IT資産管理とは？ツールの目的や活用メリット、選定ポイントを解説
企業におけるIT資産管理は、現代のビジネス運営において非常に重要な役割を果たしています。企業が保有す...
ヤマトシステム開発株式会社
現代のビジネスにおけるコミュニケーションの手段の一つとして、FAXは今でも重宝されています。しかし、デジタル化が進む昨今、より効率的でコスト削減にも貢献する方法が求められています。こうした背景から、多くの企業や組織で注目されているのが「インターネットFAX送信サービス」です。
本コラムでは、インターネットFAX送信サービスの特徴やメリット・デメリット、さまざまなサービスの比較ポイントなどを幅広くご紹介します。
インターネットFAX送信サービスとは、文字通りインターネット回線を通してFAXの送受信を行うサービスのことを指します。従来のFAX機器とは異なり、特別なハードウェアを必要とせず、PCやスマートフォン、タブレットといった日常的に使っているデバイスから直接、FAX送信が可能になります。これにより、FAX送信にかかる時間や手間を大きく削減し、どこからでも簡単に文書を共有できるようになるわけです。
インターネットFAXは、従来の電話回線を使用したFAX送信とは異なり、インターネットを介して文書を送受信します。
このサービスの最大のメリットは、何といってもその利便性とコスト削減です。従来のFAX機を用いる場合、紙やインクなどの消耗品を定期的に購入する必要がありましたが、インターネットFAXを利用することでその必要性が無くなります。また、重要な情報を含む文書を送信する際も、高度なセキュリティ対策を施したサービスを選択することで情報の漏洩リスクを低減できます。
ここでは、インターネットFAXの主な特徴とメリットについてご紹介します。
インターネットFAXの最大の魅力は、コストの削減です。従来のFAX機器を使用する場合、機器の購入費用やメンテナンス費用、さらには電話回線を利用するための通信費が発生します。しかし、インターネットFAXではこれらのコストが大幅に削減され、送受信にかかる費用も低価格で済む場合が多いです。
インターネットFAXは、インターネット接続があればどこからでも文書の送受信が可能です。これにより、外出先や出張中でも重要な契約書や資料を送受信することができ、ビジネスの迅速性と柔軟性を高めます。また、専用のFAX機器が不要であるため、事務所内のスペースを有効利用することも可能です。
ペーパーレスでの運用が可能なため、インターネットFAXは環境に優しい選択肢として注目されています。従来のFAX送受信には、大量の紙やインクが消費されますが、インターネットFAXではデジタルデータとしての送受信が基本となり、無駄な資源の消費を大幅に削減します。
多くのインターネットFAXサービスの提供者は、データの暗号化やセキュアな送受信プロトコルを採用しており、セキュリティレベルは非常に高いです。これにより、機密情報が含まれる文書を安全に送受信することができます。また、送受信した文書のログが残るため、必要に応じて過去の送受信記録を確認することもできます。
インターネットFAXは、コスト削減、利便性、環境への配慮、そしてセキュリティといった多方面で従来のFAX送受信を上回るメリットを提供します。これらの特徴により、多くの企業や組織で採用が進んでおり、今後もその利用はさらに広がることが予想されます。
インターネットFAXには、先ほどご紹介したメリットから多くの企業や個人に採用されていますが、いくつかのデメリットも存在します。デメリットもあわせて理解することで、より効果的な利用計画を立てることができるでしょう。ここでは、インターネットFAXの主なデメリットについてご紹介します。
インターネットFAXの最大のデメリットは、その名の通りインターネット接続に完全に依存していることです。インターネットの接続が不安定であったり、接続が途絶えた場合、FAXの送受信ができません。特に、災害時などの緊急時には、インターネット接続が不可欠となるため、送受信の遅延や中断が問題となることがあります。
インターネットを介してデータを送受信するため、脆弱性のあるサービスを利用する場合はセキュリティリスクが懸念されます。送受信データの暗号化やセキュアな通信プロトコルを利用するサービスであればリスクを軽減できますが、不正アクセスやデータ漏洩の可能性を完全には排除できません。特に、機密情報を取り扱う場合には、データ保護のための追加のセキュリティ対策が必要になることがあります。
従来のFAX機と比較して、インターネットFAXは設定や操作が複雑になる場合があります。PCやタブレットなどの操作に慣れていないユーザーにとっては、初期設定やトラブルシューティングが難しいと感じることがあるでしょう。このため、スムーズな導入と継続的な運用のためには、適切なサポートやトレーニングが不可欠です。
一部の企業や機関では、旧式のFAX機を使用していることがあります。サービスによってはインターネットFAXと従来のFAX機との間に互換性の問題が発生する可能性があり、これにより受信側や送信側でトラブルが生じることがあります。旧式のFAXと送受信を行う場合は、インターネットFAXを利用する準備ができているか確認することが重要です。
法人向けに特化したインターネットFAXサービスを比較する際のポイントを解説します。
各インターネットFAXサービス提供者は、異なる特徴を持つサービスを提供しています。一部のサービスでは、基本的なFAX送受信機能に加え、文書の電子化や管理、自動転送などの機能を提供しています。自社の業務フローやニーズに合わせたサービスを選択することが重要です。
料金体系は、サービス選択時の重要な要素の1つです。多くのサービスは月額料金制を採用していますが、送受信できるFAXの数に制限がある場合や、追加料金が発生する場合もあります。料金だけでなく、提供される機能やサービスの充実度を考慮して、コストパフォーマンスの高いものを選択しましょう。
FAXには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティとプライバシーの確保は極めて重要です。データの暗号化や二段階認証など、セキュリティ対策をしっかりと講じているサービスを選ぶことをお勧めします。また、データセンターの物理的なセキュリティ対策についても確認することが望ましいです。
インターフェースの使いやすさや、システムへの簡単な統合能力も重要な選択基準です。従業員が使いやすいと感じるインターフェイスであれば、業務の効率化に直接つながります。また、既存の業務システムとの連携が可能かどうかも、スムーズな業務運営には欠かせません。
トラブル発生時や操作に関する疑問が生じた際、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかは、サービス選択において重要なポイントです。サポート体制の充実度や利用可能時間、サポート内容を確認し、自社の業務時間帯やニーズに合致するサービスを選択しましょう。
適切な法人向けインターネットFAXサービスを選択することは、企業のコミュニケーション効率を高め、業務をスムーズに進めるためにとても重要です。上記のポイントを踏まえて、自社に最適なサービスを選びましょう。
FAXは、多くの企業で依然として重要なコミュニケーションツールとして使用されている一方で、その取り扱いには数多くの注意点が存在します。特にデータの管理においては、セキュリティやプライバシー保護の観点から慎重に行う必要があります。
FAXで送受信されるデータには機密情報が含まれる場合が少なくありません。2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、2024年1月から電子取引データの保存が完全に義務化されています。
詳しくは以下のコラムで紹介していますので、ぜひご一読ください。
インターネットFAX送信サービスの利用で、効率的かつ効果的なビジネスコミュニケーションを実現するためには、さまざまな判断基準を考慮する必要があります。サービスの種類と機能、コストパフォーマンス、セキュリティとプライバシーの確保、ユーザビリティ、そして充実したサポート体制が、その選定におけるキーポイントとなります。これらの要素を総合的に比較検討することで、自社のニーズに最適なインターネットFAXサービスを見極めることが可能になるでしょう。
ヤマトシステム開発では「F-ネコ」というインターネットFAX送信サービスを提供しています。このサービスでは、FAX機やパソコン（Word,Excel、PowerPointのOffice文書）から原稿を預かり、指定の複数宛先に対して一斉送信ができます。サポート体制は24時間365日で、セキュリティの高いキャリア回線を利用している点が強みです。
業務の効率化はもちろんのこと、機密情報の安全な管理やシステムの利便性向上など、自社の課題に対して最適な選択が出来るようさまざまなサービスを比較してみてください。
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