FAXデータの取扱いは電子帳簿保存法改正でどう変わる？

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電子帳簿保存法が2022年1月に改正され、2024年1月から電子取引データの保存が完全に義務化されます。1998年の制定以来、企業が税関連の帳簿や書類を電子データ形式で保存することを可能にし、紙ベースの文書管理からの脱却を促してきました。

　改正電子帳簿保存法では、電子取引に関するデータの保存が法的に義務化され、新たなデジタル時代への対応を求められることになりました。そのため、メール添付ファイルやオンラインプラットフォームからのダウンロード、クラウドサービスを介したビジネス取引など、対応は多岐にわたります。

このコラムでは、改正電子帳簿保存法がFAXで受領したデータの取り扱いについてどう影響があるのかを解説します。

電子帳簿保存法：2024年1月からの注意点とは？

電子帳簿保存法は、税関連の帳簿や書類のデータ保管方式について定める法律であり、1998年7月に制定されました。この法律により、従来、紙媒体での保管が必要とされていた所得税法、法人税法、消費税法に基づく書類が、電子データ形式での保存が可能になりました。
　制定した電子帳簿保存法の施行目的は、納税者の帳簿書類の保管に関する負担を軽くするためであり、電子保存によって帳簿書類の管理が簡素化・効率化されることを期待するものです。いくつかの法改正を経て、2024年1月に全ての電子取引に関連するデータの保存が法的に義務化されました。また、電子取引のデータにタイムスタンプを付与することが必須となります。

データの保存が義務化された「電子取引」とは？

電子帳簿保存法における「電子取引」とは、取引情報が電子形式でやり取りされることを言います。電子帳簿保存法の下で定義される「電子取引」に該当する具体的な取引は、下記のような事例です。

1．メールに添付ファイルとして送信された領収書や請求書は、電子通信を介して直接関係者間で交換されるため、電子取引とみなされます。
2．インターネット通販サイトのマイページからダウンロードされる領収書は、オンラインプラットフォームを利用して顧客が自らアクセスし取得する形式の電子取引とみなされます。
3．クラウドベースの受発注管理サービスを通じてやり取りされる請求書は、ビジネス取引の管理や調整をオンラインで行う際の電子取引とみなされます。
4．USBメモリなどの外部記憶装置に保存された見積書を受け取る場合、この方法も電子データとしての取引記録の交換が行われるため、電子取引とみなされます。

上記のような電子取引をする上での「文書」とは、電子メール、EDI（電子データ交換）、クラウドサービスを介した請求書、見積書、納品書、注文書、領収書などが含まれます。これまでは文書を紙媒体として印刷と保管を行っていたかもしれませんが、2024年からは電子データで受信した証憑書類を電子形式で保存することが必須になりますので、その点を頭に入れておくことが大切です。

タイムスタンプが必須

電子データで受け取った証憑書類にはタイムスタンプを付与することが義務化されています。タイムスタンプとは、電子データがいつ存在したかを明確に証明するために、特定の日時を記載するシステムです。これにより取引データの透明性と信頼性が大幅に向上します。具体的には、取引の各段階で生成されるデータに対して正確な時間情報を付けることで、データの一貫性が保たれ、後から不正な改ざんや誤った情報の挿入を効果的に防ぐことができます。
　タイムスタンプの適用を行うには一定の期限が設けられており、具体的には、受領後約7営業日以内、遅くとも2ヶ月以内に受け取った側が行うことになります。
タイムスタンプの付与には、時刻認証局（TSA）から取得するハッシュ値が必要で、一般的には民間のシステムやサービスが提供します。
なお、発行者が既にタイムスタンプを施している場合や、データの改ざんを防ぐ仕組みを有するシステム（電子帳簿保存法に準拠した経費精算システムなど）を使用している場合は、タイムスタンプの必要性は免除される場合があります。

FAXの受領が電子取引に該当する基準点

FAXで受け取った文書が電子取引の定義に該当するか否かは、受け取り方とその後の取り扱いで変わります。具体的には、FAXで送られてきた文書を紙の形で受け取り、そのままファイリングシステムに保管する場合、電子取引とは見なされません。しかし、紙の文書をスキャンし、デジタルフォーマットで保存するという処理を行った場合、電子取引の一環として扱われる可能性があります。また、最初からFAXを電子メールやその他の電子的手段を通じてデジタル形式で直接受信する場合は、その時点で受け取ったデータは電子取引データとみなされ、適用される法律や規制の対象になります。

紙媒体で出力するFAXの場合

紙媒体で受け取ったFAXは、電子取引とみなされない場合が一般的です。これは紙の文書としての扱われ方が、電子帳簿保存法の適用範囲外と考えられるからです。スキャナーを使って文書をデジタル化し、その要件を満たした上で元の紙の文書を廃棄することも可能です。

電子形式で保存するFAXの場合

電子形式で受信しデジタルのまま保存されるFAXは、電子取引の範疇に含まれ電子帳簿保存法の適用対象となります。これは、受信した電子データが企業の取引記録の一部として管理されることを意味するからです。

この場合、保存されたFAXデータの管理にあたっては、「真実性」と「可視性」という二つの重要な要件を満たすことが必須です。真実性の要件とは、保存されたデータが元の状態のまま改ざんされていないことを保証することで、データの信頼性を確保することを指します。これには、データの生成や変更の記録、アクセス管理、セキュリティ対策などが含まれます。

一方、可視性の要件とは、保存されたデータが必要に応じて容易に検索・表示されるようにすることを意味します。これは、データが迅速にアクセス可能であり、必要な情報をすぐに取り出せるようにするための措置です。
電子帳簿保存法の適用対象となりますが、これらの要件を満たすことにより、データの完全性とアクセス性が保証され適切なデータ管理と利用が可能になります。

電子記録保存法にあった保存方法はFAXのタイプで変わる！

FAXのタイプによって、適切な電子記録の保存方法が異なります。

【送る側】電子形式でデータを送るタイプ

電子形式でのデータ送信は、現代のビジネスコミュニケーションにおいて一般的な手段です。送信されるデータは電子帳簿保存法の規定に基づき適切に管理する必要があります。

【送る側】紙媒体の内容を読み取り送信するタイプ

用紙を使って印刷するタイプのFAX機から送信される文書は、電子取引に該当しないため、その文書は紙形式で保管することが可能です。その際、文書を受け取る側が電子形式で受信するか、紙で受け取るかは重要ではありません。また、特定の要件を満たす場合に限り、文書をスキャナーでデジタル保存することも可能です。

【受け取る側】電子形式でデータを受け取るタイプ

ペーパーレスFAXを使用して受け取った文書は電子取引とみなされるため、受領した電子データはその電子形式で保存しなければなりません。この場合、文書を送る側が電子形式で送信したか、紙形式で送信したかは関係ありません。

【受け取る側】受信データを紙に印刷するタイプ

紙に印刷する仕組みのFAX機を使ってデータを受け取る場合は、それが電子取引には当てはまらないため、受け取ったFAXは紙の形での保存が可能です。この際、FAXを送る側がどのようなFAX機を使用しているか（電子式か紙式か）は関係ありません。また、法的な必要性はないものの、特定の基準を満たしている場合には、受領した文書をスキャンして保存することも許されます。

電子帳簿保存法を違反した時のペナルティとは

電子帳簿保存法の遵守は、現代の企業にとって避けて通れない重要な義務です。国税に関連する電子データが悪意を持って改ざんしたり、事実を偽装・隠ぺいしたりした場合、重加算税が適用されます。税務調査ではスキャナーで保存された国税関連の電子データに重大な不正が発覚した場合、または電子取引によるデータ保存で同様の事態が確認された場合、該当する申告漏れに対して10%の追加重加算税が課せられます。言い換えれば、税務調査中に意図的な偽装や隠蔽が原因で不正が指摘された場合、通常の重加算税の35%に加えて、もしその不正がスキャナーによる保存や電子取引に関連するデータであれば、さらに10%の重加算税が上乗せされるわけです。

これらのペナルティは企業の財務状況に直接的な打撃を与えるだけでなく、その信頼性や市場での評価にも汚点を残すことになりかねません。そのため、電子帳簿保存法における最近の法改正の内容を正確に把握し、それに基づいて適切な対応策を講じることが重要です。企業は、自社のデータ管理プロセスが最新の法律に準拠していることを確認し、必要に応じて内部プロセスの見直しや改善を行う必要があります。これには、電子取引データの保存方法の改善や、タイムスタンプの適切な使用など、法律で要求されている基準を満たすための具体的な措置が含まれます。このように適切に対応することで、企業は法的なリスクを最小限に抑えることができます。

まとめ：ペーパーレスFAXの導入で電帳法に対応した電子取引データ管理を

2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化されました。受領したFAXを含む電子データを適切に管理することが求められます。法的な要求を満たすための対策として、データの管理手法の見直しが不可欠です。電子帳簿保存法に準拠し、業務効率を高めるためには、「どこでもMyFAX」のようなサービスを導入することも１つの選択肢として考えてみてはいかがでしょうか。電子取引の保存と管理を法的要件に即して行うことができ、違反リスクを抑えることにも繋がります。