公開日：2024/03/26
最終更新日：2025/09/25

 

名刺管理とセキュリティリスクとは

名刺はビジネスにおいて欠かせません。紙の名刺をデータ化し、会社全体で効率的に活用できる「名刺管理のクラウドサービス」を利用する企業が増えていますが、セキュリティリスクを考慮する必要があります。
名刺には個人の連絡先や所属企業の情報などが含まれており、これが意図しない者の手に渡ることでさまざまな問題が発生する可能性があります。
主なセキュリティリスクは情報漏えいです。もし不正アクセスにより保存している名刺情報が晒された場合、個人情報が外部に流出する危険性があります。
名刺管理のクラウドサービスの普及により名刺管理がオンライン環境で行われることが増えています。オンライン環境での名刺管理には共有が容易な点などメリットも多くありますが、少なからずセキュリティの脅威も存在しています。デジタル名刺、名刺管理のクラウドサービスやアプリは、悪意のあるサイバー攻撃者にとって魅力的な標的となります。

名刺管理におけるセキュリティリスクを軽減するために適切な対策をすることが重要です。
まず、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策は必要不可欠です。また、名刺管理のクラウドサービスを探す際にプライバシーマークの取得やデータの定期的なバックアップ、セキュリティ対策が十分であるか確認するようにしましょう。名刺管理がビジネスにおいてなくてはならない役割を果たす一方で、データの取り扱いには最細の注意が必要です。セキュリティリスクを把握し情報の機密性を確保することが、安全かつ信頼性の高い名刺管理の課題解決につながるでしょう。

名刺データの取得と管理

名刺管理のクラウドサービスの導入において、提供している企業がプライバシーマークを取得しているか、通信は暗号化されているか、IPアドレスによるログイン制限ができるか、といった点は名刺管理のセキュリティ対策において欠かせない要素です。名刺には個人情報が含まれており、その適切な保護が求められます。

プライバシーマークを取得するためには、個人情報を適切に取り扱う仕組み（個人情報保護マネジメントシステム：PMS）を構築し、その仕組みをきちんと運用していることが必要です。プライバシーマークを維持するためには、2年ごとに行われる更新審査（書類審査や現地審査）に合格しなければなりません。プライバシーマークを取得している企業の名刺管理のクラウドサービスであれば、安心して利用できる判断基準の1つです。デジタル通信の暗号化においては、SSL/TLSなどの暗号化プロトコルを使用することでデータの安全な伝達を確保できます。名刺データの送受信時に盗聴、改ざん、なりすましから情報を保護する効果的な手段となります。
IPアドレスによるログイン制限は不正なアクセスを未然に防ぐことが期待できます。許可されたIPアドレスからのみアクセスを許可することで、不正ログインや不審なアクセスを制限しセキュリティを向上させます。

名刺データの取得と管理において、これらのセキュリティ対策を実施することで、利便性と安全性を両立させる一歩を踏み出すことができます。

セキュリティ対策が不十分な場合のリスク

名刺管理のクラウドサービスにおけるセキュリティ対策が不十分な場合、重大なリスクが生じる恐れがあります。
まずは、個人情報漏えいの危険性です。名刺には氏名、連絡先、所属企業などの重要な情報が含まれており、これらが不正な手段で入手されると、漏えいした個人や企業に深刻な損害をもたらす恐れがあります。
また、セキュリティが脆弱な名刺管理システムは、サイバー攻撃者による不正アクセスの標的となりやすくなります。デジタル環境での情報漏えいや改ざん、システムの乗っ取りなどが起こる恐れがあります。
これによって組織の信頼性や信用が揺らぐことが考えられます。企業の単なる「お詫び」では済まされず、企業の経営存続を揺るがしかねない重大なリスクにつながります。
名刺管理におけるセキュリティ対策の不備は、組織や個人に対するさまざまなリスクを引き起こす可能性があり、慎重かつ効果的な対策の導入が求められます。

セキュリティリスクを回避するための名刺管理のクラウドサービスの対策

前述したセキュリティリスクを回避するために、いくつかの対策を紹介します。

プライバシーマークの取得

名刺管理のクラウドサービスの提供企業がプライバシーマークを取得しているか確認し、個人情報の適切な取り扱いを保証することが重要です。プライバシーマークを取得している企業の名刺管理のクラウドサービスであれば、安心して利用できる判断基準の1つです。 プライバシーマークは第三者機関による厳しい審査（書類審査や現地審査）をクリアしたことを意味します。取得時だけではなく、2年ごとに審査が行われます。

通信の暗号化

名刺管理のクラウドサービス上のデータが暗号化された状態で通信されていることが重要です。
パソコンやスマートフォンなどから読み取った名刺データを、名刺管理のクラウドサービスのサーバに送られるまでに、第三者から盗み見られたり、改ざんされたりしないように保護されます。不正アクセスやデータ漏えい、改ざんから情報を守ります。
もし途中で通信データを傍受（盗聴）されても、暗号化されているため中身を読み取ることは困難です。

2要素認証

2要素認証は、IDとパスワード入力に加えて、もう一つ別の要素で本人確認を行うことで、不正アクセスを難しくする方法です。名刺管理のクラウドサービスへログイン時のセキュリティを強化するための仕組みの1つです。
指紋や顔など本人の身体的な特徴の「生体要素」、秘密の質問などの本人だけが知っている情報の「知識要素」、コードなど多くの認証方法があります。
もしIDとパスワードが流出してしまっても、第三者はログインできづらいため、アカウントの安全性が飛躍的に高まります。

IPアドレス制限とアクセス制御

IPアドレス制限は、許可された場所（例えば、オフィスのネットワーク）からしかアクセスできなくする仕組みです。IPアドレスが一致しない場合はアクセスをブロックします。
アクセス制御は、誰がどこまでアクセスできるか設定できる機能です。それぞれの役割に対して、アクセスできる名刺情報の管理、名刺データの編集・削除・エクスポートなどの管理を行います。アクセス制御を行うことで、従業員それぞれへ必要最低限の権限しか与えないことで、意図的な情報のエクスポートや誤操作を防げます。
IPアドレス制限とアクセス制御は、それぞれ異なる側面からセキュリティを強化し、「決められた場所（IPアドレス制限）」から、「許可された人だけが、決められた権限内（アクセス制御）」の名刺データを取り扱う体制を構築することで、名刺管理のクラウドサービスを安全に運用する上で不可欠です。

定期的なセキュリティのアップデート

名刺管理のクラウドサービスの提供元がセキュリティアップデートを行っているか確認し、必要に応じて最新のバージョンにアップデートすることで、既知の脆弱性から守られます。
サービスの開発段階では発見されなかったセキュリティ上の欠陥などの脆弱性が見つかることがあります。また攻撃者が名刺管理のクラウドサービスを分析し、新たな脆弱性が見つかる可能性もあります。それを防ぐためにもセキュリティのアップデートは必要になります。
アップデートの役割は、脆弱性が発見されると、それを修正するための「セキュリティパッチ」を含むアップデートプログラムを配信します。利用者がこれを適用することで、名刺管理のクラウドサービスの弱点が塞がれ、攻撃を受けるリスクを大幅に低減できます。

ログ監視と異常検知

ログ監視とは、「誰が何をした」などの操作ログが記録されます。異常検知とは、特定のアカウントが短時間に何度もログインに失敗、 普段利用しない国や地域（IPアドレス）からのログインが試みられている、短時間に異常な件数の名刺データをエクスポートしているなどの異常を検知する仕組みです。
不正アクセスの早期発見などが可能となります。何か異常を検知した際は、ログを解析して原因究明と事後対応が可能になります。

信頼性の高い名刺管理のクラウドサービス

無料の名刺管理のクラウドサービスやアプリは数多く存在します。
しかし、名刺情報の保管場所であるクラウド上のデータ管理方法やアクセス制御などが不明確な場合や、万が一ハッキング攻撃にあった場合、名刺情報を盗まれてしまう危険性があります。また、利用者が気付かないうちにSNSなどと自動連携を許可していることもあり、いつの間にか不特定多数の人に名刺情報を見られてしまっていたというケースが考えられます。

名刺管理のクラウドサービスに求めるべきこと

名刺管理のクラウドサービスに求められるのは大きく分けて可用性、拡張性、コスト効率の3点です。

可用性

名刺管理のクラウドサービスのシステムが継続して稼働できる能力のことです。
利用者が必要なときにいつでも利用できる状態にすることで、可用性が高くなります。可用性が高いサービスは安定して利用でき、信頼性が高いと評価されます。システムの停止や中断が少なく、常に安定したパフォーマンスを維持していることで、名刺管理のクラウドサービスにアクセスできず、連絡先が分からないなどの機会損失を防げます。

拡張性

必要に応じてリソースを追加でき、ビジネスの成長に合わせてスムーズに拡張することができれば、利用者は柔軟な運用が可能です。
例えば、導入当初は営業本部のみで利用していたが全社で使用するようになり利用者数やデータ化する名刺数が増えたが、動作が遅くならない安定したパフォーマンスが提供される。他のシステムと連携して使用する。などを確認しておくと、対応できないといった事態に陥ることなく利用を継続できます。

コスト効率

名刺管理のクラウドサービスはオンプレミス型と比べて初期投資が少なく済むことが多いです。オンプレミス型は自社内でシステム構築しサーバも自社で設けるため、ハードウェアの購入などが発生し初期費用が高額になりがちです。
クラウドサービスはハードウェアの購入やソフトウェアのインストールを必要としない従量課金や定額性を採用しているため、コスト削減できます。

まとめ：セキュリティリスクを軽減しつつ効率的に名刺管理をする

ビジネスで名刺管理は欠かせないものですが、デジタル化して、名刺管理のクラウドサービスを導入する場合セキュリティリスクを軽減しつつ効率的に行うことが求められます。

名刺管理においてセキュリティリスクを軽減するためには、前述した通りプライバシーマークの取得、通信の暗号化、アクセス制御などのセキュリティ対策が組み込まれた名刺管理のクラウドサービスを選定することが重要です。情報漏えいや不正アクセスから名刺情報を守ることは組織を守ることにもつながります。同時に、名刺管理のクラウドサービスを利用することで効率的な名刺の管理が可能になります。

当社ではプライバシーマークを取得し、セキュリティと効率性を両立させる名刺管理のクラウドサービスとして、「名刺de商売繁盛」を提供しています。
このサービスは、名刺管理におけるセキュリティの要求を満たしつつ、効率的な名刺管理・共有を実現するための機能を提供しています。名刺単位での他の利用者へ公開、非公開、グループ公開のアクセス制限が可能です。これにより、各情報のアクセス制限を柔軟に管理できます。 社外環境からのアクセス制限や、IPアドレスによるアクセス制限も可能です。組織外からの不正なアクセスを防ぎつつ、許可された範囲内でのスムーズな情報共有が可能となります。

さらに、社内利用状況を把握することができ、管理画面で最終ログイン日時や名刺登録枚数も確認可能です。名刺の重複データを管理でき、最新の情報のみ表示し過去の情報が履歴として残せます。
「名刺de商売繁盛」は、これらの特徴によりセキュリティと効率性の向上、ビジネスの拡大のサポートが期待できます。名刺管理においてセキュリティと効率のバランスを重視するなら、「名刺de商売繁盛」がおすすめです。