FAXのセキュリティ対策とは？安全に利用するためのポイントを解説

2024/11/25

さまざまなビジネスシーンで利用されるFAXは比較的安全な通信手段ですが、誤送信のリスクはゼロではありません。誤送信による情報漏えいやトラブルを防ぐため、FAXのセキュリティ対策を万全にするに越したことはありません。本記事では、FAXを安全に利用するためのポイントを解説します。

FAX送信時のセキュリティリスク

FAXの利便性は高いですが、セキュリティリスクも少なからず存在します。ここでは、FAX送信時の主なリスクを解説します。

FAXの誤送信

FAXの誤送信は、意図しない相手に送信してしまうことを指します。主な原因として、短縮番号の入力ミスやアドレス帳の誤登録が挙げられます。

短縮番号の入力ミス

FAXの送信先としてアドレス帳の宛先に短縮番号を設定していることがあります。短縮番号を入力するだけで宛先を指定することができるため、何度も同じ宛先に送信する場合は作業手順を短縮できるというメリットがあります。しかし、短縮番号を1文字でも誤入力してしまうと、意図しない相手に送信されてしまい情報漏えいの恐れがあります。

アドレス帳の誤登録

アドレス帳の送信先を誤登録してしまうケースも少なからずあります。アドレス帳の登録先から宛先を選択できる機能がある場合、そもそも登録名やFAX番号が間違っていると、送信先が誤っていることに気づかずに誤送信をする可能性が高いです。

いずれの場合も、誤送信を防ぐためには、送信時の確認手順をあらかじめ決めておくこと、送信前に必ず送信先を確認することが重要です。また、アドレス帳は定期的に誤登録がないかを確認することも大切です。誤送信が発生した場合の連絡先も送信原稿に記載しておくことが大切です。

FAX機や複合機へ原稿の置き忘れ

FAX機や複合機への原稿の置き忘れというリスクがあります。もし送信した原稿を置き忘れてしまった場合、他の人がその原稿に気付かず誤って送信されてしまう可能性や、関係者以外の多くの人の目に触れてしまう可能性が高まり情報漏えいの危険があります。
FAX送信後にFAX機や複合機に原稿を放置しないことを徹底することが重要です。

クラウド型FAX送信サービスを利用する際のセキュリティ対策

クラウド型FAX送信サービスは、インターネット環境があればどこからでもFAXを送信だけでなく受信もできる便利なサービスです。しかし、その利便性ゆえにセキュリティ面の対策が重要になってきます。

ここでは、クラウド型FAX送信サービスを利用する際のセキュリティ対策について説明します。

FAX誤送信を防ぐためのポイント

クラウド型FAX送信サービスも複合機と同じように誤送信のリスクが少なからずあります。誤送信防止のためにいくつかのポイントに注意しましょう。
まず、当たり前のことのように思いますが、送信前に必ず宛先を確認しましょう。宛先の確認以外に原稿をプレビューすることも重要です。クラウド型FAX送信サービスの強みとして管理画面からプレビュー画面で確認できるという点があります。宛先の確認とあわせて、内容に誤りがないか、レイアウトが適切であるかを確認するのも大切です。
通常のFAX送信と同様に送信時の確認手順をあらかじめ決めておくことで、誤送信をする可能性が下がります。

ログイン時にIDとパスワードを入力する

FAX送信のセキュリティ対策として重要なポイントの一つが、ログイン時にIDとパスワードを入力する仕組みです。これは、不正アクセスによる情報漏えいやなりすまし送信を防ぐために有効な手段です。
ログイン機能を利用することで、以下のメリットがあります。

なりすまし送信の防止: 不正アクセスを防ぐことで、なりすましによる送信を防ぐことができます。また、送信内容の改ざんも防ぐことができます。
情報漏えいの防止: ログイン履歴や操作ログを確認することで、不正アクセスや情報漏えいを早期に発見することができます。
IPアドレスによる接続制限: 指定したIPアドレスからのみログイン画面にアクセスできるよう制限をかけることで、不正アクセスを防げます。

ログイン機能を利用することで、FAX送信のセキュリティを強化し、情報漏えいやなりすまし送信のリスクを軽減することができます。

SSLによる暗号化の重要性

SSLによる暗号化は、一対の機器間で安全にデータをやり取りするためのプロトコルで、外部からの盗聴や不正アクセス、改ざんといった情報漏えいのリスクが大幅に軽減されます。送信元の認証、通信内容の秘匿性を高めるため、クラウド型FAX送信サービスを利用する際はSSLによる暗号化が有効になっているかを確認しましょう。

基幹システムとの連携による誤送信防止

クラウド型FAX送信サービスを利用する際、誤送信を防ぐ有効な手段として、販売管理や受発注システムなどの基幹システムとの連携があります。基幹システムとの連携により送信対象のデータや宛先情報を自動的に取得し、FAX番号の手入力によるミスを防止できます。また、承認フローを設定することで送信前に複数名で確認ができるため、誤送信を防ぐことが期待できます。
また、送信データや宛先情報の基幹システムから自動入力することで、オペレーターの作業負荷を軽減できるため、業務効率化にも繋がります。
仕様や運用状況によって異なる場合がありますが、基幹システムとの連携にはAPIを利用する方法やCSVファイルなどを介してデータ連携する方法などがあります。
クラウド型FAX送信サービスを利用する際は、誤送信防止策として基幹システムとの連携することで業務効率化に繋がります。

FAX送信記録の保存

FAXの送信記録は、誤送信が発生した場合に原因究明に役立つ重要な情報です。クラウド型FAX送信サービスを利用する際には、送信記録を確実に保存することが重要です。
送信記録には、送信日時、送信先番号、送信内容などが含まれるため、誤送信が発生した場合に、誰が、いつ、誰に、どのような内容のFAXを送信したのかを特定するのに役立ちます。また、誤送信以外にも送信履歴が残るため、同じ内容のFAXを送ることも防げます。
送信記録は、クラウド上に保存しておくことで、紛失や改ざんのリスクが減るだけでなく必要な時にアクセスしやすいというメリットもあります。インターネットに繋がってさえいればスマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスからも閲覧可能のため、外出先や出張中からでも確認でき便利です。
送信記録の保存期間は、法令や社内規則やクラウド型FAX送信サービスによって定められている場合がありますが、数年間保存しておくことが推奨されています。
万が一、誤送信が発生した場合に原因究明と再発防止に役立てるため、送信記録を確認できる状態にしておくことが重要です。

まとめ：FAX送信時のリスクと対策を確認

本記事を通じて、FAX送信時のセキュリティリスクとその対策についていくつかのポイントを紹介しました。誤送信や原稿の置き忘れなどの些細なミスが大きな損害をもたらす可能性がありますので、それらを防止するためのFAX送信サービスをご紹介します。ID/パスワード管理、IPアドレスによる接続制限、SSLによる暗号化などのセキュリティ対策が施されています。より安全なFAX送信のために、これらのサービスの導入も検討してみてください。

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