IT資産管理とは？ツールの目的や活用メリット、選定ポイントを解説
企業におけるIT資産管理は、現代のビジネス運営において非常に重要な役割を果たしています。企業が保有す...
ヤマトシステム開発株式会社
名刺はビジネスにおいて重要な情報源です。しかし、紙のまま名刺フォルダーや名刺ボックスを使って個人で名刺を管理すると、社内共有や顧客対応がスムーズに行えず、重要な情報源を活かすことができません。そこで活躍するのが名刺管理アプリです。
ここでは、名刺管理アプリとそのメリット、導入時のチェックポイント、無料アプリの危険性、セキュリティに優れたアプリの選び方について詳しく解説します。
名刺管理アプリは、名刺に記載された情報をデジタルデータとして保存・管理するアプリケーションです。デジタルデータで保存されているため、情報を簡単に検索・共有できることから、ビジネスシーンで活用されています。
機能として、名刺の取り込み、名寄せ、編集、修正、検索、共有、CSV出力などがあります。これらの機能を活用することで、顧客情報を効率的に管理し、ビジネスに活かすことができます。
名刺管理アプリの機能は主に「取り込み機能」と「名寄せ機能」があります。それぞれの機能について紹介します。
名刺管理アプリの取り込み機能は、紙の名刺を簡単にデジタルデータ化することができ、効率的な名刺管理に欠かせない機能です。取り込み方法は、自動取り込み機能と手動入力機能の2種類があります。
自動取り込み機能は、スマートフォンのカメラやスキャナで名刺をアプリに読み込むと、自動的に文字情報を読み取りデジタルデータ化する機能です。読み取り精度が高く、素早くデジタルデータ化ができます。
手動入力機能は、アプリに名刺の情報を手入力する機能です。自動取り込み機能よりも時間がかかりますが、文字が読み取りにくい名刺や、名刺に記載されていない訪問時の商談メモなどの情報を追加する際に便利です。
名寄せ機能は、デジタルデータ化した名刺情報の重複をなくし、正確な顧客情報を管理するための重要な機能です。複数のデジタルデータ化した名刺情報に同じ顧客の情報が異なる内容で登録されている場合、名寄せ機能を利用することで、これらのデータが重複していることを検出し、自動的に統合することができ、履歴も閲覧可能です。
また、名刺データの重複が発生すると、顧客情報が散在してしまい、営業やマーケティング活動の効率低下に繋がります。また、過去の顧客情報に基づいて営業活動を行うことで、「取引先が異動して部署や肩書きが以前と違っている」や「同一の取引相手に社内で複数回営業をかけてしまった」という顧客の信頼を損なう可能性も考えられます。名寄せ機能を利用することで、これらのリスクを回避できます。
名刺管理アプリは、顧客データを効率的に管理することで、ビジネスを成功へと導く強力なツールです。メリットとして、次のようなものが挙げられます。
名刺管理アプリは顧客名刺情報をすべてデジタルデータで管理します。
名刺は交換するたびに増えていくため、従来の紙のまま名刺フォルダーや名刺ボックスを使って管理するのは困難です。その結果、誰といつ名刺を交換したのか、また顧客の部署や役職に関する情報をすぐに確認することが難しくなります。
しかし、名刺管理アプリを利用すれば、スマートフォンのカメラやスキャナを使って簡単に名刺情報を自動登録でき、クラウド上に保存することで、インターネット環境があればいつでもどこからでも簡単に顧客情報が確認できます。
紙の名刺をそのまま名刺フォルダーなどで管理していると、必要な情報を検索したり、他の人と共有したりするのに時間がかかります。また、「取引先が異動して部署や肩書きが以前と違っている」や「同一の取引相手に社内で複数回営業をかけてしまった」といったこともしばしば発生します。
しかし、名寄せ機能のある名刺管理アプリを利用すれば、担当者が名刺交換するたびに顧客情報を更新できるため、常に最新の情報が共有できます。
名刺管理アプリは単なる名刺の整理ツールではありません。顧客情報を一元管理することで、顧客の嗜好やニーズを正確に把握することができます。これにより、より効果的なマーケティング戦略の立案や、顧客満足度を高めるための施策が可能になります。
名刺管理アプリの導入時には以下のポイントを参考に、自社に合ったアプリを検討してみてください。
名刺管理アプリを検討するには、コストパフォーマンスは重要なチェックポイントです。無料の名刺管理アプリも存在しますが、機能制限やセキュリティ面での不安から、有料プランへのアップグレードを余儀なくされるケースも少なくありません。
また、導入コストだけでなく、運用コストも考慮する必要があります。例えば、名刺の読み取り精度が低いアプリの場合、手動で修正する作業が発生し、人件費がかさむ可能性があります。導入コストおよび運用コストも含めて十分に検討することが大切です。
名刺の情報を取り込む方法として、「手動入力機能」と「自動取り込み（OCR）機能」の2つの方法があります。
「手動入力機能」は名刺を機械で取り込むのではなく、名刺に記載されている企業名や担当者の名前、役職、連絡先などの情報のなどを手作業で入力する方法のことです。手作業のためデータ登録に時間がかかりますが、例えば商談時の「顧客が興味を持った製品やサービス」「関係者の名前」などの情報を名刺データに追加する際に便利です。
「自動取り込み（OCR）機能」は、スマートフォンやスキャナを使って紙の名刺を撮影しシステムに名刺情報を取り込む方法です。OCRは、光学文字認識技術とも呼ばれ、画像から文字を読み取ってデジタルデータに変換する技術のことを言います。
「自動取り込み（OCR）機能」がある名刺管理ソフトは、撮影した画像から文字を読み取り、自動的にデータを作成できますが、フォントの種類によっては区別がつきにくい文字があるため、正しく変換されたかどうかを最後に目視でチェックする必要があります。
名刺管理アプリを選ぶ際には、どのような方法で情報を取得したいのか、その方法が自社のニーズに合っているのかを検討することが重要です。
名刺管理アプリは大量の名刺を効率的に管理できる便利なツールですが、中には使い勝手が悪く、かえって作業効率を落としてしまうアプリも存在します。
名刺管理アプリの使いやすさを判断するポイントは、「操作性がシンプルであること」「必要な機能が揃っていること」です。名刺管理アプリを選ぶ際は、実際にトライアルなどで試用してみることも大切です。
名刺管理アプリは、単体で機能するだけでなく、他のデバイスとの連携も重要な要素です。パソコンやタブレット、スマートフォンなど複数のデバイスから名刺管理アプリにアクセスし、情報共有できれば、外出先や自宅など、場所を問わずに名刺情報へアクセスできます。
現在、多くの名刺管理アプリはクラウドサービスと連携しており、複数のデバイス間でデータを同期させることが可能です。例えば、パソコンで取り込んだ名刺情報を外出先でスマートフォンから確認したり、タブレットで編集したりすることができます。メールやカレンダーなどの他のビジネスアプリとの連携機能も提供しています。
無料の名刺管理アプリは、一見魅力的に見えるかもしれませんが、セキュリティ上の問題や情報漏えいのリスクがあります。
名刺管理アプリの中でも特に無料のアプリは、セキュリティ対策が不十分な場合が多いです。
名刺管理アプリ自体が利益を生むわけではないため、資金面の理由から定期的なセキュリティチェックを行っていない可能性があります。運営会社がアプリの継続的な更新や対策を行わないと、新たな脅威に対して脆弱性が発生するリスクが高まります。
セキュリティ対策をしているか、利用前にしっかり確認することが重要です。
セキュリティ対策が十分でない無料の名刺管理アプリは、個人情報や企業の情報が盗まれる可能性があります。特に、個人情報や企業の情報が大量に含まれる名刺データは重要な情報です。情報漏えいが発生すると、顧客や取引先からの信頼を失うだけでなく、法的責任を負う可能性もあります。
大切な顧客情報を管理する名刺管理アプリは、セキュリティ面に十分な配慮が必要です。プライバシー保護のためのマークを取得しているアプリや、IPアドレス制限が設定できるアプリを選ぶことで、顧客情報を安全に管理できます。
個人情報は非常に重要であり、名刺管理アプリを選択する際には、プライバシー保護に重点を置くことが不可欠です。信頼できるアプリかどうかは、プライバシー保護のためのプライバシーマークを取得しているかどうかを確認することで判断できます。
プライバシーマークは、個人情報保護法やJIS Q 15001などの基準を満たしている事業者に付与されるマークです。このマークを取得している企業が提供するアプリは、個人情報保護に関する法令や規範を遵守していることが保証されているため、安心して利用することができます。
また、アプリを利用する際には、OS・セキュリティアプリなど、全てのアプリを常に最新の状態に保つことも大切です。
IPアドレス制限は、特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する機能です。これにより、不正アクセスを防ぐことができます。名刺管理アプリには、顧客情報や連絡先などの重要な情報が保管されています。万が一、情報漏えいが発生した場合、企業や個人に大きな損害を与える可能性があります。IPアドレス制限を設定することで、不正アクセスを防ぎ、情報漏えいのリスクを軽減することができます。特に、機密性の高い情報を扱う企業や個人は、IPアドレス制限が設定できる名刺管理アプリを選択することが必要です。
名刺管理のセキュリティリスクについては以下の記事で詳しく解説しています。
ヤマトシステム開発では「名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛」を提供しています。このサービスは、全社員が利用できるID数無制限の月額基本料金制を導入しており、月額基本料金は32,000円（税抜き）です。セキュリティに関しては、名刺データなどの個人情報をヤマトシステム開発の自社データセンターで厳重に管理しており、24時間365日有人監視しています。膨大な宅急便のデータも管理している強固な環境ですので、安心してご利用いただけます。パソコンやスマートフォン、タブレットからでも名刺管理ツールにアクセス可能です。
名刺管理アプリをお探しの際には、ヤマトシステム開発の「名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛」をぜひご検討ください。
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