社内便の受け渡しや発送、社外からの郵便物の転送などといった重要な役割を担うメール室。しかし、発送元など情報を紙の台帳での管理は手間がかかり、追跡も困難です。そこで注目されているのが、社内便追跡サービスです。
社内便追跡サービスを利用することは、メール室での業務にとってどのようなメリットやデメリットがあるのか解説します。

メール室での社内便追跡の重要性

メール室の業務には、社内・社外からの郵便物や荷物の受け取り・回収、仕分けや配布、切手の管理などの作業があります。社内便の管理や追跡もメール室の業務の1つです。
社内便は、社内のさまざまな部署間でやり取りされる重要な書類や物品を配送したり、社外から届いた郵便物や物品を転送するために利用されています。
近年は請求書などもメールやPDFなどでのやり取りが増えているものの、未だ書類や現物のような紙ベースでのやり取りが残っている企業も多いでしょう。重要な書類を社内便で配送途中に紛失してしまった場合、社内の関係部署だけでなく取引先やお客さまに書類の再発行を依頼しなければならない可能性があります。そのため、社内便の管理や追跡は、重要な役割を果たしています。
情報漏えいなどの法的に影響のある事態に繋がる可能性もあるため、社内便の配送状況を追跡して管理することは、業務の効率化や円滑な情報共有には不可欠であるといえるでしょう。

メール室の業務における課題点とは

社内便を集中的に管理して社内便業務を効率化するために導入されるメール室ですが、郵送物自体が書類や現物であることから、紙ベースの業務のままとなっている企業が多くみられます。
しかし、紙ベースの管理では、日々多くの社内便がやり取りされている企業ではメール室内の業務が煩雑になっている場合があります。
具体的には、どういった課題点があるのでしょうか。

社内便の管理や追跡で紙のやり取りがある

メール室の業務にはさまざまな課題が存在しますが、その中でも特に、社内便の管理や追跡は大きな課題となっています。
メール室では社内便や郵送物を多く取り扱い、社内便では発送元・宛先や転送先などの情報の管理も紙の台帳などで管理していることが多く、管理や追跡において何かと紙ベースのやり取りが発生しがちです。社内便の管理や追跡は重要な対応ですが、紙ベースのやり取りでは記載ミスや紛失・遅延が発生しやすく、書類の紛失や未着による問い合わせ対応などの手間や時間もかかります。
また、紙ベースのやり取りが多くある状況では、テレワークのような現代の柔軟な働き方に適応することが難しく、社内便や郵送物によって業務量も左右されやすいという課題点があります。

社員が本来の業務へ集中できるようにするために導入されているメール室ですが、その業務をさらに効率化するにはどうすればよいのでしょうか。

社内便業務の効率化には、追跡サービスを利用する

社内便業務の効率化を考えられる手段としては、大まかにはメール室の業務を外注にする方法と、社内便の追跡をしたり、情報を一元管理することができる追跡サービスを導入する方法があります。
課題点の多い社内便の管理や追跡は、従来では紙のやり取りが中心だったために追跡が困難で紛失のリスクも高くなってしまいがちでした。
しかし、追跡サービスを導入する方法であれば、配送業者などを変えることなくリアルタイムに追跡や管理をすることができるため、導入を検討しやすい企業も多いのではないでしょうか。

社内便の追跡サービスとは

社内便の追跡サービスとは、社内便のオフィス間などの移動状況をリアルタイムで確認できるサービスです。
追跡サービスを利用すると、1通単位の二次元バーコードなどで社内便の配送状況や配送ステータスなどの情報を一元管理することが可能となり、社内便の配送状況を専用のWebページなどからリアルタイムで確認することができるため、紛失防止に役立ちます。
また、発送通知や受領通知を自動配信することが可能なため、問い合わせ対応の負荷が軽減され、業務の効率化に繋がります。

社内便の業務や情報を共通化して一元管理できる

社内便の追跡サービスでは、二次元バーコードやバーコードリーダなどを利用して社内便の宛先などの情報を管理システムへと登録し、発送・オフィス到着・受領などの配送ステータスを管理します。
社内便の業務管理を効率化するためには業務や情報を共通化して一元管理することが重要ですが、従来の紙の台帳の管理では、各部署や中継されるオフィスによって発送元・宛先や転送先といった社内便に関する情報が異なる記載方法で記録されてしまう場合も多くあります。
そのため、社内便の情報の一元管理が難しくなってしまい、紛失や誤配が発生しやすくなります。加えて、紙ベースの管理方法では配送ステータスの管理を行うこともできないため、リアルタイムでの追跡も困難でした。
しかし、追跡サービスでは二次元バーコードなどを利用して社内便の追跡を行うことができるため、リアルタイムに配送状況を確認することも可能で、誤配や遅延が発生した場合には配送の履歴をたどることで早期に社内便を発見できます。
外部からの郵送物や荷物をシステムへ登録することで、社内での転送を追跡することも可能です。また、1通単位から追跡が可能なサービスもあるため、大量の社内便がやり取りされている企業であっても管理が容易になります。
導入費用や利用料についてはサービスによって異なるため、自社の状況に合わせたサービスを検討しましょう。

導入して期待できるメリットとは

導入することで期待できるメリットには、以下の点が挙げられます。

• 管理業務の効率向上: いつでもどこからでも配送ステータスの確認が可能になります。また、履歴を確認することもできるので、社内便の情報の管理を効率化することができます。
• コスト削減: 紛失時などの問い合わせ対応や、再配送などにかかる手間やコストを削減することができます。
• 情報共有の精度向上: 社内便の配送ステータスがリアルタイムに共有されることに加え、発送通知や受取通知が配信されるため、社内便に関する情報共有の精度が向上します。
• 紛失・盗難防止: 社内便の配送の履歴が残るため、盗難や紛失を防ぐことができます。
• セキュリティの強化: 社内便の誤配や紛失のリスクが減るため、情報漏えいのリスクも抑えることができます。

このように、社内便の追跡サービスを導入することで、さまざまなメリットを期待することができます。

導入することによるデメリットとは

社内便の追跡サービスを導入することによるメリットは多くありますが、一方でデメリットも存在します。

• システムの維持にコストがかかる: サービスの導入時だけでなく、月額や年額などでの利用料が発生します。
• 使いこなすのに時間がかかる: サービスを導入して社内便の新しい管理方法に慣れるまで、時間がかかる場合があります。
• セキュリティリスクがある: サービス側のセキュリティのリスクや、障害などが発生し、社内便の管理に影響が出る可能性があります。

企業は、メリット・デメリットを踏まえて、社内便の追跡サービスの導入を検討する必要があるでしょう。

重要社内便追跡サービス（クラウド）のご紹介　── ヤマトシステム開発

ヤマトシステム開発では、社内便の追跡サービスである「重要社内便追跡サービス（クラウド）」を提供しています。
このサービスは、Webで社内便の宛名登録しバーコードを発行、配送ステータス確認や、転送指示や、受領確認までWebで完結します。受取人などの対象者へ配送通知メールで配信されるため、「いつ送った？」の問い合わせ対応が削減します。送り状も自動作成できるため、社内便を出したい社員もメール室の担当者もストレスなく発送することが可能です。
また、本サービスはクラウド型サービスのため、専用のソフトは不要です。インターネットに繋がる端末があればご利用いただけます。
ヤマトシステム開発の重要社内便追跡サービス（クラウド）の詳細は、以下のページよりご覧ください。

まとめ：追跡サービスを利用して、効率的に社内便の管理・追跡を行おう

日々多くのやり取りがある社内便の管理や追跡の効率化は、多くの企業のメール室においても課題となっていると考えられます。しかし、従来の紙ベースによる管理では、社内便の発送元・宛先や転送先などの情報の管理も煩雑なため、紛失や遅延が発生しやすく、追跡も困難でした。
そこで、社内便の追跡サービスを利用して、社内便の管理・追跡の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。