「口座振替」とは？事業者が知っておくべき仕組みとメリット・デメリットを解説

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水道料金、ガス料金、電気料金などの公共料金だけでなくネット通販の定期コースやサブスクリプションサービスなどで定期的な支払いが発生するケースは多くあります。もし、このような料金を口座振込で支払う場合、お客さまは毎月の振込作業が必要になります。事業者も代金回収のため少なからず手間をかけることになるでしょう。 こういった支払いを毎月自動で完了する仕組みの一つに、口座振替があります。 ここでは、事業者の方向けに口座振替の仕組みや導入方法を紹介し、口座振替の導入によるメリットとデメリットを解説していきます。

「口座振替」とは？

「口座振替」とは、毎月の公共料金や各種サービスの支払代金を銀行口座から自動的に引き落とす決済サービスのことです。「自動振替」や「自動引き落とし」とも呼ばれることがあります。近年ではサブスクリプションサービスやネット通販の定期購入などの毎月支払いが発生するサービスを中心に普及しています。

口座振替の仕組み

口座振替の主な流れは以下の通りです。

1. 事業者が、利用者の口座振替依頼書を受け取って契約する
2. 事業者が、受け取った口座振替依頼書を決済代行会社に提出し、引き落とし銀行口座を登録する
3. 事業者が、決済代行会社へ請求データを送信する
4. 決済代行会社が、各金融機関との手続きを行い利用者が指定した銀行口座から資金を引き落とす
5. 決済代行会社が、事業者の銀行口座へ支払い代金を入金する

口座振替の導入方法

口座振替の導入にあたって、利用者には口座振替依頼書を用意してもらう必要があります。申し込みは紙の書類とオンライン(Web)の2種類の方法があります。

紙の書類による口座振替の申し込み

利用者に書類の必要事項を記入いただき、事業者が受け取った書類を銀行や決済代行会社へ提出する方法です。
紙の書類で申し込む場合、口座振替依頼書や口座振替申込書といった複写式の書類が必要になります。また、利用者の銀行印の押印が必要です。利用者の書類記入時に、銀行印と書類の印鑑が異なっていたり口座名義を間違えていたりすると再度利用者には記入し直してもらうことになり手間がかかります。

オンライン(Web)による口座振替の申し込み

紙の書類と必要事項は同様ですが、Web上で利用者に入力いただく方法です。「Web口座受付方式」、「インターネット口座振替」、「オンライン口座振替」などさまざまな呼び方がありますが同じものを指しています。 紙の書類と違って事業者が銀行や決済代行会社へ郵送する手間がかからないことと、書類を紛失するリスクが少ないことから幅広く普及しています。

事業者における口座振替のメリットとデメリット

口座振替はお客さまにとってはメリットとなる部分が多いですが、事業者にとってはそうでない場合もあります。ここでは、事業者側の目線でメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

お客さまの支払いタイミングに左右されない

事業者にとって、口座振替の申し込みが済んだ後は代金を確実に回収できるという点が大きなメリットといえます。口座振込の場合は、万が一お客さまが支払いを忘れてしまうと代金の回収が滞ってしまい、不要な手間がかかります。しかし、口座振替であれば決済代行会社および銀行が資金の移動を行ってくれますので、お客さまの支払いタイミングに左右されることがありません。

機会損失が防げる

お客さまに銀行口座さえあれば口座振替ができるため、対象となるお客さまの範囲が広いこともメリットといえます。たとえば、クレジットカード決済しか対応していなければクレジットカードを所持していないお客さまが不便に感じることで購入機会を失う可能性があります。決済手段の選択肢を増やすことによる購入の機会損失を防げることも口座振替の利点です。

デメリット

口座振替の申し込みから振替が開始するまで時間がかかる

口座振替にあたってお客さまが口座振替依頼書を記入し、事業者が決済代行会社へ依頼したあとに銀行への手続きを経て振り込みが開始されます。これらの手続きに加え、実際の引き落としが開始されるまで1～2か月かかる場合があります。この間、事業者への振替が行われないため別の決済方法を用意しておく必要があります。

手続きや運用が煩雑になる場合がある

お客さまに口座振替依頼書を記入いただく際、記入事項に漏れや誤りがあったり銀行印を間違えたりしていた場合、差し戻して再度郵送し直してもらう可能性があります。 また、口座振替が開始した後は金融機関に請求データを送信する必要があります。決済代行会社を利用しない場合は、銀行ごとの金融機関にそれぞれ送信することになりますので運用が煩雑になりやすいです。

口座振替代行サービスの比較する時のポイント

前述したデメリットを解消するために口座振替代行サービスを利用するのも一つの手です。しかし、課題に合ったものでなければ導入・運用を効率化することはできません。口座振替代行サービスを検討する際に比較すべきポイントについて解説します。

金融機関に対応しているか？

ほとんどの代行サービスが、日本国内の金融機関のほぼ全てに対応しています。しかし、一部の金融機関は口座振替のWeb申し込みに対応していません。 Web申し込みの場合、代行サービスによって対応している金融機関が異なるため、あらかじめ利用したい金融機関が対応できるか確認する必要があります。 代行サービスの中には、「マルチバンクサービス」という複数の銀行間で連携し、パソコン・スマートフォン決済が可能な仕組みを持つところもあります。異なる金融機関との取引がパソコン・スマートフォンの同一のインターフェースで利用できるため業務の大幅な効率化が期待できます。

口座振替の登録が容易か？

代行サービスを選ぶ際に、どれだけ手間をかけずに口座振替の登録ができるかが重要です。手間がかからなくなればお客さまへのサービス提供が手軽になり、それだけ営業範囲の拡大に寄与するでしょう。 代行サービスの中には、口座振替依頼書の作成が不要なものや、二次元コードを用いることでペーパーレス化しているものもあります。

コストを抑えられるか？

代行サービスへの依頼で作業効率化ができたとしても、それ以上にコストがかかってしまっては本末転倒です。トータルのコストがいくらかかるか把握し費用対効果を分析する必要があるでしょう。

手数料はクレジットカードに比べて安い

そもそも口座振替はクレジットカード決済に比べて手数料が安いです。一般的にクレジットカードの手数料は数％の決済手数料がかかる一方で、口座振替は1件あたり約100円程度です。（件数によって変動します）

初期費用・月額費用は差が大きく、単純比較は難しい

代行サービスの初期費用は無料のものもあれば、数万程度かかるものがあります。月額費用は3,000円以上のサービスが多く、中には口座振替が発生した月のみ費用が発生するものもあります。 自社の課題を解決する機能が備わっているかだけでなく、いくつかの代行サービスへ相見積もりを取って比較検討することをおすすめします。

まとめ：自社の課題に合った口座振替の導入を検討することが大切です

事業者側の目線でメリットやデメリットを紹介しました。口座振替によって代金回収が効率化できるという良い面もありますが、導入により余計に手間がかかってしまわないようにメリット・デメリットの双方を鑑みて、自社の課題解決につながるか検討しましょう。口座振替の導入方法が難しいと感じ、申し込みや運用が煩雑になってしまう不安がある場合、もしくは郵送やお客さま先への訪問による人件費などが課題として挙がることがあります。これらを解決するにはオンライン(Web)口座振替がおすすめです。ヤマトシステム開発の「Web口座振替受付サービス」であれば、スマートフォン・パソコンから口座振替の登録手続きが可能です。また、マルチバンク対応のため、都市銀行・地方銀行・ゆうちょ銀行・ネット専業銀行・JAバンクなどから口座を選択できます。代行サービスの選定に迷ったら、一度検討してはいかがでしょうか。