オフィス移転時の文書削減・デジタル化で会議室の確保
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ヤマトシステム開発株式会社
2025年4月の私立学校法改正は、学校法人に大きな影響を与えます。本記事では、改正の概要、変更点、対応が必要となる書類や管理コストへの影響などについて解説します。改正によって業務負担が増加するのか、文書のデータ化が管理コスト削減に繋がるのかなどについても解説していきますので、効率化の方策を検討中である学校法人の担当者の方はぜひ最後までご覧ください。
2025年4月1日から施行される私立学校法改正は、私立学校や学校法人が社会の信頼を得てより一層の発展をするため、社会の要請に応え得る実効性の伴うガバナンス改革を推進するための制度改正となります。そのため、本改正のポイントは、学校法人のガバナンス強化と情報公開の推進にあります。
具体的には、「執行と監視・監督の役割の明確化・分離」の考え方より、理事・理事会、監事および評議員・評議員会の権限分配を整理し、私立学校の特性に応じる形で「建設的な協働と相互けん制」を確立することを目的としています。
今後、私立学校を運営する学校法人は、ガバナンス体制の充実を図り、より透明性が高く、説明責任を果たせる組織へと変わることが求められています。
この私立学校法改正は、学校法人の運営に大きな影響を与えます。
私立学校のガバナンスの実効性を高めるため、学校法人に従来から設置されている機関の役割や権限、就任制限の見直しが行われるとともに、新たな機関の導入が行われます。役員等に関する権限や要件については、特に大きく変更されます。また、私立学校法の枠組みの中で会計監査人制度が実施されることに伴い、各学校法人において内部統制システムの整備が必要となります。これらの変更に伴い、学校法人は新たに対応が必要となる書類が増えることとなります。
具体的な変更点としては以下の項目があります。
【役員等の機関に関する権限等の整理について】
【監査体制の充実について】
監査体制を充実させるため、大臣所轄学校法人等は、会計監査人の設置が義務付けられ、会計監査を受けることになります。
さらに、会計監査人制度の導入とともに、内部統制システムの整備も義務付けられることになり、会計監査人は、公認会計士または監査法人でなければならず、評議員会の決議によって選任されます。
また、会計監査の対象となる開示書類は、私立学校法に基づく開示書類のうち、「財産目録」と「計算書類（貸借対照表及び収支計算書）及びその付属明細書」となります。
特に、監査体制や会計監査人制度導入の変更点については、新たに対応が必要となる書類となるため、各学校法人での管理コストに影響があるといえそうです。
本改正についての詳細は以下の文部科学省の公式ページもご確認ください。
文部科学省 「私立学校法の一部を改正する法律等の施行について（通知）」
私立学校法改正によって新たに対応が必要となる書類は以下のものが挙げられます。
【作成根拠の法律が変更となるもの】
【既存の書類から、一部の対応が変更となるもの】
【新たに追加されるもの】
また、会計帳簿や計算書類（貸借対照表及び収支計算書）・附属明細書などは10年間の保存が定められ、財産目録は「定時評議員会の日から５年間、主たる事務所に備え置く」と定められます。
そのほか、情報の備置き、閲覧、公表等についても公表が努力義務となる書類も多くあるため、これまで以上に「書類をいつでも検索・閲覧・公表できる」状態に管理しておくことが求められるでしょう。
書類に関する変更点の詳細は、以下の文部科学省のサイトもご確認ください。
今回の私立学校法改正での変更では、書類の作成・保管・公表に関しても変更が多いため、書類管理などの点で管理コストの変化がありそうですが、特にどういった部分で影響が出るのでしょうか。
ここからは、影響が出ると考えられる書類の管理コストなどを中心に解説していきます。
今回の私立学校法改正において、以下の書類が大臣所轄学校法人では公表が必要と定められており、そのほかの学校法人においても公表が努力義務となるため、書類をいつでも公表できる状態にしておく必要があります。
また、書類によっては5年間や10年間の保管を求められるため、保管するスペースや管理するコストに加え、関係者による閲覧や情報の公開に合わせて必要な書類を探す手間などが発生することが予想されます。そのため、従来の書類管理よりも業務の負担は増える可能性があります。
文書や書類の保管場所の確保や管理、書類の捜索などによる管理業務のコスト増に対しては、文書や書類をデータ化（PDFデータなど）することも対策としては有効といえます。
文書のデータ化とは、スキャナを使用して文書や書類をスキャニングすること、OCR（光学的文字認識）などの技術によって文書や書類を文字データに変換して取り込むことです。
文書をデータ化すると複数の拠点へ共有することができるため、文書を郵送する手間やコストが減ります。また、不要となった原本の文書や書類は倉庫にまとめて保管することで、空いた場所を別のものに充てることも可能です。
そのほか、データ化することによって検索機能などで文書や書類をすぐに見つけることも可能となるため、書類捜索の時間を別の業務に充てることができてコストの削減へと繋がるでしょう。
このように文書のデータ化は、管理コスト削減に有効な手段の一つとなりますが、メリットとデメリットを考慮した上で導入を検討することが重要です。
文書をデータ化するメリットとしては、以下の点が挙げられます。
このように、文書のデータ化はコスト削減だけでなく、災害時などの紛失リスク対策や働き方の見直しにも繋がるため、積極的に検討していきたいものだと思います。
しかし、文書のデータ化には当然デメリットもあります。次のセクションでは、デメリットについて見ていきましょう。
文書のデータ化にはメリットが多く存在しますが、デメリットも存在します。具体的には以下のような点が挙げられます。
メリットだけでなく、これらのデメリットも考慮した上で、文書のデータ化を行うかどうかを判断する必要があります。
文書のデータ化・管理の効率化が求められている現状において、これらの業務をどのように進めていくべきか悩む学校法人は少なくありません。
特に、過去から蓄積している膨大な量の文書をデータ化する場合には、データ化の作業自体に人員や時間が必要となるため、他の業務を行いながらでは手が回らないといった学校法人の担当者の方も多いと思います。
そこで、文書のデータ化・管理を効率化するための方法として考えられる対応策は、委託サービスの利用です。
ここから、文書のデータ化・管理で委託サービスを利用すると具体的にどのようなメリットがあるのか、解説していきたいと思います。
文書管理の効率化のために検討できる手段としては、先述した通り、文書のデータ化・管理の委託サービスを利用することが挙げられます。
文書のデータ化・管理の委託サービスを利用することで、以下のようなメリットが期待できます。
ただし、文書データ化・管理の外部委託サービスを利用する際には、以下のような点にも注意する必要があります。
これらの点を踏まえて、各学校法人に適した文書のデータ化・管理の外部委託サービスの利用も視野に入れて検討することで、業務効率の向上と管理コストの削減に繋がるでしょう。
ヤマトシステム開発では、文書のデータ化・管理を効率化できる「文書スキャニングソリューション」をご提供しています。
高セキュリティな運用環境に加えてさまざまな形式の書類に対応しており、少量の枚数からご利用可能です。また、全国のヤマト運輸との営業拠点とも連携しているため、輸送コストやデータ化の対応時間も削減できます。
書類スキャン後のデータについては、クラウド納品・HDDやDVDの媒体納品といった複数の対応方法や、文書や書類スキャン後の原本についても保管や返却を選べるため、利用される学校法人の状況に適した対応が可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
2025年4月に施行される私立学校法改正は、学校法人に大きな影響を与えます。改正に伴い、書類の管理方法を見直す必要が生じ、管理コストの増加が懸念されています。
文書データ化・管理を効率化するには、委託サービスの利用も検討できます。専門業者に依頼することで、スキャニングやデータ入力などの作業を効率的に行うことができます。
効率化を目指す学校法人は、文書データ化サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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