古い書類の電子化にお困りではありませんか？多くの企業が抱えるこの課題は、紙の劣化や特殊な素材のためにスキャンが困難であることに起因します。しかし、適切な技術があれば、これらの古い書類もスムーズに電子化することが可能です。
この記事では、古い書類だけに限らず、光沢紙や新聞紙、劣化した文書、大判の紙などの電子化を阻む「4つの壁」を乗り越えて、企業の情報資産を安全かつ効率的に電子化する方法をご紹介します。

古い書類の電子化が必要な理由

多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）や働き方改革を推進する中、「ペーパーレス化」は重要な経営課題の一つです。日々発生する書類は電子データで保存される一方、オフィスのキャビネットや倉庫には、過去の「古い書類」が手付かずのまま眠っていないでしょうか。
「保管する必要があるが使用頻度が低いから」「わざわざコストをかけてまで電子化しなくても」と後回しにされがちな古い書類ですが、それらの書類をそのまま放置し続けることには、保管スペースにかかるコストや、必要になった際に探し出すため時間など、実は見えないコストが発生している側面があります。
まず、書類のままの管理では「探すコスト」が発生します。「過去の契約書」や「10年前の図面」を探すために担当者がキャビネットや倉庫で費やす時間は、電子化すれば検索で短縮できるはずの作業です。また、紙の原本は自然災害に対して非常に脆弱であり、重要な証憑や原図を失うことは、事業継続（BCP）における重大なリスクとなります。古い書類は過去のノウハウが詰まった「企業の貴重な資産」でもあります。紙のままキャビネットや倉庫に眠らせておくことは、その資産を活用できず埋もれさせている状態です。
しかし、いざこれらの古い書類を電子化しようとすると、一般的なオフィスのスキャナでは対応できない、大きな「壁」に直面することがあります。

なぜ古い書類はスキャンが難しいのか？ 電子化を阻む「4つの壁」

古い書類の電子化が必要だと分かっていても、実行に移せないのには理由があります。
具体的にどのような書類が電子化を阻む「壁」となるのか、主な理由を解説します。電子化を阻む壁だけではなく、錆びたホチキスやクリップが紙に固着している場合、無理に外そうとすると紙ごと崩れてしまう危険もあります。

①光沢紙（写真・パンフレットなど）

社史や広報資料に含まれる写真、古い製品カタログ、パンフレットなどの光沢紙は、スキャンが難しい代表格です。 表面の光沢（コート層）がスキャナの強い光源を乱反射し、画像の一部が白く飛んでしまう「ハレーション（白飛び）」が起きやすいためです。紙同士が静電気やインクでくっつきやすく、複数枚を一度に読み込んでしまう「重送」の原因にもなります。

②新聞紙・薄い紙（わら半紙・伝票など）

新聞紙や切り抜き、わら半紙に印刷された古い資料、複写式の伝票の控えなどは、紙が非常に薄いためスキャンが難しい書類です。 最大の問題は「裏写り」です。裏面の文字や画像が透けて写り込んでしまい、表面の情報と混ざって非常に読みにくいデータになってしまいます。また、紙の強度が低いため、スキャナの搬送ローラーの圧力に耐えられず、シワになったり、破れたりする「原稿破損」のリスクが極めて高くなります。

③古い・劣化した文書（黄ばみ・カビ・破損）

キャビネットや倉庫などに長期間保管されていた文書は、経年劣化が進む場合があります。 強い黄ばみやシミ、湿気によるカビなどのままスキャンするとノイズ（モアレ）として読み込まれ、背景の汚れに文字が埋もれてしまい、OCR（文字認識）の精度が低下します。また、書類自体が乾燥してもろくなっている場合、スキャナに通すことで破損する可能性があります。

④大判な書類（図面・ポスターなど）

A2、A1、A0などの大きな紙は建設図面、設計図、地図、社内ポスターなどで使用していることが多い書類です。
オフィスの複合機はA3まで対応のため、物理的にスキャンすることができません。 オフィスの複合機で分割してスキャンし、後で画像編集ソフトでつなぎ合わせる方法もありますが、膨大な手間がかかる上に、わずかなズレや歪みで正確な縮尺や線を復元することは困難です。折りたたんで保管されていることが多いため、強い折り目が影になったり、情報が欠落したりする問題も発生します。

専門業者なら「スキャン困難な古い書類」を電子化できる理由

スキャン困難とされてしまう古い書類を、電子化を諦めてしまうのは時期尚早です。オフィスの複合機では対応できなくても、スキャニングを専門とする業者は、これらの「4つの壁」を解決する専門的な技術と体制を備えています。その理由は、大きく3つあります。

理由1：原稿状態に合わせた最適な「スキャナ」の使い分け

専門業者は、一般的なオフィスの複合機とは全く異なる、多種多様な「業務用スキャナ」を保有し、技術を持っています。原稿の状態を見極めて最適なスキャン方法を選定しています。

• 光沢紙や劣化した文書: 原稿に触れずに上から撮影する「非接触型（オーバーヘッド）スキャナ」を使用します。これにより、光の反射（ハレーション）を抑え、ノイズ（モアレ）の発生も低減できます。原稿を押し付けたり、ローラーを通さないため、破損や劣化した文書も安全に電子化できます。
• 新聞紙・薄い紙（わら半紙・伝票など）: 原稿を透明な保護シートに入れて読み取る、ローラーの圧力を微調整できる薄紙に特化した技術で行います。これにより、裏写りを低減する画像処理を行いながら、書類の破れやシワを防ぎます。
• 大判な書類（図面・ポスターなど）: A0やそれ以上の長尺にも対応する「大判専用スキャナ」を使用します。これにより、原稿を折り曲げることなく、分割した電子データをつなぎ合わせることなく、正確に電子化することができます。

理由2：スキャン前後の「人の手」による丁寧な作業

高品質な電子化は、高性能なスキャナだけで実現できるものではありません。その前後を支える「人の手」による丁寧な作業こそが、専門業者の真価です。

• スキャン前処理（プレパレーション）: 電子化の品質は、このスキャン前処理で大きく左右されます。錆びたホチキスやクリップが紙に固着している場合は原稿を傷つけないよう慎重に除去し、破れた箇所は専用のテープで補修します。付箋の扱い（めくってスキャンするか、貼ったままスキャンするか）なども、予め決めたルールに基づき1枚1枚処理します。
• スキャン後処理（画像補正・検品）: スキャンしたままのデータでなく、専門オペレータの目視や専用ソフトで画像をチェックします。古い書類特有の「黄ばみ」や「シミ」を除去して背景を白くし、文字のコントラストを上げて読みやすくするなど、高度な画像補正を施します。裏写りも、専用ソフトで低減させ、OCR（文字認識）の精度も格段に向上させます。

理由3：情報資産を預かるプロとしての「一貫したセキュリティ」

古い書類の電子化は単なるデータ変換ではなく、重要な情報資産を扱うため、専門業者はセキュリティ対策が不可欠な責務です。書類に含まれる機密情報や個人情報を適切に管理し、安全に電子化することが求められます。

求められるセキュリティ対策

専門業者は、書類の電子化において以下のようなセキュリティ対策が求められます。

• 物理的セキュリティ: 書類保管場所やスキャン作業を行う施設は厳重な入退室管理が実施されており、不正な立ち入りを防止
• アクセス管理: 電子化したデータへのアクセス権限を厳格に設定し、関係者以外の閲覧を制限
• データの暗号化: スキャンしたデータは保存時や通信時に暗号化され、不正アクセスから保護
• バックアップ体制: 万が一のデータ消失に備え、定期的なバックアップを実施し、データの安全性を確保
• 社員教育と監査: 情報管理に関する社員教育を徹底し、定期的な監査を行うことでセキュリティ水準を維持

これらの対策により、専門業者は書類の電子化に伴うリスクを最小限に抑え、安心して重要な情報資産を預けられる環境を提供しています。情報漏えいやデータ紛失のリスクを低減し、信頼性の高いサービスを実現している点が、専門業者に依頼する大きなメリットの一つです。書類の電子化を検討する際は、技術力だけでなく、セキュリティ対策を行っている専門業者を選ぶことがポイントとなります。

まとめ：電子化を諦める前に、ヤマトシステム開発にご相談を

古い書類の電子化は、多くの企業にとって情報資産の管理と活用に欠かせません。しかし、書類の劣化などによるスキャンの難しさから、電子化を諦めてしまうケースも少なくありません。オフィスのキャビネットや倉庫に保管している書類を電子化することで、保管スペースの削減および検索性向上につながります。
ヤマトシステム開発は、豊富な経験と高度なスキャン技術で、スキャン困難な古い書類や大判の紙の電子化に対応しています。さまざまなセキュリティ対策を行っているため安心してお任せいただけます。まずはお気軽にご相談ください。