スマートフォンなどで外出先からFAXを確認する方法とは？

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外出中でもスマートフォンやパソコンでFAX受信内容を確認できる、便利なサービスがあります。パソコン、スマートフォン、タブレットで受信できるサービスや、マルチコピー機を利用して受信できるサービスなど、自分に合った方法を選んで外出先でもFAXの受信を確認して業務効率をアップしましょう。

外出先でのFAX受信確認で困ったことはありませんか

例えば外出中に、急に上司から「重要な契約書がFAXで届くから、すぐに確認して返答して欲しい」との連絡を受けたが、FAX内容を確認する手段がなく、困った。このようなことはありませんか。
重要な契約書や書類などをFAXで受信確認する場合、緊急性の高い情報をタイムリーに受け取ることができずに、迅速な対応が求められる場面で遅れが生じる可能性があります。特に重要な書類の受信内容の確認や対応が遅れることは、お客さまからの信用を損なう結果となることがあります。
そこで、インターネットFAXを利用して外出先でもFAXが確認できる方法をご紹介します。

外出先でもFAXを受信確認する方法とは

外出先からFAXの受信確認する手段としては、スマートフォンやタブレット、パソコン、コンビニエンスストアや郵便局などにあるマルチコピー機が挙げられます。これらのFAXの受信確認方法には、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。

スマートフォン、タブレットで受信確認する場合

外出先からスマートフォンやタブレットを使ってFAXの受信を確認する方法について説明します。方法はいくつかありますが、今回はインターネットFAXサービスとアプリを使用した一般的な方法をご説明します。

1. インターネットFAXサービスを選ぶ
   さまざまなインターネットFAXサービスの内容や価格を調べて、最適な企業のサービスを選定します。
   選んだインターネットFAXサービスを契約し、アカウントを作成します。
   登録する際には、個人情報や支払い情報が必要です。
2. FAX番号を取得
   ほとんどのインターネットFAXサービスでは、登録後に専用のFAX番号が提供されます。
   この番号を使ってFAXを送受信します。
3. スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールする
   インターネットFAXサービスが提供する専用アプリをスマートフォンやタブレットにインストールします。
4. アプリにログイン
   インストールした専用アプリを開き、アカウント作成時に使用したメールアドレスとパスワードなどのログイン情報を入力してログインします。
5. 受信したFAXの確認
   ログイン後、アプリのダッシュボードや受信ボックスにアクセスします。
   受信したFAXが一覧表示されます。新しいFAXが届くとプッシュ通知が届くように設定することも可能です。
6. FAX内容の確認
   一覧に表示されたFAXをタップすると、画面上でFAXの内容を閲覧できます。サービスによってはPDF形式で保存し、他のアプリと連携して共有することも可能です。
7. 必要に応じて返信や転送
   受信したFAXに返信が必要な場合、アプリ上で簡単に返信や転送をすることができます。
   送信先のFAX番号を入力し、返信内容を追加して送信します。

これらの手順を踏むことで、スマートフォンやタブレットを使って外出先でも簡単にFAXを受信し、確認することができます。インターネットFAXサービスと専用アプリを活用することで、時間や場所に縛られずに重要な書類を確認することが可能です。

パソコンで受信確認する場合

パソコンで受信確認する場合もスマートフォン・タブレット同様に方法はいくつかありますが、今回はブラウザを使用した一般的な方法をご説明します。

1. インターネットFAXサービスを選ぶ
   さまざまなインターネットFAXサービスの内容や価格を調べて、最適な企業のサービスを選定します。
   選んだインターネットFAXサービスの契約し、アカウントを作成します。
   登録する際には、個人情報や支払い情報が必要です。
2. FAX番号を取得
   ほとんどのインターネットFAXサービスでは、登録後に専用のFAX番号が提供されます。この番号を使ってFAXを送受信します。
3. ブラウザからインターネットFAXサービスにログイン
   お使いのブラウザからインターネットFAXサービスへ、アカウント作成時に使用したメールアドレスとパスワードなどのログイン情報を入力してログインします。
4. 受信したFAXの確認
   ログイン後、ダッシュボードや受信ボックスにアクセスします。ここに受信したFAXが一覧表示されます。新しいFAXが届くと通知が届くように設定することも可能です。
5. FAX内容の確認
   一覧に表示されたFAXをクリックすると、画面上でFAXの内容を閲覧できます。通常、PDF形式で表示されます。
6. 必要に応じて返信や転送
   受信したFAXに返信が必要な場合、専用アプリを使って簡単に返信や転送することができます。FAXの保存や印刷、受信したFAXはパソコンに保存や、印刷することができます。PDF形式で保存されるため、後で簡単に参照することも可能です。

スマートフォンは小型・軽量で、手元にあることが多いため急ぎのFAXの受信確認に向いており、外出時に迅速にFAXを受信確認するのに非常に便利です。一方、パソコンは大画面での詳細な閲覧や高度な編集作業、データ管理に強みがあります。状況に応じて、スマートフォンとパソコンを使い分けることで、外出先でも効率的にFAXを受信・確認することができます。

コンビニなどのマルチコピー機を利用して受信確認する場合

外出先でコンビニエンスストアなどのマルチコピー機を利用してFAXを受信確認する方法について説明します。

1. マルチコピー機へ管理番号を入力
   コンビニなどのマルチコピー機のメニュー画面を操作し、「受信FAXの印刷」などのオプションを選択します。
   指示に従って、受信したいFAX番号や管理番号などの必要情報を入力します。
2. 受信したFAXを印刷
   マルチコピー機の指示に従って受信したFAXを印刷して内容を確認します。

コンビニなどのマルチコピー機を利用してFAXを受信・印刷する際には、料金が発生する場合があります。料金はFAXサービスによって異なりますので、事前に確認が必要です。

外出先でFAX受信するメリット

外出先でインターネットFAXを利用してFAXを受信することには、さまざまなメリットがあります。
スマートフォンやタブレットからFAXを受信することで、テレワークやモバイルワークの促進や、受信FAX原稿の紛失リスクの軽減に繋がります。FAX機や複合機、FAX回線が不要となり、ペーパーレスにも繋がります。
次はこのようなインターネットFAXを利用するメリットを、詳しくご紹介します。

スマートフォン、タブレットからFAXを受信できる

従来のFAX受信方法では、オフィスにあるFAX機や複合機にFAXが届き、紙に印刷されるため、外出先では受信確認することができませんでした。しかし、スマートフォンやタブレットからFAXが受信できるインターネットFAXサービスを利用すれば、外出先でもリアルタイムにFAXの受信確認ができます。
スマートフォンやタブレットでFAXを受信するメリットはいくつかあります。

1. 即時通知
   スマートフォンやタブレットは常に手元にあることが多く、アプリはプッシュ通知機能を備えているため、新しいFAXの受信をリアルタイムで知ることができます。これにより、迅速な対応が可能になります。FAXを受信した際に比較的すぐに確認できるのでパソコンやコンビニなどの複合機より利便性が高いです。
2. セキュリティとプライバシーを保ちやすい
   スマートフォンやタブレットでのFAX受信は、紙の印刷が不要のため紛失することはありません。紙印刷とは異なり他の人に内容を見られるリスクがなく、プライバシーが保たれます。
3. 他のアプリとの利便性と統合
   スマートフォンやタブレットは他のアプリと連携できるため、受信したFAXをすぐにメール送信したり、端末やクラウドに保存したりすることができます。

スマートフォンやタブレットでFAXを受信することは、即時通知、セキュリティ、他のアプリ連携など多くの点で優れています。

出社率を低減できる

外出先からFAXの受信確認できるため、FAX受信確認のための出社が不要になり出社率を低減できます。これにより、企業は従業員の通勤にかかるコストを削減でき、従業員のワークライフバランスの改善にも繋がります。
具体的には、以下のようなメリットが挙げられます。

• 従業員は自宅や外出先からでもFAXの受信確認ができるため、出勤する必要が減り、通勤にかかる時間とコストを削減できます。
• 緊急のFAXにも迅速に対応できるため、業務効率が向上します。
• 従業員が柔軟な働き方ができるため、ワークライフバランスの改善に繋がります。

インターネットFAXを利用することで、外出先だけでなく在宅ワークでもFAXを受信確認することが可能です。

ペーパーレスで、FAX機とFAX回線が不要

インターネットFAXは、従来のFAXの仕組みとは異なり、電話回線を使用せずインターネット回線を利用してFAXを送受信確認するサービスです。そのため、以下のようなメリットがあります。

1. コスト削減
   FAX機や複合機の購入費用や維持管理費、FAX用紙やインクのコストが不要になります。また、専用のFAX回線も不要になるため、月々の電話回線料金が削減できます。
2. スペースの有効活用
   FAX機や複合機を設置するためのスペースが不要になるため、オフィス環境をより効率的に活用できます。
3. 環境負荷の軽減
   紙の使用量が減ることで、森林資源の保護に貢献し、環境負荷を軽減できSDGｓへも貢献します。また、インクやトナーの使用量も減るため、廃棄物の削減にも繋がります。
4. 効率的なワークフロー
   受信したFAXをPDFファイルなどのデジタルデータで管理することで、検索や整理が簡単になります。デジタル文書はすぐに共有でき、クラウドストレージを利用すれば、複数のデバイスからアクセスが可能です。
5. 高いセキュリティ
   受信したFAXは暗号化されるため、セキュリティ対策を講じることができます。これにより、機密情報の漏えいリスクを低減し、情報セキュリティを向上させることができます。また、IPアドレス単位で管理画面へのアクセス制限をかけることもできます。

受信FAX原稿の紛失リスクが軽減される

インターネットFAXでは受信したFAXがデジタルデータとして保存されるため、紙の原稿をFAX機や複合機に置き忘れたり、誤って廃棄したりといったリスクが大幅に減少します。デジタルデータはクラウドストレージやローカルデバイスに保存できるため、物理的な損失のリスクが低減します。
多くのインターネットFAXサービスでは送受信したFAX原稿が自動で保存ができるため、万が一のデータ損失に重要な情報の紛失リスクがさらに低減します。また、IPアドレス単位で管理画面へのアクセス権限の設定が可能で、特定の接続元のみがアクセスできるようにすることで、情報の保護が強化されます。誰がいつどのFAXにアクセスしたかの履歴が記録されるため、不正アクセスや、情報の紛失が発生した場合でも原因を追跡することができます。
送受信したFAX原稿に、ファイル名や送受信に関する情報を付けることができるため、テキスト検索で必要な情報を迅速に見つけることができるようになり、管理のしやすさも向上します。

このように、インターネットFAXを利用することで受信FAX原稿の紛失リスクが軽減され、重要な情報を安全かつ確実に管理することができます。

外出先でのFAX受信のデメリット

外出先でFAXを受信確認することには便利な点が多い一方で、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを把握することは、現行のFAX利用方法を見直し、適切な対策を講じるために重要です。次はこのようなインターネットFAXを利用するデメリットを、詳しくご紹介します。

FAXの受信メールが他のメールに埋もれる

インターネットFAXはFAX受信時にメール通知がされるため、受信数が多いとそのメールが他のメールに埋もれ見逃されるデメリットがあります。これは重要なFAXの確認遅延を引き起こす可能性があります。対策として、専用のメールフォルダを設定し、フィルタ機能を活用することが有効です。また、FAX受信専用のメールアドレスを利用することで、重要なFAXを迅速に確認できます。
さらに、アプリをインストールした場合はプッシュ通知設定を行うことで、リアルタイムで受信を把握し、重要なFAXの見逃しを防ぐことが可能です。
これらの対策を取ることで、外出先でもFAXの受信メールや通知を見逃さずに確認することができます。

データの保存期間が限られている

インターネットFAXは利便性が高い一方で、データの保存期間が限られているというデメリットがあります。多くのインターネットFAXサービスでは、受信したFAXデータの保存期間が一定期間に制限されており、期限を過ぎると自動的に削除されます。これにより、重要なFAXが意図せず失われるリスクが生じます。
この対策として、まずは受信したFAXを定期的にクラウドストレージサービスや社内のファイルサーバに保存することで、データの消失を防ぐことができます。また、自動バックアップ機能を活用し、受信と同時にデータを安全な場所に保存する設定を行います。
インターネットFAXサービスの保存期間を延長できるプランやオプションが提供されている場合は、それらを検討することも有効です。

これらの対策を講じることで、インターネットFAXの保存期間に起因するデータ紛失のリスクを低減し、重要な情報を確実に保護することが可能です。

現在のFAX番号を引き続き使えない

インターネットFAXのFAX番号は、新たに番号が割り当てられます。そのため、現在のFAX番号はそのまま継続して使用できません。新たに取得したインターネットFAXのFAX番号を、関係者に速やかに通知することが重要です。これには、メール、電話、または郵便を利用して新しい番号の周知を徹底します。さらに、旧FAX番号宛に送信されたFAXを新しい番号に転送するサービスを一時的に利用する方法もあります。これにより、移行期間中に受信した重要なFAXの確認漏れを防げます。

まとめ：外出先でもFAXを確認して業務効率向上

ヤマトシステム開発が提供する「FAX Web送受信サービス　どこでもMyFAX」は、FAX機や複合機がなくても、インターネット環境があればスマートフォンやタブレット、パソコンから、外出先や在宅ワークでも、いつでもどこでもFAXの受信確認することができます。
外出先でもどこでもMyFAXを利用することで、FAXの受信確認や送信が可能となり、業務効率が大幅に向上します。インターネット環境があれば、スマートフォンやタブレット、パソコンからFAXを受信できるため、時間や場所に縛られずに仕事を進めることができます。これにより、急ぎの書類や重要な連絡にも即座に対応でき、お客さまとの円滑なコミュニケーションが保てます。さらに、FAX送受信に紙を使わないため書類の紛失リスクを減少することができます。