理的な対策と、技術的な対策を行います。
特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）は法律で定められた条件・期間のみ保管し、定められた保管期間を過ぎた場合は速やかに廃棄、または削除することが求められます。
その際に、廃棄が復元不可能な方法によるものであることも、情報漏えいを防ぐために重要なポイントです。 マイナンバー収集前から廃棄・削除を前提として保管・管理の仕組みを準備しておきましょう。
マイナンバー収集で違法にならないためには、さまざまな注意や準備が必要です。効率的に準備を進める上では、マイナンバー収集の専門サービスなどを活用し安全に収集できる体制を整える方法もあります。
「マイナンバー収集代行サービス」は、マイナンバーの収集対象者へ書面、もしくはWebによりマイナンバーを収集するサービスです。ご要望に応じてマイナンバーを当社のセキュリティ対策を行っているデータセンターで安全に保管できます。法定調書の作成までを一貫して対応することもできます。 「証明書類Web取得サービス」では、Web上でマイナンバーを含む本人確認書類の収集を行い、取得した書類はデータ・紙・CDなどご要望にあわせて還元可能です。
クレジットカード業界における国際セキュリティ基準「PCI DSS※」と準拠同等のシステム環境で、情報を安全な環境で預かり、情報漏えいを防止できます。
※PCI DSS(Payment Card Industry Data Security Standard) クレジットカード会社の加盟店・決済代行事業者が取り扱うカード会員のクレジットカード情報・取引情報を安全に守るために、JCB・American Express・Discover・MasterCard・VISAの国際ペイメントブランド5社が共同で策定した、クレジット業界におけるグローバルセキュリティ基準。
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