自治体内の学校や施設に配送する文書交換便の追跡・管理のデジタル化で、問い合わせ対応時間を短縮、書類の紛失はゼロ!

足立区役所 総務部
足立区役所 様
導入会社様 足立区役所 総務部 様
業種 自治体・行政
事業内容 足立区総務部では、主に区全体の庶務的な事務・事業を担当
ヤマトシステム開発の導入サービス 重要社内便追跡サービス(クラウド)
  • 「区内交換便」に載せた書類の紛失リスクがある
  • 問合せに対する書類の行方の事実確認に手間と時間がかかる
  • 改善の試みを行うも不完全な処置となる
  • 個人情報を取り扱う文書交換便のセキュリティ強化の必要がある
  • 「区内交換便」に載せた書類の紛失リスクをなくす
  • 書類の紛失をゼロに
  • 問合せ対応も正確・迅速に対応
  • 重要書類のリスク軽減ため利用していた郵送が不要となり、郵送代が不要に
  • 「区内交換便」の配送トラブルの不安やストレスから解放

導入前の課題

足立区本庁舎と都庁庁舎の文書交換室間を往復する「都庁交換便」と足立区の区民事務所、福祉事務所、小中学校といった出先施設の数が多いのもの書類を運ぶ事例対象の「区内交換便」があります。
「区内交換便」のやり取り件数は1日あたり600件、月平均12,000件と非常に多くなっており、3月や6月の繁忙期にはそれ以上(13,000件~15,000件程度)のやり取りが発生します。その業務を6名の委託事業者の方に対応いただいていましたが、「区内交換便」に載せた書類の紛失リスクがあります。

問合せに対する書類の行方の事実確認に手間と時間がかかる

関係部署や出先施設からの届かない旨の問合せに対して一件一件人海戦術で対応しなければならない。

改善の試みを行うも不完全な処置となる

やり取りに使う封筒の変更や、送付書と受領書を用いた運用を検討するが抜本的なリスク回避にはならない。

個人情報を取り扱う文書交換便のセキュリティ強化の必要がある

マイナンバー制度が開始された時期でもあり、個人情報を取り扱う文書交換便のセキュリティ強化の必要性だと感じつつも、具体的な対応を見いだせないでいる。

導入の目的

書類の紛失をゼロにする

導入いただいたサービス重要社内便追跡サービス(クラウド)

社内便(行内便、使送便、社内メール便)の一通一通の追跡を行い、「送りました」「届きました」の発送、受領をeメールで自動配信することで誤送や遅延トラブルを抑止します。
封筒一通単位の授受管理をASPで提供するので最新の配送状況をWebで確認できます。

重要社内便追跡サービス(クラウド)導入のメリット

区内交換便のような全ての社内便(行内便、使送便、社内メール便)を追跡することで、誤配送や遅延トラブルを抑止することができます。
封筒1通単位で授受の管理・配送状況をWeb画面で確認することができます。
「送りました」「届きました」の発送、受領をeメールで自動配信するので、トラブルの早期発見も可能となり、いつでも最新の配送状況を確認できます。

導入の効果

書類の紛失はゼロ

もっとも喜ばしい効果は、やはり書類の紛失が発生していないことです。

関係部署や出先施設からの問い合わせ

管理画面から所在がリアルタイムに確認できるため、問い合わせの対応時間が短縮されました。

郵便コストの低減

重要書類に利用していた郵送数が、「重要社内便追跡サービス(クラウド)」の仕組みの高品質により減少し郵便コストが激減しました。

メンタル面

書類が行方不明になった際に生じる職員の心理的な負荷が軽減されたと感じています。

セキュリティ面

区役所内のシステム委員会の審査に問題なく通り、検討開始から約半年という短期間での導入を実現できました。

ヤマトシステム開発を採用した理由

実際に導入を想定した作業の流れを確認して本当に運用が可能なのかを導入前にシミュレーションできたことは自治体にとって導入する際には重要なポイントとなります。
結果的には、文書交換便の文書を1件単位で追跡ができる機能があることが決め手となり、導入に至りました。
導入に際しては区内交換便に係る全ての職員にマニュアルを説明しハンディーターミナルやシステムの操作方法を知ってもらう必要があったため、説明会を開催することが重要です。小中学校や保育園、福祉事務所の職員も対象となる説明会でしたが、開催にあたってはヤマトシステム開発の担当者がきめ細かにフォローの提案があり、実行していただけました。また、導入後のアフターフォローもお約束頂けました。

足立区役所 様 運用形態(ご利用方法)

1. 【登録】足立区庁舎内、区民事務所、福祉事務所、小中学校といった出先施設に文書を送付するために宛名を「重要社内便追跡サービス(クラウド)」に登録します。

2. 【依頼】印刷されたバーコードシールを貼付した専用封筒に文書を入れ配送依頼をします。

3. 【配送】区内交換便業務担当がハンディスキャナによりバーコードを読取り。

4. 【到着】宛先の施設の区内交換便業務担当がバーコードを読込み到着を確認します。

5. 【受取】受取人は文書が届いたことを通知します。

6. 【受取通知】文書送付者宛に文書が届いたお知らせemailがきます。



重要社内便追跡サービス_足立区役所様導入事例_概要図

お客さまの声

総務課 文書係の石原係長、清水様、中田様から現在の状況や評価だけでなく、今後の期待するところのお話も伺えましたので追記させていただきました。

文書交換便の追跡・管理をシステム化している自治体は少ないですが、リスク軽減の観点・業務効率化の観点から、非常に有用であると実感しています。

今後、より多くの自治体に導入されると良いと思います。
総務課は文書交換便に関しては取りまとめ役であるため、ヤマトシステム開発のサービスを用いた文書交換便の運用については関係部署や出先施設の意見を元により良いものにしていきたいと考えています。直近もカスタマイズを依頼し、同拠点への複数書類同梱の発送をできるようにしました。今後も関係者の意見に応えていきたいと考えているため、便利な使い方があればぜひ紹介していただきたいです。

当社担当より

足立区役所様の文書交換便追跡・管理において当社のサービスをご導入いただくことについては、地方自治体様におけるファーストユーザーになること、各拠点のマスタ登録など、障壁は決して少なくなかったと思います。

しかしながら石原様、清水様、中田様をはじめ担当課の皆様にご尽力いただいたことで、スムーズに導入・運用ができ、また当社サービスの導入後は書類の紛失ゼロということ、担当者として大変嬉しく思っています。

今回取材でお伺いさせていただいた貴重なご意見を当社サービスの改善に反映させることで、足立区様はもちろん、同様のお困りごとを抱えていらっしゃる地方自治体様の課題解決へとつなげていければと思っております。今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。

担当:ソリューション事業本部 ビジネスソリューション部 佐藤 駿

掲載内容は導入当時のものです。

お客様ご紹介

自治体名 足立区 様
本社所在地 東京都足立区中央本町一丁目17番1号
ホームページ https://www.city.adachi.tokyo.jp/index.html