本人確認書類の収集システムとは？利用シーンや導入効果

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公開日：2023/03/22
最終更新日：2025/10/28

「本人確認書類の収集に時間がかかる」「スタッフの確認業務の負担が大きい」といった課題を抱える企業は少なくありません。このような課題は、本人確認書類の収集するシステム導入によって解決が可能です。本人確認書類を収集するシステムの概要や利用シーン、導入で得られる効果などについて解説します。高セキュリティに対応したおすすめのサービスを紹介します。

１．本人確認書類アップロードシステムとは？

本人確認書類を収集するシステムとは、オンラインを介して運転免許証や健康保険証、マイナンバーカードといった本人確認書類を収集するシステムです。システムの導入によって、本人確認書類の提出を行うお客さまは簡単かつ手軽に本人確認書類を提出でき、企業側は収集業務の効率化を実現できるメリットがあります。
本人確認書類の提出を企業が郵便で依頼するケースでは、お客さまには本人確認書類のコピーや郵送による手間が発生するため、本人確認書類をすぐに提出してもらえないといった課題が発生します。企業側は収集依頼の連絡を入れたり、必要書類の再発送を行う必要があり負担が大きくなります。
本人確認書類を収集するシステムの導入は、お客さま・企業側それぞれの負担解消につながるため、双方にメリットをもたらします。

２．導入が進んでいる背景

詐欺やマネーロンダリングを防止するための法律「犯罪による収益の移転防止に関する法律（犯罪収益移転防止法）」が2018年に改正になり、従来必須だった郵送による本人確認書類のやり取りが、一定の条件を満たせばオンライン上で行えるようになりました。2020年の改正では、本人確認の厳格化が進み必要な書類の数が増え、転送不要郵便も義務付けられるようになりました。2027年4月に予定されている改正では、特定事業者の本人確認方法の公的個人認証サービス（JPKI）へ原則一本化する方針を発表されているため、金融機関などの特定事業者は公的個人認証サービス（JPKI）の対応準備をしておくことが重要です。
従来の本人確認書類のコピーをメールや郵便でお客さまに提出してもらう形式は、お客さまの書類提出、企業側は提出された書類の確認にそれぞれ時間がかかります。また、提出された本人確認書類に不備があった場合は、再提出が必要なため、その時点でお客さまが離脱する可能性もあります。
本人確認書類を収集するシステムでは、オンライン上で本人確認書類の収集、不備確認および再提出依頼を行えるため導入が進んでいます。

３．主な利用シーン

本人確認書類を収集するシステムは、さまざまな業界で活用されています。
金融機関の各種ローン申し込みや証券口座の開設、保険の保全手続きなど金融業界をはじめ、不動産や人材派遣業界でも導入する企業が増えています。

金融機関の各種ローン申し込み

金融機関の各種ローンを申し込む際は本人確認書類の提出が必須なのはもちろんですが、ローンの利用希望者がすでに金融機関で口座を開設していても、改めて本人確認書類を提出する必要があります。
申込者の負担を減少するため、多くの金融機関は本人確認書類をオンラインで収集できるシステムを導入しています。
申込者はローンの申し込みを行い、指定されたWebサイトにアクセスし、本人確認書類をアップロードするだけなので、本人確認書類をコピーしたり、窓口へ足を運ぶ必要はありません。収集までの時間短縮により、申込者・金融機関それぞれの手間が大きく軽減します。

証券の口座開設

証券口座を開設する場合、口座開設者であるお客さまマイナンバーの登録が必要です。
本人確認書類をオンラインで収集できるシステムを導入することで、お客さまはスマートフォンでマイナンバーカードのICチップで読み取る公的個人認証サービス（JPKI）や、スマートフォンでマイナンバーカードを撮影し、Webサイトからアップロードするだけで必要書類を提出可能です。お客さまの手間は大幅に軽減され、証券会社も本人確認書類収集に関わる手間が軽減します。

保険の新規申し込みや保全手続き

保険の新規申し込みにおいても、申込者の本人確認書類の提出が必要です。現在、保険業界ではオンラインを介した申し込み、手続きが一般化しているものの、本人確認書類に関しては窓口への提出、本人確認書類をコピーして郵送を行っている場合もあります。窓口へ足を運ぶのが手間で保険への加入を見送るお客さまもいます。
本人確認書類を収集するシステムを導入すれば、申込者は窓口へ足を運ぶことや、郵送による手続きが不要になるためお客さまの負担を軽減、保険会社の確認作業が軽減します。

賃貸物件の入居申し込み

賃貸物件への入居申し込みの際も本人確認書類の提出が必要です。本人確認書類以外にも必要な書類の数が多いため、不動産会社側はなかなか書類を提出してもらえない、提出してもらった書類の確認作業に時間がかかる、といった課題があります。
本人確認書類を収集するシステムを導入することで、お客さまはオンライン上で本人確認書類をアップロードできるため手間が軽減し、企業は収集までの時間短縮や本人確認書類の確認作業の軽減ができます。

人材派遣のスタッフ登録

人材派遣のスタッフ登録に必要な本人確認書類の提出も、本人確認書類を収集するシステムを導入することでスムーズに収集できます。派遣スタッフとして登録したい方はオンラインでスピーディーに本人確認書類を提出できるため、働き始めるまでの期間の短縮につながります。企業側もやり取りの手間が削減します。

４．証明書類Web取得サービスが選ばれている理由

本人確認書類を収集するシステムとしてヤマトシステム開発の「証明書類Web取得サービス」が多くの企業に選ばれています。お客さまのさまざまな端末で利用できるマルチデバイス対応、高いセキュリティ基準、各種業界における豊富な導入実績が挙げられる点が主な理由となります。

マルチデバイス対応

証明書類Web取得サービスはWebブラウザやアプリ上で利用するサービスです。スマートフォンやパソコン、タブレット端末といったマルチデバイスで利用できます。職場での休憩中や旅行中など、自宅以外の場所でもお客さまは本人確認書類の提出ができるため、従来の郵送に比べ利便性は大きく向上しています。

高いセキュリティ基準

運転免許証や保険証・マイナンバーカードなど個人情報が記載されたデータをやり取りするため、個人情報漏えいのリスクを考えると、セキュリティの面は重要になります。証明書類Web取得サービスはクレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準であるPCI準拠相当環境にシステム構築しているため、安全にデータのやり取りができます。
また、データセンターにおいては徹底した入退室管理を行っているほか、非常用自家発電装置の設置・免震構造の採用など万全のセキュリティ体制を敷いており、万が一大きな災害などが発生してもお客さまのデータを安全に運用できる環境と体制が整えられています。

金融業界・通信業界など多くの導入実績

証明書類Web取得サービスは、すでにさまざまな業界で導入されています。もともと金融機関業界で導入が進んだサービスで、保険、賃貸、人材派遣、リユースなど多くの業界でシステムを導入しています。各業界の評価が高いことから、サービス導入の心理的障壁も少ないことも大きなメリットです。

本人確認業務のトータルサポート

証明書類Web取得サービスには、本人確認業務のトータルサポートがあります。専任スタッフによる高精度な本人確認書類の不備確認が可能な本人確認業務委託型と、管理メニューから確認できるシステム機能利用型の2つから選べます。

本人確認業務委託型

本人確認業務委託型は、経験豊富な専任スタッフが本人確認書類の不備確認業務を行うサポートサービスです。
本人確認業務委託型のサービスでは、ひとつの画像につき2名の専任スタッフが目視で確認を行っている点が特長です。厳格なダブルチェック体制を整えているため高精度な確認業務を実現できます。また、情報セキュリティマネジメントシステムのISO規格である、ISO27001の認証を受けており、高い業務品質のもと確認作業を行っている点も魅力のひとつです。
自社で本人確認書類の不備確認を行う場合、毎日のように大量の本人確認書類が送られてくる、確認業務が膨大である、といったケースでは自社のみでの対応が難しく、ヒューマンエラーも発生の可能性もあります。この場合は本人確認業務委託型の選択がおすすめです。

システム機能利用型

本人確認業務のトータルサポートまでは必要ない、ミスが許されない重要な業務であるため自社で実施したい、といった企業にはシステム機能利用型がおすすめです。こちらはシステムの管理者メニューから本人確認を行えるため、業務を内製化したい企業に適しています。
本人確認書類を提出してもらう頻度が低い企業であれば、システム機能利用型が向いています。少ない件数であれば自社での確認はそれほど難しくなく、業務負担もそこまでかかりません。ローコストで運用できる点も魅力です。

５．証明書類Web取得サービスの本人確認書類アップロード方法

証明書類Web取得サービスで本人確認書類を収集する方法は簡単です。お客さま（申込者さま）はサービスの申し込みや手続きを行ったあと、指定されたWebサイトにアクセスして本人確認書類をアップロードします。
証明書類Web取得サービスを利用して収集できる書類の種類に制限はなく、運転免許証・健康保険証・マイナンバーカードなどの本人確認書類を、スマートフォンのカメラ機能を用いて撮影したら、Webサイトからファイルをアップロードします。普段から使用しているスマートフォンから手軽に本人確認書類をアップロードしてもらえるため、お客さまにかかる負担を軽減しつつ企業側はスピーディーに必要書類の収集が可能です。
また、スマートフォンでマイナンバーカードのICチップで読み取る公的個人認証サービス（JPKI）にも対応しています。本人確認書類の撮影が不要で、スマートフォンでICチップで読み取るため、お客さまの負担軽減につながります。

まとめ：本人確認書類アップロードシステムで業務効率化を図ろう

本人確認書類の収集するシステムの導入は、お客さまと企業双方にメリットをもたらします。お客さまは本人確認書類のコピーや郵送の手間を省け、企業はお客さまからスムーズに本人確認書類を収集できます。機会損失の回避や業務効率化も実現できるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。