クラウドPBXとは、インターネット上のクラウドを利用して電話機能を提供するサービスです。利用者はオフィス内に物理的な機器の設置を必要とせず、インターネット環境があればどこからでも利用可能です。これにより、従来の電話システムに比べて柔軟な運用とコスト削減が実現できます。
さらに、FAXもクラウドへ切り替えることで、ペーパーレスに繋がります。インターネット環境があればリモートワークや出張先でも利用でき、業務効率化へ繋がります。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来の物理的なPBX（主装置）※をインターネット上のクラウドに設置して、クラウド上で電話機能を提供するサービスのことです。
従来のPBXはオフィス内に設置され、専用のハードウェアとメンテナンスが必要でしたが、クラウドPBXではこれらが不要で、インターネット上のクラウドを介して電話機能を利用できます。リモートワークや出張先でもスマートフォンを使って会社宛の電話対応ができるようになります。
※PBXとは、企業や組織内の電話システムを管理する装置。電話交換機、主装置とも呼ばれます。

電話をクラウドPBXに変更して、FAXを送受信する方法

電話をクラウドPBXに変更しても、FAXはそのまま残ります。一般的なオフィスの複合機のFAXは、従来の電話回線同様にアナログ回線になっています。そのため、インターネット回線には対応していない場合が多いです。
FAXもクラウド化して送受信する方法には、いくつかの選択肢があります。

インターネットFAXを利用する

インターネット回線を利用してFAXの送受信をするために、インターネットFAXを利用する方法があります。
インターネットFAXは、従来の紙ベースのFAXとは異なり、電子メールのようにインターネットを介してFAXを送受信するサービスです。これにより、物理的なFAX機や複合機、電話回線が不要となり、場所を問わずインターネット環境があれば利用できます。
利用方法は専用のインターネットFAXサービスに登録し、送信したい書類をインターネットFAXサービスへアップロード、相手のFAX番号を入力して送信します。受信したFAXはインターネットFAXサービスを通して確認したり、メール添付として確認したりといった方法があります。パソコンやスマートフォンで簡単に確認できるため、特にリモートワークが普及する現代において、インターネットFAXは効率的で利便性の高い方法です。

変換アダプターを利用する

クラウドPBXに変更しても既存のFAX番号でFAX機や複合機を引き続き利用したい場合、変換アダプターを利用する方法があります。変換アダプターはアナログデータをデジタルデータに変換し、インターネットを介して通信できるようにするデバイスです。これにより既存のFAX機をクラウドPBX環境で活用することが可能になります。
変換アダプターを利用するメリットはまず既存のFAX番号、FAX機や複合機をそのまま使用できるため、新たな機器の購入が不要でコストを抑えられることです。さらに既存のFAX機や複合機の操作に慣れている人にとっては、操作方法が変わらないため、新たに操作方法を覚えることも不要です。

光電話対応の複合機を利用する

クラウドPBXが光回線対応している場合には、光電話対応の複合機でFAXを引き続き利用できます。FAX回線を残す必要がないため、オフィスで使っている複合機が対応機種の場合は便利な方法です。複合機が非対応な場合は、複合機の導入コストが発生するため、検討が必要です。

インターネットFAXの利用メリット

インターネットFAXの利用は、多くの業務効率化のメリットをもたらします。以下に、その具体的なメリットをいくつか紹介します。

利用場所の制限がない

インターネットFAXの大きなメリットの一つは、場所に制限がないことです。従来のFAX機や複合機は、設置された場所でしか利用できませんでした。そのため、オフィスから離れた場所、リモートワークや出張先でFAXを送受信する必要がある場合、対応が難しいことがありました。
しかし、インターネットFAXを利用することで、場所に縛られることなくFAXの送受信が可能になります。インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンやタブレットなどがあれば、FAXの送受信ができます。これにより、リモートワークや出張先でも重要な書類を即座に送受信できます。

複合機が不要

インターネットFAXのもう一つの大きなメリットは、複合機やFAX機が不要という点です。従来のFAX送受信には、高価な複合機やFAX機を購入し、設置する必要がありました。これらの機器は初期費用がかかるだけでなく、メンテナンスや消耗品の交換にもコストが発生します。また、オフィススペースを取るため、特に小規模なオフィスでは場所の確保が難しい場合もあります。
インターネットFAXは専用の機器を購入する必要がなく、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンやタブレットなどを利用してFAXの送受信が可能になります。これにより、初期投資を大幅に削減でき、さらにメンテナンスや消耗品の交換も不要です。

ペーパーレス化の促進

従来のFAX機は紙を使用して送受信を行うため、送受信のたびに紙を消費し、それに伴うインクやトナーの消費も増えます。紙やインクなどのコストがかさむだけでなく、紙の廃棄やリサイクルの手間もかかります。
一方で、インターネットFAXは電子データとして送受信を行うため、紙を必要としません。受信したFAXはPDFや画像ファイルとして保存でき、送信も電子データをそのまま送ることができます。これにより、紙の使用量を大幅に削減することが可能です。
インターネットFAXの利用に切り替えることでペーパーレス化が進み、送受信したデータを電子データとして管理することで、検索や共有が迅速に行えるようになります。送受信したデータをフォルダに整理しておけば、必要なデータをすぐに見つけ出すことができ、業務のスピードアップに繋がります。さらに、クラウドサービスへ送受信したデータを保存することで、複数の担当者が同時にアクセスして作業を行うことも可能です。

ペーパーレス化は、環境保護の観点からも重要です。紙の消費を減らすことで、森林資源の保護やCO2排出量の削減に貢献できます。企業としても、SDGsの取り組みに繋がり、従業員に対しても環境意識を高めるきっかけとなります。

BCP対策に有効

BCP（事業継続計画）とは、自然災害や突発的な事故などの緊急事態においても、事業活動を継続したり迅速に復旧させたりするための計画を指します。インターネットFAXは、その特性からBCP対策にも多くのメリットを提供します。
インターネットFAXは物理的なFAX機や複合機に依存しないため、オフィスの被災や停電などの影響を受けにくいという利点があります。従来のFAX機や複合機では、機器が破損した場合や電源が供給されない場合にFAXの送受信が不可能になりますが、インターネットFAXはインターネット環境が確保できればいつでもどこからでも利用可能です。

これにより、緊急事態においても重要な通信手段を維持することができます。従業員はインターネット環境があれば自宅や外出先などのリモートワークからでもFAXの送受信が可能です。このため、オフィスが使用できなくなった場合でも、リモートワークを通じて業務を続けることができます。これにより、事業活動の中断を最小限に抑えることができ、顧客サービスの維持や取引先との連絡を継続することができます。

まとめ：インターネットFAXの効果的な活用法

クラウドPBXを導入し、FAXもインターネットFAXに切り替えることで、電話だけでなく場所を問わずFAXの送受信が可能になり、リモートワークや出張先でも迅速に対応できます。
またクラウドストレージと連携させることで、FAXデータの自動保存・共有が実現し、情報管理が効率化されます。さらに、BCP対策としても活用することで、緊急時の事業継続が確実になります。クラウドPBXとインターネットFAXの組み合わせは業務効率と安全性が大幅に向上します。
「どこでもMyFAX」は、インターネット環境があるパソコンやスマートフォンなどから、いつでもどこでもFAXを受信することができます。クラウドPBXの切り替えに合わせて、インターネットFAXの導入をご検討ください。