効率的な書類管理を実現！株主総会書類のデジタル保管
株主総会は会社の経営状況を報告し、重要な意思決定を行う場です。株主総会は多くの書類が必要となるため、...
ヤマトシステム開発株式会社
ビジネスシーンで頻繁に使われる「帳票」という言葉ですが、その正確な役割を理解している人は意外と少ないかもしれません。本コラムでは「帳票」の言葉の意味や種類、紙の帳票に潜むデメリット、帳票を電子化した場合のメリットなどをご紹介します。
帳票とは、会計用語であり、「帳簿」と「伝票」を組み合わせた言葉です。
帳票とは、企業活動に伴い発生するさまざまな情報を記録した書類の総称で、具体的には、売上伝票、請求書、納品書、給与明細書などが挙げられます。帳票は、企業の経営判断や業務効率化、法令遵守のために欠かせない重要な資料です。
帳票には、帳簿、伝票、証憑の3種類があります。ここでは、その3種類について解説します。
帳簿とは、事業活動において発生する取引を記録した帳面のことです。企業の経営活動においては不可欠なものであり、税務申告や経営分析の資料として利用されます。帳簿の代表的なものとしては、以下のようなものがあります。
伝票とは、企業活動における取引内容や経過を記録した書類のことです。取引が発生した際に、その内容や金額、日付などを記録し、証拠として保存されます。伝票は、企業の会計処理の基礎となる重要な資料となります。
伝票は、現金取引の際は、主に入金伝票、出金伝票が使用されます。
掛取引の際は、振替伝票、入金伝票、出金伝票、売上伝票、仕入伝票などが使用されます。
企業は、それぞれの取引内容に応じて適切な伝票を使用する必要があります。
証憑とは、取引や事象が発生したことを証明する書類のことです。会計処理においては、証憑に基づいて仕訳を作成し、正しい経理処理を行う必要があります。証憑には、「売上に関する証憑」「仕入に関する証憑」「雇用・人事に関する証憑」「その他の証憑」があります。
「売上に関する証憑」は、注文から商品・サービスの提供、そして請求までの一連の流れに関わる書類のことです。
などが挙げられます。
「仕入に関する証憑」は購入から支払いまでの一連の手続きに関連する書類のことです。
などが挙げられます。
「雇用・人事に関する証憑」は従業員の採用および給与の支払いに関わる書類のことです。
などが挙げられます。
「そのほかの証憑」は上記以外のものとなります。
などが挙げられます。
証憑は、取引の証拠となるものです。取引における根拠や背景を説明できる書類であれば、証憑と見なされることがあります。
帳票の保存期間とは、法人税法や会社法などの法律で定められた、帳票を保管しなければならない期間のことです。期間は帳票の種類によって異なり、最長で10年間保存しなければならないものもあります。
帳票は税務調査や訴訟などの際に証拠書類として必要になるため、保存期間は非常に重要です。法律で定められた期間内に帳票を保存していないと、罰則が課せられる可能性があります。
帳票の保存期間は、以下の表のように分類されます。
| 保存が必要な帳簿や書類 | 保存期間（法人税法） | 保存期間（会社法） |
|---|---|---|
| 帳簿 | 7年（青色繰越欠損金が生じた事業年度、青色申告書が未提出の事業年度で災害損失金額が生じた事業年度は9年または10年の保存が必要） | 10年 |
| 書類 | ― |
詳細は以下の国税庁のページもご確認ください。
※国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
特に重要な契約書や領収書などは、紛失や破損のリスクを避けるために、原本だけでなくデジタルデータとして保存しておくことも有効です。
帳票を電子化することで、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化など、さまざまなメリットが得られます。
帳票を電子化することで、ペーパーレスによるコスト削減効果が期待できます。
従来の紙の帳票では、印刷、郵送などの費用が発生していましたが、電子化することでこれらのコストを削減できます。また、ペーパーレス化が進むことで、今まで紙を保管していたキャビネットや保管スペースの必要はなくなり、新たなスペースが確保できます。帳票の作成や管理などにかかっていた手間が軽減され、人的コストの削減も実現します。コスト削減効果により、企業の利益率の向上にも繋がります。
取引先が多い企業にとって、すべての帳票を紙で管理するのは非常に困難です。しかし、電子帳票システムを使用すれば、ファイリング作業が簡単になります。また、システムの機能を活用することで、検索も容易です。紙の場合は、対象の書類を手作業で探す必要があり時間がかかりますが、帳票をデータ化することで検索が迅速になり、顧客からの問い合わせにもすぐに対応できるようになります。
電子帳票システムを導入することで、ペーパーレス化が促進されます。ペーパーレス化は、SDGs（持続可能な開発目標）の一環である森林保全への貢献にもつながります。SDGsへの取り組みを重視する企業は国内外で増加しており、電子帳票システムを活用することで、SDGsに取り組んでいる企業として社会にアピールすることが可能です。
帳票を電子化するメリットについて、詳しくは以下のコラムもご覧ください。
紙の帳票は、情報検索が難しいという問題を抱えています。必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。また、情報が紙に印刷されているため、盗難や紛失によって情報が漏洩する可能性があります。さらに、テレワークが困難となります。紙の帳票は、物理的にオフィスに存在するため、テレワークで作業することができません。
帳票を印刷して配送すると、配送代や封筒代などのコストがかかってしまいます。一枚あたりの金額は少なくとも数が多ければ、最終的には会社の経費に大きな負担を与えることになります。また、配送業者の選定や封筒の準備などの業務が発生し、作業コストと人件費も発生します。
紙の帳票の場合、閲覧した書類を見つける場合は、オフィスのキャビネット内や書類を保管している倉庫に行き、膨大な量のファイルから目的の文書を探し出す必要があります。欲しい情報を探すのに時間がかかり、業務効率の低下に繋がります。
紙の帳票は、紛失や盗難のリスクがつきものです。重要な情報が記載された帳票が紛失した場合、情報漏えいや不正利用に繋がる可能性があります。また、紙の帳票を印刷して郵送した場合、送付先を違えてしまい、大事な書類が関係のない相手に届いてしまうというリスクもあります。
紙の帳票は、テレワークを行う上で大きな障害となります。紙の帳票に関わる作業として、印刷、確認、押印などがあります。この作業のために出社しなければならず、テレワークは難しいと考えられます。
帳票の電子化とは、帳票をデジタルデータとして保存することです。近年、ペーパーレス化の推進や業務効率化の観点から、多くの企業が帳票の電子化に取り組んでいます。
帳票を電子化する方法にはいくつかの選択肢があります。例えば、紙の帳票をスキャンしてPDF化する方法やExcelやWordで作成した帳票をPDFとして出力する方法があります。帳票電子化ツールの導入や、OCR やAI OCRを使ってテキストを電子化する方法などがあります。
OCRとは、スキャナなどで読み取った画像内の文字をテキストデータに変換することです。
AI OCRとは、OCRにAIの技術を取り入れ、さまざまなフォントや手書き文字、歪んだりぼやけたりしている文字も、従来のOCRより正確に読み取れるようにしたものです。
当然ながら、企業ごとに適切な電子化の方法は異なります。紙の帳票類がどの程度存在するのか、どの範囲まで電子化するかなどを考慮して、自社に最も適した方法を見つけることが大切です。
帳票を電子化し、より業務の効率化を目指す場合は、ツール導入が欠かせません。しかし、ツール選びには注意が必要です。自社が求める機能が備わっているか、ツールが使いやすいかどうかなど、さまざまなポイントを確認する必要があります。
帳票を電子化するツール導入は、自社の業務効率化に大きく貢献します。しかし、ツール選びを誤ると、かえって業務効率が低下する可能性があります。下記に記載されたポイントを確認し、自社に最適なツールを選択しましょう。
帳票電子化ツールを導入する際には、自社が必要とする機能が備わっているかどうかを確認することが重要です。
帳票電子化ツールに求められる代表的な機能は、帳票作成機能、印刷・配信機能です。
セキュリティ対策として、「操作権限」、「ログ管理」、「アクセス制限」などの機能が備わっていると安心です。自社が必要とする機能が備わっている帳票電子化ツールを選択することで、作業効率の向上やコスト削減に繋げることができます。
帳票の電子化ツールを選ぶ際にユーザインターフェース、操作手順に注目することが大切です。画面レイアウトがシンプルで、アイコンやボタンがわかりやすいもののほうが、使いやすいです。また、操作手順は、できるだけシンプルなほうがわかりやすいです。
帳票の電子化は、業務効率化やコスト削減に効果的な方法です。ツールの導入にあたり、使いやすさにも十分に配慮して、適切なツールを選択することが重要です。
帳票の電子化は、ペーパーレス化によるコスト削減、業務効率化、SDGsへの取り組みなど、さまざまなメリットがあります。ヤマトシステム開発では、紙から電子帳票配信へ切り替えてコスト削減とペーパーレス化を実現「帳票Web配信サービス(クラウド)」を提供しています。サービスについては以下のページでご紹介しておりますので、気になる方はぜひご覧ください。
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