企業に届く郵送物の管理や社内配送業務を効率化する方法とは？

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公開日：2023/02/19
最終更新日：2026/02/26

企業内の郵送物の管理に課題を抱えていませんか？オフィスに届く郵送物だけでなく、同じオフィス内や拠点間でも社内配送業務が発生しています。この記事では、郵送業務の発送時と到着時に起こる課題と、効率化させる方法を解説します。

郵送業務の課題：荷物追跡や配送ステータスの管理が大変

企業における郵送業務の課題は発送時と到着時でそれぞれ発生します。
発送する際は、封入・封緘作業や郵便料金の計算などの負担、膨大になる郵便料金や人件費があげられます。
また、到着した郵送物を本人が受け取るまでに紛失したり社内配送が遅延したりといった課題があげられます。これらの課題を解決するためには、事務や総務部門での郵送業務や社内便業務を効率化することが必要です。

例えば、発送する際は封入・封緘作業の自動化機械や、郵便料金の計算を自動化するソフトウェアを導入することで、業務の効率化が期待できます。
また、到着した郵送物の管理は、社内便の追跡システムを導入することで、同じオフィス内や拠点間での紛失や配送遅延のリスクを低減することができます。事務や総務部門での郵送業務における課題は多岐にわたりますが、社内便の追跡システムにより、荷物追跡や配送ステータスの管理の課題を解決することができます。

郵送物発送時の課題と効率化方法

書類の封入や切手の貼り付けが面倒

郵送業務の中で、書類の封入や切手の貼り付けを効率化、自動化する方法は、いくつかあげられます。
書類の印刷、折り、封入、封緘までの作業を機械で運用することで、正確かつ迅速な郵便送付業務が実現できます。従業員の負担軽減だけでなく、誤封入を防ぐことができます。機械の導入費用が高くなりがちですが、発送数が多い場合は、人が作業する時間（人件費）を削減し機械で処理した方がトータルでは安く抑えられるため、人件費の削減にもつながります。

郵便料金の経費処理が面倒

正確な経費処理を行うためには、経理担当者が細心の注意を払わなければなりません。切手を購入した際や使用した際、期末の処理方法など多くの手続きが必要となり複雑になります。一般的な方法を紹介します。
切手を保管する場合、通信費として処理し、貯蔵品として管理保管するケースがあります。期末や四半期末などの決められた時期に、未使用分を貯蔵品として処理します。保管している間は非課税となりますが、使用した時点で課税対象となります。

切手をすぐに使用する場合は、通信費として処理します。
切手を保管する場合は、管理が煩雑になることがあります。切手の在庫管理のミスや不正利用の防止のため、日々の入出庫記録を管理簿への記録を徹底する必要があります。
使用する度に購入するのも、郵便局などに購入に行く時間、購入の度に精算が必要になり手間になります。

郵便法第4条第2項では「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を信書（契約書、請求書など）としています。信書は原則として普通郵便・レターパック・スマートレターの許可された手段のみで配送ができます。そのため、ビジネスの場では切手を使用するシーンが多くなっています。

郵便料金の計算が煩雑

郵便料金の計算が煩雑だと感じる理由は、以下のようなものがあります。

• 郵送物のサイズや重さ
  普通郵便でも、縦・横・厚で変わる定型内や定形外、重さに応じて料金が変わります。
• 見オプション
  速達や書留などのオプションに応じて料金が変わります。
• 郵便料金の誤り
  郵便料金不足により郵送物が返送される可能性があり、返送期間が発生し到着が遅れます。または届け先に届き、不足料金を負担させてしまう場合があります。

重さを自動計算して適切な切手の代わりに郵便料金を印字する郵便料金計器で運用することで、郵便料金の計算ミスが防げます。h発送件数や郵便料金のデータ収集機能により、どの部署が何件発送したのか、合計額はいくらかが確認できます。業務効率化や経費管理が容易になります。

社内配送業務の課題と効率化方法

到着した郵送物や宅配便などを本人に届けるために、同じオフィス内や拠点間での配送を行います。郵送物や宅配便以外にも、社内で作成した書類の送付に使用されています。このような社内配送は社内便や通い袋などと呼ばれています。
社内便の特徴は、郵便局や配送業者ではなく、自社ネットワーク（または配送業者へ委託）を使って、拠点間で書類や荷物を配送する仕組みです。決まった時間に拠点間を巡回する形式が一般的です。

社内便の追跡システムでスムーズ化

送った書類が届いていない、受領したかなどの問い合わせが発生することが考えられます。
このような配送ステータスの管理を行う方法として社内便管理システム活用があります。拠点間で配送される書類や荷物が「今どこにあるか」をインターネット上で確認できます。配送業者などの荷物追跡システムの自社専用版がイメージしやすいです。
配送時、書類や荷物にバーコードや二次元コードを貼り社内便で配送します。スマートフォンやハンディターミナルなどでスキャンして登録します。受付済、発送済、輸送中、到着済み、受領完了などのステータスが確認でき、受取者へ発送通知や発送者へ受領通知が届くため、「送った・受領した」の連絡が減少できます。 社内便で配送した数が把握できるため、配送ルートの見直しができ、コスト削減につなげられます。

到着した郵送物の仕分けの手間

郵送物をメール室でまとめて受け取ったり、代表してポストへ確認へ行き、宛先の方へ個別に連絡して取りにきてもらったり、届けていくことは大きな負担になります。
物理的な移動を減らす方法として、メール室で一元管理する方法があります。メール室内に部署ごとに保管するボックスを設置して、届いた郵送物を受け取る担当者が所属する部署のボックスに仕分けします。社内へは決まった時間に配布用カートへ積み込み、各部署の担当者へ渡します。別拠点の場合は社内便として配送します。
メール室が全ての郵送物の仕分け作業を行うことで、各部署は本業に集中でき業務効率化につなげられます。

社内便追跡サービスを利用して作業効率をアップ

郵送業務の課題には、発送時の封入・封緘作業や郵便料金の計算などの負担があります。到着した郵送物では、本人が受け取るまでのステータス管理の必要性があげられます。

社内便の配送状況を追跡することができる、「重要社内便追跡サービス（クラウド）」は社内便の配送状況を1通単位で追跡することができます。
管理番号、依頼日、受領日、未着、配達完了などの検索項目から、用途に合わせて選択することができます。重要書類等の誤送や配送遅延トラブルを抑止することで作業が円滑になり社内便業務の効率化を高めることができます。