RPAツール導入のメリット、目的、進め方とは？

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現在、人手不足や業務効率化のニーズの高まりから、RPA導入が注目されています。RPA導入により、人手不足の解消、業務効率の向上、コスト削減など、さまざまなメリットを得ることができます。
ここでは、RPAの概要や進め方をはじめ、実際にRPAで実施できる業務例など、RPA導入に関する情報を詳しく解説していきます。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、ソフトウェアロボットによる業務の自動化を意味します。ソフトウェアロボットが人間に代わってパソコン操作を行い、定型的な業務を効率化することが可能です。RPAを活用すると、データ入力や帳票作成、メール送信などの単純作業を自動化できるため、人手を削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。

RPAが拡大している背景

現在、RPAが多くの企業で求められている背景の一つに、人手不足があります。少子高齢化が進む中で、労働力人口の減少が深刻になっており、多くの企業では人手不足が大きな問題となっています。今後、労働力の確保がますます難しくなると見込まれており、早急に対策を講じる必要があります。そのため、24時間365日稼働できるRPAが、人間の代わりとなる労働力として期待されています。

また、働き方改革もRPAが必要とされる理由の一つです。長時間労働の是正や働きやすい環境の整備など、企業は労働環境の改善を求められています。社員が各自のライフスタイルに合わせた働き方を実現するためには、業務効率化が不可欠です。RPAは、残業時間の削減や短時間労働を可能にする有力な解決策として注目されています。

RPAでできる業務

多くの企業ではさまざまな業務をRPAで効率化し、生産性を向上させています。RPAは特に定型業務・単純作業やデータ収集、情報管理などの分野で大きな効果を発揮します。ここでは、RPAが具体的にどのような業務に役立つのか、その一部の実例について紹介します。

競合他社の価格リサーチ

競合他社の価格情報をRPAで抽出することができます。最新データに基づいた自社サービスの価格設定や価格修正が簡単になります。

SNS口コミのチェック

自社製品やサービスに対する顧客の生の声である、SNS上の口コミをRPAで収集することができます。生の声は、顧客満足度の把握、ネガティブな口コミへの対応、新たな製品開発のヒントに繋がります。これらの情報を取集することで、顧客満足度向上や新たなビジネスチャンスを生み出すことができます。

ECサイトのデータ収集

ECサイトの運営において、商品の在庫情報、価格情報、顧客情報など、さまざまなデータをRPAで効率的に収集・管理することができます。業務処理速度が向上します。

在庫状況のチェック

在庫状況のチェックは、RPAの得意分野の一つです。在庫の増減をリアルタイムに把握することで、欠品を防ぎ、過剰在庫を削減することができます。また、設定したしきい値を超えた場合に通知することも可能です。

顧客情報の登録

新規顧客を獲得した際の顧客情報のシステム登録作業は、連携するシステムが増えるほど手作業が煩雑になります。しかし、RPAを導入することで、この作業を自動化することが可能です。RPAの機能を使えば一度顧客情報を入力するだけで、RPAが複数のシステムにログインし、情報を自動的に登録してくれます。

請求書などの文書発行

RPAを導入することで、請求書の発行作業が自動化できます。請求書発行以外にも見積書、納品書、契約書、報告書、などの文書発行も可能です。

入金の消込作業

入金の消込作業とは、入金されたお金と請求書などの売上データを突き合わせ、その入金がどの請求書に紐づくものかを特定することです。RPAを活用することで、この作業を自動化することができます。事前に設定されたルールに基づいて、入金データと売上データを照合し、自動的に消込処理を行います。

問い合わせ対応やメール配信

自社フォームへの問い合わせ対応やメール配信は、RPAが活用できる業務の一つです。RPAを活用することで、定型的な問い合わせ対応やメール配信を自動化し、業務担当者の作業時間を削減し、生産性を向上させることができます。RPAは24時間365日休みなく作業することが可能なため、予め対象となる問い合わせと返信内容を設定しておくことで、自動返信と問い合わせ管理を同時に行うことができます。

勤怠チェック

社員の打刻データや出勤状況、遅刻・早退・欠勤などの情報を自動で収集・集計が可能です。RPAで収集した勤怠データを分析することで、残業状況などの傾向を把握し、最適な働き方の環境整備などに役立てることができます。RPA導入により、抽出漏れや入力ミスや一部のシステムへの登録漏れなどといったミスがなくなります。

RPA導入の進め方

RPA導入の成功には計画的な進め方が重要です。まず、最初のステップとして、現在の業務を詳細に把握し、自動化に最適な業務を選定します。次に、適したRPAを選び、トライアル運用を通じて効果や課題を検証します。最後に、トライアル結果をもとに具体的な導入計画を立て、全社展開をスムーズに行い、業務効率化を最大限に引き出します。ここではその進め方の具体的なポイントについて説明します。

業務の棚卸し

RPAで作業を自動化しても、RPAの効果が大きい作業とそうでない作業が存在します。そこで、業務の棚卸しが重要になってきます。現在行っているすべての業務を洗い出し、社内や部門内で現在どのような業務が行われているかを把握します。

業務の選定

RPAはあらゆる業務に活用できるわけではありません。業務の選定のポイントとして、パソコンでの作業業務、反復的な作業、標準化された業務が挙げられます。これらを参考に、自社の業務の中からRPAに最適なタスクを選定することが大切です。

RPAツールの選定

自社のRPA導入方針や、自動化したい業務・作業の種類によって、適したRPAツールは異なります。
下記の点を考慮し、IT部門と連携・相談しながら、各RPAツールの機能を調査することが大切です。

まずは、現在使用している業務システムやクラウドサービスを問題なく使用できるかどうか、導入を検討するRPAの互換性の確認が必要です。
次に、RPAには、クライアントPCにインストールしてロボットを動作させる「クライアント型」、サーバ上で稼働する「サーバ型」、クラウドサービス上で動作する「クラウド型」があります。それぞれにメリット・デメリットがありますので、適性を検討します。

AIとの高度な連携など、拡張機能を備えたRPAもあります。導入を検討するツールにどのような拡張機能があるかを調べることも有効です。

トライアルによる効果測定

トライアル運用では、導入を検討している業務に実際にRPAを適用し、作業時間の短縮率、精度の向上率、コスト削減額、業務効率化率、社員の満足度などの項目を測定することが重要です。これらの項目を測定することで、RPA導入の具体的な効果を把握し、導入の意思決定に役立てることができます。

また、トライアル運用は、RPA導入後に問題が発生した場合のリスクを軽減するためにも有効です。トライアル運用を通して、RPA導入に伴う課題や問題点を事前に洗い出すことで、本番導入時のトラブルを未然に防ぐことができます。

ツールの全社展開

RPAを全社展開する際は、初期段階でトライアル運用の結果をもとに、どの部署のどの業務に導入するかを決める必要があります。その方法として、一つは、棚卸しした業務の中から全体最適を考慮して選定するやり方です。もう一つは、社内や部門内からRPA化を希望する業務を募集する方法です。RPA導入の効果を考えるならば、既にRPAを導入した業務に類似した業務を選ぶことで、開発工数を抑えつつ、導入効果を高めることができます。また、導入初期の混乱を最小限に抑え、スムーズな運用が実現できます。

RPA導入によるメリットとデメリット

多くの企業がRPAを導入し、業務の効率化を行っていますが、RPA導入にはメリットとデメリットの両方があります。それぞれについて詳しく説明します。

メリット

RPAを導入のメリットとして、まず、人件費や残業代の削減が挙げられます。RPAは人間が繰り返し行う定型作業を自動化するため、業務効率を大幅に向上させることができます。また、人間よりも正確に作業を行うため、ミスの削減にも繋がります。社員は単純作業を行わず、コア業務に専念することが可能になります。労働環境の改善は、企業にとっても大きなメリットとなります。

デメリット

RPAには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。RPAの導入には初期費用がかかり、ライセンス料や開発費などが必要です。また、運用コストとして保守費やメンテナンス費用も発生します。さらに、RPAは特定の業務に特化しているため、すべての業務に適用できるわけではありません。これらのデメリットを考慮し、慎重に導入を検討することが求められます。

まとめ：RPAのことならヤマトシステム開発にご相談を

残業時間の削減や働きやすい環境の整備など、企業は労働環境の改善を求められています。RPAを導入することで、業務効率化や生産性の向上が実現でき、社員は各自のライフスタイルに合わせた働き方が可能となります。
RPA導入を検討している企業は、ぜひヤマトシステム開発にご相談ください。RPAのシナリオ作成や研修・教育などもサポートできます。豊富な経験とノウハウをもとに、最適なRPAソリューションをご提案いたします。