足立区本庁舎と都庁庁舎の文書交換室間を往復する「都庁交換便」と足立区の区民事務所、福祉事務所、小中学校といった出先施設の数が多いのもの書類を運ぶ事例対象の「区内交換便」があります。
「区内交換便」のやり取り件数は1日あたり600件、月平均12,000件と非常に多くなっており、3月や6月の繁忙期にはそれ以上(13,000件~15,000件程度)のやり取りが発生します。その業務を6名の委託事業者の方に対応いただいていましたが、「区内交換便」に載せた書類の紛失リスクがあります。
関係部署や出先施設からの届かない旨の問合せに対して一件一件人海戦術で対応しなければならない。
やり取りに使う封筒の変更や、送付書と受領書を用いた運用を検討するが抜本的なリスク回避にはならない。
マイナンバー制度が開始された時期でもあり、個人情報を取り扱う文書交換便のセキュリティ強化の必要性だと感じつつも、具体的な対応を見いだせないでいる。
社内便(行内便、使送便、社内メール便)の一通一通の追跡を行い、「送りました」「届きました」の発送、受領をeメールで自動配信することで誤送や遅延トラブルを抑止します。
封筒一通単位の授受管理をASPで提供するので最新の配送状況をWebで確認できます。
区内交換便のような全ての社内便(行内便、使送便、社内メール便)を追跡することで、誤配送や遅延トラブルを抑止することができます。
封筒1通単位で授受の管理・配送状況をWeb画面で確認することができます。
「送りました」「届きました」の発送、受領をeメールで自動配信するので、トラブルの早期発見も可能となり、いつでも最新の配送状況を確認できます。
もっとも喜ばしい効果は、やはり書類の紛失が発生していないことです。
管理画面から所在がリアルタイムに確認できるため、問い合わせの対応時間が短縮されました。
重要書類に利用していた郵送数が、「重要社内便追跡サービス(クラウド)」の仕組みの高品質により減少し郵便コストが激減しました。
書類が行方不明になった際に生じる職員の心理的な負荷が軽減されたと感じています。
区役所内のシステム委員会の審査に問題なく通り、検討開始から約半年という短期間での導入を実現できました。
実際に導入を想定した作業の流れを確認して本当に運用が可能なのかを導入前にシミュレーションできたことは自治体にとって導入する際には重要なポイントとなります。
結果的には、文書交換便の文書を1件単位で追跡ができる機能があることが決め手となり、導入に至りました。
導入に際しては区内交換便に係る全ての職員にマニュアルを説明しハンディーターミナルやシステムの操作方法を知ってもらう必要があったため、説明会を開催することが重要です。小中学校や保育園、福祉事務所の職員も対象となる説明会でしたが、開催にあたってはヤマトシステム開発の担当者がきめ細かにフォローの提案があり、実行していただけました。また、導入後のアフターフォローもお約束頂けました。
総務課 文書係の石原係長、清水様、中田様から現在の状況や評価だけでなく、今後の期待するところのお話も伺えましたので追記させていただきました。
文書交換便の追跡・管理をシステム化している自治体は少ないですが、リスク軽減の観点・業務効率化の観点から、非常に有用であると実感しています。
今後、より多くの自治体に導入されると良いと思います。
総務課は文書交換便に関しては取りまとめ役であるため、ヤマトシステム開発のサービスを用いた文書交換便の運用については関係部署や出先施設の意見を元により良いものにしていきたいと考えています。直近もカスタマイズを依頼し、同拠点への複数書類同梱の発送をできるようにしました。今後も関係者の意見に応えていきたいと考えているため、便利な使い方があればぜひ紹介していただきたいです。
足立区役所様の文書交換便追跡・管理において当社のサービスをご導入いただくことについては、地方自治体様におけるファーストユーザーになること、各拠点のマスタ登録など、障壁は決して少なくなかったと思います。
しかしながら石原様、清水様、中田様をはじめ担当課の皆様にご尽力いただいたことで、スムーズに導入・運用ができ、また当社サービスの導入後は書類の紛失ゼロということ、担当者として大変嬉しく思っています。
今回取材でお伺いさせていただいた貴重なご意見を当社サービスの改善に反映させることで、足立区様はもちろん、同様のお困りごとを抱えていらっしゃる地方自治体様の課題解決へとつなげていければと思っております。今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。
担当:ソリューション事業本部 ビジネスソリューション部 佐藤 駿
掲載内容は導入当時のものです。