オフィスに溜まり続ける大量の書類を前に、廃棄の方法で悩まれる企業も少なくありません。しかし、機密情報が含まれる書類を安易に廃棄することは、情報漏えいというリスクを招く恐れがあります。
一方で、書類を保管し続けることも、管理コストの増大や業務効率の低下につながります。この記事では、機密書類と産業廃棄物の違いをはじめ、シュレッダーや溶解処理といった適切な廃棄手法、書類のデジタル化の管理のメリットやおすすめのサービスについて解説します。さらにはHDDなどの電子媒体の物理的な処分方法について解説します。

書類廃棄に伴う情報漏えいリスク

書類の不適切な廃棄は、企業の信頼に影響を及ぼすリスクをはらんでいます。書類管理の不備を税務調査や許認可審査などで指摘される可能性があります。特に不備が起こりやすい機密書類と産業廃棄物の違いについて、廃棄方法を確認しておきましょう。

機密情報の管理不備が企業に与える影響

企業が保有する情報は重要な資産の一つです。顧客の個人情報、従業員のマイナンバー、取引先との契約条件などの書類がオフィスに保管されています。不適切な廃棄によって外部へ情報が流出した場合、その損害は単なる情報の紛失には留まりません。個人情報保護法に基づく制裁や、被害者に対する損害賠償金の支払いは、企業の経営基盤に深刻な影響を与える可能性があります。書類を廃棄する際は、企業の社会的責任（CSR）を果たすための廃棄方法を策定する必要があります。

機密書類と産業廃棄物の廃棄方法の違いとは

企業が事業活動で排出したゴミのうち、法律で定められた20種類のものは「産業廃棄物」に分類され、産業廃棄物以外の紙くず・生ごみなどは、主に「事業系一般廃棄物」に分類されます。
機密情報が含まれる書類については、事業系一般廃棄物とは区別し、より高い安全性が確保された方法で廃棄する必要があります。個人情報を含む書類は個人情報保護法、マイナンバー（特定個人情報）が記載された書類（源泉徴収票の控えなど）はマイナンバー法、営業秘密情報（顧客データ、設計図など）は不正競争防止法などさまざまな法律で定められています。たとえ紙1枚であっても、そこに機密情報の記載があれば慎重に扱うのが安心です。機密情報が含まれる書類がオフィスから排出され最終処分に至るまで、第三者の目に触れることなく、いつ・どこで・誰が処理したのかを追跡できる方法を選定することが、企業のリスク管理の基本となります。

機密書類の主な廃棄手法

機密書類の廃棄方法には、オフィス内のシュレッダーによる処理と専門業者の溶解処理という2つの代表的な手法があります。それぞれの特徴を知り、自社の廃棄量やセキュリティレベルに合った方法を選ぶことが大切です。

シュレッダー処理のメリットと課題

オフィス内に設置されたシュレッダーによる裁断は、情報の抹消を従業員が行い、その場で見届けられるという安心感がメリットです。少量の書類を日々の業務の中で裁断するのに適しています。
大量の書類を裁断する場合には、ホッチキスの針を外し、クリップを仕分け、裁断機が過熱して止まらないよう少量ずつ投入するなど手間が発生し、これが隠れたコストとなります。また、細長い麺状にカットするストレートカットや、小さな長方形にカットするクロスカットでは、悪意ある第三者が復元を試みた場合、情報をつなぎ合わされるリスクが残ります。機密書類の廃棄方法には、米粒のような極小サイズにカットするマイクロカットが適しています。セキュリティと業務効率を両立させるためには、裁断後のサイズや、作業に伴う生産性の変化を慎重に見極める必要があります。

溶解処理のメリットとSDGs貢献

溶解処理は、製紙メーカーなどの専用工場にあるパルパー（溶解槽）に書類を投入し、水と薬剤で繊維状に分解する手法です。書類を判読不能な状態まで分解できるため、文字情報の復元は極めて困難となります。
箱に入れた書類を、未開封の状態で箱のまま溶解処理することが可能で、誰の目にも触れずに処理完了できるため、情報漏えいリスクを下げられることが大きなメリットです。ホッチキスやクリップは自動的に分離されるため、外す手間も不要で、業務効率が大きく向上します。
溶解された紙は再生紙の原料として再利用されるため、高い秘匿性を維持しながら、環境負荷を抑えたSDGsへの貢献としても高く評価されています。焼却処分しないため、焼却の際に排出されるCO2が抑えられます。溶解処理完了後に溶解証明書を発行する事業者もあり、企業としての監査対応も円滑に進めることができます。

パソコンや記録媒体の安全な廃棄方法

情報の漏えいリスクは、紙の書類だけにあるものではありません。パソコンや各種メモリなどの電子媒体には、目に見えない形で膨大なデータが残っているため、廃棄する際はデータ消去と物理的な破壊を行うことが望ましいです。

データ消去後も残る情報漏えいのリスク

ペーパーレス化が進む一方で、HDDやUSBメモリ、SSDなどの記録媒体の廃棄には、書類以上に慎重な対応が求められます。パソコンなどのOS上で削除操作を行ったり、ドライブを初期化したりしただけでは、データの管理情報が消えるだけで、実体データは残存しています。故障して動かなくなったパソコンや、サーバの取り外し済みHDDも、起動しなくてもデータは残存しています。
専門の復元技術を用いればデータを取り出せる可能性があります。

物理破壊や裁断による再読み取りの防止

パソコンなどの電子媒体に保存されているデータは目に見えないからこそ、データ消去だけでなく、記憶媒体を取り出し、物理的に磁気記録層そのものを破壊し、再起不能にする処理をすることをおすすめします。
専用の物理破壊機を用いて記録盤に複数の穴を開ける穿孔破壊や、折り曲げることで物理的に回転できなくし磁気ヘッドによる読み取りを困難にする物理破砕が一般的です。ただ、穴を開けるだけではチップが無事な場合データを読み出せてしまう可能性があるため、メモリチップそのものを細かく粉砕する裁断処理方法が有効です。

オフィススペースの有効活用と業務効率化

オフィス内で保管している書類を削減することは、単なる片付けではなく、結果として経営の効率化につながります。物理的なスペースを空けることで得られるメリットと、廃棄する際の不安を解消するためのポイントをご紹介します。

書類廃棄による保管スペースの削減

法的に保管義務がある書類や、過去のプロジェクト資料、念のために残している数年分の書類などは、気づけばキャビネットや倉庫を占拠しています。特に賃料の高いオフィスでは、書類棚一つを占有するだけで年間で多額の固定費が発生しており、経営上の隠れたコストとなります。
保管義務がある書類を正しく保管し、不要な書類を適切に廃棄し、物理的な保管量を削減することは、オフィス環境の改善につながります。

書類廃棄後も必要な情報を手元に残すには

書類を捨てる際の悩みは、後で必要になった際に困る可能性があるという点です。この懸念が払拭されないうちは、現場では「とりあえず取っておく」という文化が続き、書類は増え続ける一方になります。 物理的な書類を処分し、中身の情報はデジタルデータで保存する方法があります。物理的な書類を処分しても、必要な情報を手元に残す工夫をすることで、オフィス内の保管スペースを減少させ、空いたスペースをミーティング席などに転用できます。自席に書類があるから動けないという制約がなくなり、フリーアドレス化しやすくなり、スマートなオフィス運営への近道となります。

書類のデジタル化と溶解処理で進めるオフィスのDX

書類のデジタル化と溶解処理による廃棄を組み合わせることで、保管スペースの削減と検索性を向上でき、業務効率化につながります。

書類のデジタル化と廃棄を組み合わせた運用フロー

法的に原本の保管義務があるものは原本のまま保管を継続し、それ以外の必要な書類を選定しデジタル化します。デジタル化の方法は、オフィス内のスキャナでも可能ですが、外部サービスを利用することでホッチキスやクリップ取り外しの手間が不要になります。また、OCR処理を行うことで検索も可能になります。
デジタル化した書類は、スキャン後に溶解処理を行います。この運用により、書類の紛失や災害による消失といった物理的リスクを削減しつつ、デジタルデータとしての情報を活用し続けることができます。

検索性とセキュリティの両立

デジタルデータは、ファイル名管理やOCRによる全文検索機能によって、オフィス内のデスクや外出先にいながら必要な情報を検索して、すぐに見つけだすことができます。
デジタルデータの保管場所は、入退室管理や認証システムなどのセキュリティ対策を施したデータセンターで保管することで、不正な持ち出しの防止につながります。複数拠点への保管や、災害対策を行っているためデータ消失の防止につながります。 それぞれのデジタルデータにアクセス権限を設定することで、閲覧できる従業員を制限したり、誰がいつ閲覧したかの操作ログ取得ができ、セキュリティの担保ができます。
物理的な書類をオフィスから削減することで、物理的なスペースが生まれ新しい場所の活用ができます。オフィスだけではなく在宅ワークや外出先からも簡単に検索ができ、捜索に掛かっていた時間を削減でき、業務効率化につながります。

書類の溶解処理とデジタル化サービス

ここまで、書類廃棄に伴うリスクや、それを効率化するための手法について解説しました。不要な書類をデジタル化し廃棄することは、オフィス環境を整え、業務効率化する絶好の機会です。ただ、自社で大量の書類をスキャンし、正しく保管管理していく作業には多大な労力を要します。

ヤマトシステム開発の「文書スキャニングソリューション」では、高度なスキャン技術はもちろん、厳格なセキュリティ対策を徹底しているため、機密書類も安心してデジタル化できます。スキャンが難しいA0などの大判書類や古い書類にも対応しています。スキャン後の書類は、溶解処理だけでなく、ホッチキスやクリップやファイリングを復元して倉庫に保管や返却もできます。いつでもお気軽にご相談ください。