紙媒体の情報をデジタルデータ化するニーズが高まっています。
ここで注目されるのがAI-OCRの技術です。従来のOCRでは認識が難しかった手書き文字やさまざまなフォーマットも、AI技術を活用したAI-OCRで文字の読み取り精度が高くなりました。
この記事では、AI-OCRと従来OCRの違いを解説し、実際の活用事例を通してそのメリットをご紹介します。紙媒体の情報をデジタルデータ化する課題を抱える企業にとって、AI-OCRの導入は業務効率化につながります。

AI-OCRとは？

AI-OCRと従来のOCRの違いは、AI技術活用の有無にあります。
従来のOCRでは決まったフォントや整ったレイアウトに適用されるのに対し、AI-OCRは深層学習を活用し、手書き文字やさまざまなフォーマットも認識し、精度の高い読み取りができます。

AI-OCRと従来のOCRの違い

AI-OCRと従来のOCRの違いは、その技術にあります。
従来のOCRは、手書きや印刷された文字をスキャンし、単純に文字を読み取ることでデジタルデータに変換する技術です。文字が明瞭で統一されたフォーマットであれば高い精度を誇りますが、手書き文字やさまざまなフォーマットにおいては文字認識の精度が落ちる場合があります。
一方、AI-OCRは従来のOCRに人工知能を活用し、深層学習（ディープラーニング）を取り入れることで、文字の形状や文脈を学習し、認識精度を向上させています。これにより、手書き文字や複雑なフォント、さまざまなフォーマットの文字の読み取り精度が高くなりました。
また、AI-OCRは利用を重ねて学習を続けることで読み取り精度が向上します。このため、AI-OCRはさまざまなフォーマットに対する柔軟性が高く、業務の自動化においてもその力を発揮し、業務効率化を図ることができます。

AI技術による文字認識とデータ化の仕組み

AI-OCRは、AI技術を駆使して文字認識とデータ化を行う先進的なシステムです。「どこに文字があるか」を見つける「文字検出」と、「その文字が何か」を識別する「文字認識」の2つのステップで成り立っています。
AI-OCRはまず、画像データから文字情報を抽出し、次にAIが文脈やパターンを解析して正確なデジタルデータに変換します。この過程でAIが学習を繰り返し行うことで、文字の読み取り精度が高くなります。自然言語処理を活用し、文章の流れから文字を予測することで、より精度の高い読み取りができることに加えて、継続的に学習を行うことで、使用するたびに精度が向上し、学習するにつれてさらに精度の高い読み取りが期待できます。
例えば、手書きのメモや複雑なレイアウトの書類をスキャンしてデジタルデータに変換する際、AI-OCRはその文書の内容を高精度で認識します。これにより企業内にたまった大量の紙文書を効率的にデジタルデータ化し、管理を容易にすることができます。AI-OCRは、効率的なデータ管理を実現し、業務の生産性向上にも貢献するためニーズが高まってきています。

AI-OCRを利用するメリット

AI-OCRの最大のメリットは、優れた文字の読み取り精度です。
従来のOCRと比較して、AI-OCRは深層学習（ディープラーニング）を活用することで、手書き文字や複雑なフォント、さまざまなフォーマットの文字の読み取り精度が高くなりました。

文字の読み取り精度が高い

従来のOCRでは、手書き文字や複雑なフォントに対する認識が難しい場合がありました。しかし、AI-OCRは人工知能と機械学習を活用することで、これらの課題を克服しています。AIが大量のデータを学習することで、文字の形状をより正確に把握し、さまざまなフォーマットや手書き文字に対しても高い精度での読み取りができます。
また、AI-OCRは従来のOCRでは読み取り精度が低かった光の反射、影、ぼやけた文字などがある場合でも、正確に文字を認識できます。スキャンした書類や写真からの文字情報をデジタルデータとして効率的に抽出することができます。
AI-OCRは従来のOCRで難しかった日本語以外の一部の言語に対応しており、多言語対応が進んでいます。海外から送られてくる文書や、外国語の書類を扱う際にも、スムーズにデジタルデータ化することができます。

AI-OCRの種類

AI-OCRは3種類に分けられます。活用する業務に合わせて使い分けることで、効率よく活用できます。初期設定に手間が掛かるものもありますが、その分高い精度で文字が読み取れるため、業務効率化につながります。

汎用・定型フォーマット

AI-OCRの＜汎用・定型フォーマット＞は、さまざまな種類の帳票に対応できますが、読み取る前にフォーマットの「どこに何の情報があるか」を事前に設定しておく必要があります。初期設定の手間はかかりますが、その分高い精度で文字を読み取れます。
利用シーンでは、記入項目や記入位置が決まっている申請書や注文書などの書類などが適しています。自社が発行しているフォーマットが決まっている書類の処理に強みを発揮します。

汎用・非定例フォーマット

AI-CORの＜汎用×非定型フォーマット型＞は、フォーマットが異なるさまざまな種類の帳票を、事前の設定なしで読み取れるAI-OCRです。AIが自ら学習して内容を理解しますが、学習していない形式の場合は精度が下がることもあります。
利用シーンとしては、多くの取引先ごとにレイアウトが異なる「請求書」や「納品書」のように、フォーマットがバラバラでも、記載されている項目がある程度共通している帳票の処理に最適です。AIが大量の帳票から「請求金額」や「取引先名」などの項目がどこにあるか抽出し、学習していきます。

業務特化・非定例フォーマット

AI-OCRの＜業務特化・非定型フォーマット型＞は、特定の自社業務で使われる書類に絞って使われます。AIの学習は完了しているため学習させる必要はりません。ただし、決められたフォーマットの処理専用のため、他の用途には使えません。
利用シーンとしては、自社業務に特化しているため対応可能な書類は限定されますが、大量の書類を処理する作業には非常に強いと言えるでしょう。

AI-OCRの活用事例

従来のOCRも活用されていますが、AI-OCRの発展でより多種多様な業界で活用されるようになりました。
過去の書類や紙媒体の情報をデジタルデータ化する場合や、新たに発行された書類をデジタルデータ化する場合などに活用されています。
特にオフィスやレンタル倉庫などに保管されている過去の書類をデジタルデータ化する企業が増えています。今までは大量の書類の中から探す手間が掛かっていましたが、デジタルデータ化することで検索性が高くなり、探す手間がなくなります。
また、オフィスやレンタル倉庫で使用していた物理的な保管スペースが不要になり経費削減につながります。
ここではAI-CORの活用事例をご紹介します。

社内に溜まった書類のデータ化

社内に溜まった書類の保管は多くの企業が直面する課題です。AI-OCR技術を活用することで、これらの書類を効率的かつ迅速にデジタル化することが可能になります。
従来のOCRでは文字認識の精度が低く、デジタルデータ化しても文字として認識できないことがありました。AI-OCRは、手書き文字や複雑なフォント、さまざまなフォーマットの文字の読み取り精度が高いため、文字を認識し正しくデジタルデータ化し検索性も向上します。書類の物理的な保管スペースを削減できます。
会社で取り扱うさまざまな書類の保存期間は法令で定められていて、永久保存もあれば、5年など短い保存期間の書類もあります。保管する書類は年々増加していきます。以下の記事で保存期間について詳しく解説しています。

名刺のデータ化

名刺のデータ化においてAI-OCRを活用することで、手作業に頼らずに名刺情報を効率的にデジタルデータ化できます。名刺には企業によってさまざまなフォントやデザインが採用されているため、従来のOCRでは、正しくデジタルデータ化できないことがありました。一方AI-OCRは、手書き文字や複雑なフォント、さまざまなフォーマットの文字の読み取り精度が高いため、文字を認識し正しくデジタルデータ化し検索性も向上します。学習データを活用し、名刺上の文字や数値を高精度で読み取れるようになります。
個人で保管している名刺データを会社で共有して管理することで、営業活動やマーケティングに活用できます。接点を持ちたい企業の担当者へ連絡ができたり、休眠顧客へメールを送付したりすることで、企業の売上増加につながります。
出張先や展示会などのイベント会場でもリアルタイムでデジタルデータ化が可能となり、データ入力の手間を大幅に軽減し、すぐに顧客へ連絡することができます。

受信したFAXのデータ化

FAXによる送受信は、いまだに多くの企業で利用されています。注文書や発注書をFAXで受信後、従来のOCRで処理して修正したり手入力でデジタルデータ化したりといった場合、AI-OCRを活用することで完全に自動化できます。発注元によってフォーマットが異なっている場合も、高い精度で文字を読み取れます。
また、インターネット回線を使ってパソコンやスマートフォンでFAXの送受信ができるインターネットFAXを活用することで外出先やテレワークでもFAX受信が可能になり、FAX機や複合機、印刷する紙が不要になり、経費の削減につながります。

まとめ：OCRを活用したサービス

OCRは業務効率化する重要なツールとして、さまざまなサービスで活用されています。今回はヤマトシステム開発で提供している2つのサービスをご紹介します。

文書スキャニングソリューションでは、書類の回収からOCR処理を行います。ファイルやクリップの付いた書類にも対応しています。フォルダ別にデジタルデータを保存し、ファイル名を付与するため、デジタルデータの検索性が高くなります。スキャンした書類が不要な場合は溶解処理できます。

名刺de商売繁盛は、名刺を複合機やスキャナでスキャンしたり、スマートフォンで撮影を行ったりすることでデジタルデータ化します。OCR処理だけではなく、専属オペレータがほぼ100%の精度で名刺データを作成します。デジタルデータ化した名刺情報は、強固なセキュリティ対策を講じた当社のデータセンターでお預かりするため安心です。 また、企業にある名刺を社内で一括管理をすることで、業種や役職などでターゲットを絞り込むことにより効果的なアプローチが実現でき、企業の売上増加につながります。