郵送していた支払通知書送付業務の電子化を実現。大幅なコスト削減とともに、取引先側の照合作業の効率化も実現
株式会社レンタルのニッケン 様
支払通知の配送業務のコスト増
3,200種類・67万点にのぼる取扱品数に対して、取引先約4,000社への支払通知の配送業務の改善が急務である。
取引先からデータでの授受要望に対応できず
取引先からの「紙はムダ」「照合のためにデータで欲しい」などの要望が多くあり、取引先に喜んでもらえるシステムへの改善が必要である。
ペーパーレスを叫ばれる時代に合って、省エネルギーや環境対策の観点からもマッチしない。
支払通知の配送業務のコスト増加を抑えたい
取引先からの要望に応えたい
導入いただいたサービス帳票Web配信サービス（クラウド）
印刷して郵送していた明細書や請求書を電子化することで受取人の要望に合わせて、電子配信・FAX配信・郵送など自動的に振り分けて配送するサービスです。リアルタイムに配信することも可能ですし、受け取り先への配送状況をWebで確認することができます。
宛先情報、配信方法、送りたい情報をサーバに送信することで、宛先ごとにファイルが自動作成・送付されるので、作成～郵送にかかる時間を省けます。送りたい情報はCSVデータでいただいて、オリジナルのレイアウトでPDF化することも可能です。請求書の自動作成機能によってインボイス対応と電子化を同時に実現できます。
電子配信には富士フィルムイメージングシステムズ様が提供するSECUREDELIVERを使用して、秘匿性の高い帳票も安心して高セキュリティで配信を実現します。
郵送コスト・配送処理コストを大幅削減！
支払明細書など、大量の郵便物を電子配信に置き換えることで、封入作業と郵便代などの費用の大幅削減が可能です。
情報伝達のスピードアップ＆作業負担軽減！
いただいたCSVデータを基に帳票を自動作成（PDF化）し、各取引先の希望する方法（帳票生成したPDFや電子データ ）で配信します。送付するための印刷、仕分け、発送といった作業負担軽減、到着までの時間短縮が可能です。
手作業による作業ミス・情報漏洩を回避！
送受信に対するデータのセキュリティを確保。自動処理により作業ミス、配送事故、紛失盗難などのリスクを回避。トラッキング機能により送達確認も可能です。
支払通知書送付を郵送から電子化により不入作業と郵便代の削減
支払通知書の作成費・配信費月15万円程度減額。
全体のコストは年額約540万円、削減率約75%達成。
取引先の電子データ要望
システム処理連携するCSV配信により取引先作業効率化に貢献。
導入時のサポート体制と短納期、低価格の実現
多くの取引先の接続試行や2ヵ月の並行運用期間を経た後の完全移行直後は取引先からの問い合わせもあったが、基本料金の範囲内でヤマトシステム開発の万全なサポートがあったので導入がスムーズに進み現在に至る。
ヤマトシステム開発を採用した理由
導入の大きな理由は、PDFとCSVデータの配信が可能だなところです。
今までの紙帳票と同じ体裁のPDFデータなので紙媒体を所望する取引先では印刷すれば現行帳票と変わらないことから違和感なく、CSVデータをダウンロードすれば、取引先側でシステムに取り込めるので請求処理の消込作業の効率化も可能となる両面の顧客ニーズに応えられる。
セキュリティ面も、データのアップロード、ダウンロードは、アカウントによるID/パスワード制御とSSLによる暗号化通信が備わっているため、サーバのウィルスチェック機能と合わせて、安心して運用できる。また、標準で2年分のデータが保存されるので、ニッケンにとっても取引先側にとっても安心だという。
ニッケンの経理システムにはCSVデータの書き出し機能が存在していたため、『帳票Web配信サービス(クラウド)』の導入に際してニッケン側システムの改修が不要だった。これは、導入コストを抑制するだけでなく、短期間での導入も大きなポイントとなった。
導入時から導入後も安心できるサポートを得られることが大きい。
導入にあたり全取引先にPDFかCSVかの聞き取りも支援いただき、全取引先に支払通知を送っていたが、1/3の会社が不要とわかり、ランニング費用の低減につながった。
配信先マスターデータの作成やPDF帳票のフォーム作成は、サービス運用開始までの約2ヵ月という短期間で導入を実現でき、導入費用も、ユーザアカウント作成やPDF帳票のフォーム作成を含めて60万円という低価格に抑えることに成功した。
株式会社レンタルのニッケン様 運用形態（ご利用方法）
ニッケン様は『帳票Web配信サービス(クラウド)』を、取引先企業が必要に応じて支払通知データをダウンロードする仕組みで運用している。
1. ニッケン様で支払データが確定する
2. 経理システムで作成した支払通知のCSVデータを、インターネットを介して『帳票Web配信サービス(クラウド)』のサーバにアップロードする
3. アップロードされたCSVデータを取引先ごとに分割する
4. 支払通知のCSVデータと、支払通知書のPDFデータを取引先ごとのフォルダにセットする
5. 取引先に対してe-mailで「お知らせメール」を送信する
6. 取引先は必要なデータを必要に応じてダウンロードする
7. 取引先は支払通知のCSVデータで入金消込等の処理を実行する
お客さまの声
株式会社 レンタルのニッケン
経理部 財務・企画チーム
ビジネスネーム チャーリー 浩一
（本名: 田中潤）氏
「当社では、これまで支払通知を紙で印刷・郵送しており、委託費や郵送費を含めて大きなコスト負担となっていました（発送作業は系列会社への外部委託）。しかも、通知書の紙への出力は約6,000枚にも及び、省エネルギーや環境対策の観点からも時代にマッチしない。取引金額の大小に関係なく発送するので、取引件数の多い企業では50枚近くになるのに対し、明細がたった1行しかない企業もありました」
こんな状況に対して、取引先からも「紙はムダ」「照合のためにデータで欲しい」といった要望が多かった。
これらの業務やコストのムダを省き、かつ取引先にも喜んでもらえるシステムへの改善に導入されたのが、ヤマトシステム開発の『帳票Web配信サービス(クラウド)』で、支払通知業務のコスト削減と効率化を実現しました。
これまでの紙帳票と同じ体裁のPDFデータを作成することは、実際に印刷すればこれまでの紙帳票と変わらず、取引先でも違和感なく受け入れられたという。
またPDFデータだけでなく、CSVデータもダウンロードできるので、取引先側での請求処理の消込作業の効率化にも貢献できました。
掲載内容は導入当時のものです。
東京都中央区晴海1-8-11
（晴海アイランドトリトンスクエアオフィスタワーY棟）