子ども・子育て支援法等の改正とは？自治体DXの促進をわかりやすく解説！
子ども・子育て支援法等の改正に伴い、自治体の業務負担が増加傾向にあります。財政面や人材面、運用・管理...
ヤマトシステム開発株式会社
名刺管理をアナログで管理していると、営業時間以外の業務に時間がとられたり、情報共有が遅れたりと、多くの問題が発生します。そこで、アナログ業務をDX化すべく中小企業の営業DXとして注目されているのが、名刺管理システムの導入です。
名刺管理システムは、名刺情報をデジタル化し、簡単に顧客情報を共有できるため、営業の効率化と顧客満足度の向上に貢献します。
ここでは、中小企業の営業DX推進に役立つ名刺管理システムについて、その必要性やシステムのタイプなどを解説します。また、システム導入の際に直面する予算の問題についても触れ、中小企業に最適なソリューションを紹介します。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、最先端のデジタル技術を戦略的に活用し、経営体制に変革をもたらすことです。
従来の営業スタイルといえば、直接会う「対面方式」が主流でした。しかし、コロナ禍を経てテレワークが幅広く浸透し、遠隔地からの営業である「リモート方式」へと、営業スタイルは大きく変わっています。しかし、商談相手の表情や雰囲気を把握しやすい「対面方式」で名刺交換を行うほうが良いと考える人は少なくありません。
中小企業の経営者の中には、営業DXは大企業に関わるものだと考え、デジタルツールを導入しなくても業務は順調に進み、社内での情報共有はしっかりできていると考えている方も多いです。しかし、営業支援システムで訪問や商談などのデジタル管理や、名刺交換をしても顧客情報をデジタル化していない中小企業の多くは、実際は情報共有が十分に進んでいないのが現状です。
そのような中小企業こそ、顧客の情報共有化などが図れる営業DXが必要であり、これから生き残るためには重要な要素といえます。営業DXに取り組むことで、顧客満足度の向上、業務効率の改善、競争力の強化、人材育成の促進など、さまざまなメリットを得ることができます。
中小企業における営業課題として、営業以外の業務に時間がとられる、顧客の情報共有ができない、人材を育てる時間がないなど、営業活動に多くの課題を抱えています。
中小企業の営業担当者は、限られた時間の中で多くの業務をこなさなければなりません。顧客管理、受注処理、報告書の作成など、営業活動以外の業務にも多くの時間を割かれています。
特に、顧客情報の手入力や名刺管理、メールの送受信など、手作業で行うアナログな業務は時間がかかり、ミスが発生しやすく非効率的です。また、これらの業務に時間を取られることで、営業成績にも影響を与えてしまいます。
紙媒体での名刺管理は、必要な情報をすぐに取り出すことができず、顧客とのコミュニケーションに支障をきたす可能性があります。
中小企業では、営業担当者が個人で顧客情報を管理していることが多く、社内全体で情報共有できていないという課題があります。情報共有ができていないと、例えば、営業担当者不在の際には、担当顧客の状況を把握できず適切な対応がとれないことが生じます。また重複した営業活動を行ってしまったり、顧客とのコミュニケーションが不十分になったりなどの問題が発生します。
中小企業にとって、営業担当者の人材育成は大きな課題です。しかし、営業活動以外の業務に追われ、人材育成に十分な時間を取れないという悩みを抱えている中小企業も多く存在します。
人材育成が不十分なことで、以下のような問題が発生します。
中小企業にとって営業活動は、事業を継続していくために欠かせない重要な業務です。しかし、多くの企業ではアナログな業務が残っており、営業活動の効率化や顧客満足度の向上に課題を抱えています。
アナログ業務をデジタル化するためには、営業DXツールが有効です。営業DXツールは、さまざまな目的に応じた多くの種類があります。どのツールが適しているかを見極めた上で導入することが重要です。
例えば、業務の効率化を目指すなら、SFAツール（営業支援システム）、MAツール（マーケティング活動支援システム）、経費管理システムがおすすめです。営業担当者が個別に管理していた顧客情報や進捗情報を共有することで、全体の流れを見える化し、情報を活用した営業が可能になります。SFAツールやMAツール、経費管理システムを導入することで、業務を効率的に進めることができます。
顧客管理の情報を集約するなら、名刺管理システムが役立ちます。各営業担当者が集めた名刺をただ保管するのではなく、名刺をデジタル化し社内共有を図ることで次のアプローチに活かすことが重要です。名刺管理システムの導入は、近年多くの企業で注目されています。営業活動の効率化や顧客満足度の向上を目指している企業は、名刺管理システムの導入を検討してみることも大切です。
顧客との関係構築において、名刺は重要な役割を果たします。名刺管理ソフトは、スキャナやスマートフォンを利用して名刺情報をデジタル化し、一元管理するためのツールです。このソフトを活用することで、名刺情報を一箇所にまとめて整理でき、名刺管理の手間を大幅に削減できます。さらに、社内で情報を共有したり営業活動を支援したりするために役立ち、営業力の強化にも繋がります。
名刺管理システムには、主に次のような機能が備わっています。
■名刺データの取り込み
スキャナやスマートフォンのカメラを使用して、名刺情報を名刺管理システムに取り込む機能です。
■検索
名刺管理システムに取り込んだ名刺データを検索し、目的の名刺をすぐに見つける機能です。
■名寄せ
同一人物の名刺データが何枚もある場合は、名前や住所、電話番号などの情報を基にデータを一つに統合する機能です。
■営業支援
名刺情報に関連する企業の組織図や人事異動のニュースの表示、営業メールの配信など、営業活動をサポートする機能です。
■データ連携
SFAツール（営業支援システム）やCRMツール（顧客管理システム）などや、SNSアカウントと連携して名刺情報を効果的に活用する機能です。
名刺管理システムを使うことで下記のようなメリットが得られます。
名刺管理システムを活用することで、顧客情報を的確に管理し、適切なタイミングで顧客に情報を提供することで、顧客満足度の向上を図ることができます。
名刺管理システムは、アナログ名刺を電子化し、顧客情報の一元管理を可能にするシステムです。名刺情報を入力すると、顧客情報データベースが自動的に作成され、顧客の属性や連絡先などの情報を簡単に検索することができます。
名刺管理システムは、主に3つのタイプに分類されます。
「直感的で操作が簡単なタイプ」は、画面がシンプルに整理されており、マニュアルなしでも直感的に操作できるユーザインターフェース設計です。検索機能が充実しており、社名や名前、名刺交換日などの詳細な条件から迅速に名刺を検索することができます。シンプルな機能で十分な、名刺管理に特化したツールを探している企業に最適です。
「携帯端末で利用可能なタイプ」は、スマートフォンのカメラを使って名刺を読み取ることで、いつでもどこでも名刺をデジタルデータに変換して、クラウド上に保存できるのが特徴です。そのため、展示会などで名刺交換後、すぐに資料や見積もりを送ることができます。迅速な営業活動を通じて受注率の向上を目指す企業に最適です。
「他システムとの互換性が高いタイプ」は、SFAツールやCRMツールなどの他システムとシームレスに連携し、名刺データを自動で反映させます。SFAツールやCRMツールの機能を備えた製品は、他のシステムやWeb媒体から取得した顧客データを自動的に統合することで、アポイント先を効率的にリスト化し、営業活動を推進できます。名刺情報を社内で共有し、顧客管理や営業支援に役立てたい企業に最適です。
それぞれタイプがあり、自社のニーズや予算に合わせたタイプを選択することが重要です。
中小企業の営業DXを成功に導くには、多くの課題があります。その中で最も大きな問題となるのは、予算の確保です。
中小企業は、多くの場合、大企業に比べて資金力が限られています。そのため、DX推進に必要な投資を行うことが難しいケースが多く見られます。大企業であれば、自社の豊富な人材を活用して、営業部門内にDX推進チームを設立することも可能です。一方、中小企業では予算や人材、ノウハウが不足しており、自力での推進が困難な状況が見受けられます。
中小企業の営業DXを推進するには予算の問題があります。しかし、DXを推進しなければ、競合他社に差をつけられてしまう恐れがあります。そのため、限られた予算の中で、効率的なDX推進方法を検討する必要があります。
営業DXツールの中でも、顧客管理の情報を集約に役立つ「名刺管理システム」はさまざまなタイプがあり、機能が豊富なものもありますが、費用が高額です。
そこで、おすすめなのが「直感的で操作が簡単なタイプ」の名刺管理システムです。複雑な機能やカスタマイズが不要であれば、導入コストや運用コストを抑えることができ、ITに詳しくない担当者でも簡単に使いこなすことができます。中でも、ヤマトシステム開発が提供している「名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛」は、ユーザ数を気にせずに利用できるID数無制限の月額基本料金制を導入しています。多くのサービスが利用ユーザ数に応じた価格設定をしている中、全社員で利用しても月額基本料金は32,000円（税抜き）となっており、大幅な予算を確保する必要はありません。
名刺情報のデジタル化は、オペレーターによる入力とOCR処理を併用することで、正確なデータを最短翌営業日にお渡しします。セキュリティ面においては、ヤマトシステム開発の自社データセンターで、個人情報である名刺データを大切に管理しています。このデータセンターは、膨大な宅急便の安定運用実績や24時間365日の有人監視体制を持つ、強固なデータセンターであり、安心してご利用いただけます。
営業DXはツールを導入すれば終わりではなく、社員が使いこなすことで初めて効果を発揮します。DXの重要性について理解してもらい、積極的に活用してもらう必要があります。また、DXは変化し続けるものです。常に最新の情報を取り入れ、自社の状況に合わせて改善していく必要があります。
営業DXを成功させるためには、さまざまな要素が絡み合っています。名刺管理システムは営業DXを成功させるための有効なツールの一つです。ヤマトシステム開発は、中小企業向けの営業DXを支援しています。名刺管理システムのことなら、ぜひヤマトシステム開発にご相談ください。
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