今更聞けない！「ペーパーレスFAX」とは？メリットやデメリット｜導入検討時のポイントを解説

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近年、テレワーク・モバイルワークで働く方が増えペーパーレス化が進んできています。それに伴って「ペーパーレスFAX」の導入を検討している企業は多いですが、ペーパーレスFAXの機能やメリットに疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。本コラムではペーパーレスFAXの種類・機能とメリット・デメリット、ペーパーレスFAXの導入検討時に確認すべきことをご紹介します。

ペーパーレスFAXとは？

「ペーパーレスFAX」とは、インターネット上でFAXの送受信をするサービスの総称です。ペーパーレスFAXと一口に言ってもさまざまな種類や機能があるため、まずはどういった企業におすすめかをご紹介します。

こんなニーズがある企業におすすめ

従来のFAXではオフィスに出社して送信前に紙に印刷して読み取る必要があり、受信したFAXは紙に印刷されるものでした。そのため、用紙代がかかるうえに外出先から確認できず、仕分けも手間がかかってしまいます。

以下のような課題をお持ちの企業に、ペーパーレスFAXは特におすすめです

• 在宅ワークや外出先からFAXを確認したい
• 用紙代、印刷代のコストを削減したい
• 印刷物の仕分けを効率化したい

ペーパーレスFAXを導入すれば、これらの課題を解決することができます。

ペーパーレスFAXの種類

ペーパーレスFAXは主に3種類あります。課題に合った種類を選択することで効果的な業務改善が期待できるでしょう。

複合機を利用する

ペーパーレスFAX機能がついた複合機を利用する「ダイレクトFAX（パソコン-FAX）」と呼ばれる種類です。複合機をパソコン接続し、FAXの送受信を行うことが可能です。 FAX文書の送信時は、まずパソコンから複合機へ文書を転送します。そのあと、複合機から固定電話回線を経由してFAX文書として宛先に送信します。

FAX文書の受信時は、送信元から送信された文書を複合機が受信します。そこからパソコンへ転送され文書の確認を行います。受信後、必要であればFAX文書を印刷することも可能です。固定電話回線やFAX複合機が必須という条件はありますが、FAX文書の修正が送信直前まで可能なことや印刷用紙・インクなどのコスト削減のメリットもあります。

インターネットFAXを利用する

インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を通じてFAXのやり取りをするサービスのことです。FAXの送受信がパソコンやスマートフォンから可能で、在宅ワークや外出先からFAX文書の確認をすることができます。従来のFAXと互換性があり、複合機や専用端末を用意する必要がありませんので導入が容易であることが特徴です。

回線はインターネット環境に依存しているため、通信環境が安定していない場所や電波の入りづらい建物、地下鉄などは利用しづらいというデメリットがあります。

クラウドFAXを利用する

電話交換機(PBX)をクラウド上に設置して電話機能を利用できるようにする「クラウドPBX」のベンダーが提供しています。インターネットFAXと異なる点としては、専用アプリケーションまたはブラウザのどちらかを利用して、FAXの送受信をおこなうところです。

インターネットFAXではパソコンやスマートフォンなどのデバイスに専用ソフトウェアをインストールする必要がある場合が多いですが、クラウドFAXではWeb上にある管理画面へデバイスでアクセスしてFAX文書の閲覧や送受信を行えるサービスもあります。送受信の方法がインターネット環境と既存電話回線の２パターンあるため、サービス提供会社に確認して自社の運用に合うものを選択することが可能です。

ペーパーレスFAXの機能例

ペーパーレスFAXの主な機能を紹介します。 サービスによってさまざまですが、以下の機能があります。

• 業務用パソコンでFAXが送受信できる
• FAX文書の自動仕分け機能
• FAX文書の検索機能

ペーパーレスFAXのメリット/デメリット

ペーパーレスFAXにはメリットだけではなく、デメリットも存在します。導入後に後悔しないようにメリットとデメリットを理解してペーパーレス化を検討することが重要です。

ペーパーレスFAXのメリット

• 印刷用紙やインク代のコスト削減になる
• 在宅ワークや外出先でもFAX業務ができる
• FAX文書の保管・管理や仕分け業務を効率化できる
• 情報漏えいや書類の紛失対策になる

ペーパーレスFAXのデメリット

• サービスによってはランニングコストが高い
• 電子帳簿保存法への対応が必要になる
• 手書き資料の送信には手間がかかる
• 専用サービスの契約やソフトのインストールが必要になる場合がある
• 業務フローの見直しが必要になる場合がある

ペーパーレスFAXの導入検討時に確認すべきこと

前述したデメリットに関連して、ペーパーレスFAXの導入時に検討が必要なことを紹介します。

電話番号が変わっても問題ないか

ペーパーレスFAXの導入によって、電話回線を契約する場合は使用中の電話番号を変える必要があります。
インターネットFAXの場合でも受信用の電話番号を新たに取得する場合は、社内だけでなく取引先への案内が必要です。名刺にFAX用の電話番号を載せているのであれば迅速に再発行の手続きを行うなど、電話番号が変わることによる影響が無いか注意しましょう。

費用対効果が悪くならないか

サービスによってはFAXの受発信数によって利用料が変わるものがあります。 想定以上にペーパーレスFAXの利用料がかかってしまい、従来のFAX利用時よりも費用対効果が悪くなってしまうケースも少なくありません。あらかじめサービス利用料のランニングコストをシミュレーションして、費用対効果が悪くならないように確認しましょう。

まとめ：ペーパーレスFAXは機能とコストの事前確認が重要

ペーパーレスFAXを導入した後に困らないように、業務への影響範囲とサービス利用料を確認することが重要です。汎用性が高く課題に合ったペーパーレスFAXが導入できれば、長期的な業務効率改善が期待できます。
導入が容易で、在宅ワークや外出先からのFAX文書を送受信したい場合はインターネットFAXがおすすめです。

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