BtoBの受発注業務において、現在も利用されているFAX。取引先の指定などで廃止が難しく、届いたFAXをシステムへ手入力しデータ化している現場は少なくありません。このデータ化作業における課題が、注文書のフォーマットが取引先ごとに異なることです。
AI-OCRは異なるフォーマットの注文書を自動的に認識し、データ化することができます。この記事では受発注業務を効率化する「AI-OCR」を活用したFAX注文書のデータ化について解説します。また、インターネットFAXと組み合わせた受発注の方法も紹介します。受発注業務における手入力作業から解放されたい方は、ぜひ参考にしてください。

FAX注文書のデータ化を阻む「フォーマットの壁」

BtoBの受発注業務において、現在も利用されているのが1つがFAXです。取引先からの指定があったり、昔からの慣習だからといった理由で、FAXによる注文書を完全にゼロにするのは難しいのが実情です。
届いたFAX注文書を自社のシステムに取り込んで処理するためには、データ化する必要があります。データ化する方法には、手入力やOCR処理などがあります。ただしOCR処理にはハードルが存在します。それが、注文書の「フォーマットの壁」です。

取引先ごとに異なるフォーマットがデータ化のネックに

FAX注文書のデータ化を難しくしている要因の1つに、取引先によって注文書のフォーマットが異なるという点があります。
フォーマットが異なるため、取引先ごとに商品や納品先などの記載位置も異なってきます。白紙に手書きされたラフなFAX注文書や、取引先ごとに独自作成されたフォーマットが送られてくるケースも少なくありません。
従来の一般的なOCRは、あらかじめ用紙のどこに・何が書かれているかを設定しておく「定型フォーマット」の読み取りを前提としていました。そのため、多種多様なフォーマットがあるFAX注文書をデータ化しようとすると、取引先ごとの全フォーマットに対して読み取り位置の設定をしなければならず、運用に至らないケースが多くなっていました。この「非定型」という特性こそが、FAX注文書をOCR処理でデータ化を阻む最大のネックとなっています。

データ化のため手入力にかかる時間と労力

FAX注文書のデータ化をシステムで自動化できない場合、手入力によるアナログ作業を余儀なくされます。
受信したFAX注文書を紙に出力し、入力担当者が目視で内容を確認しながら自社のシステムへ手入力していく作業は、多くの時間と労力を消費します。また、個人の手書き文字のクセを読み解く入力担当者には負荷がかかります。
手入力によるデータ化には、ヒューマンエラー（入力ミス）のリスクもつきまといます。品番や数量の入力ミスは誤出荷に直結するため、手入力でデータ化した後はダブルチェックが欠かせません。本来コア業務に割くべきリソースが、このFAX注文書のデータ化に伴う手入力と確認作業に奪われています。

なぜAI-OCRならバラバラのFAX注文書を読めるのか？

従来のOCRでは困難だった非定型フォーマットの課題を解決し、FAX注文書のデータ化の効率化につながるのが、AI-OCRです。
取引先ごとに異なるフォーマットの課題は大きいですが、AI-OCRの導入がこの課題の効果的な解決につながります。AI-OCRは、従来のOCR技術に比べて高い柔軟性と精度を持つため、多種多様なフォーマットの注文書を読み取りデータ化することができます。

従来のOCRとAI-OCRの違い

従来のOCRは、あらかじめ指定された位置にある文字を抽出するルールがベースの技術です。FAX注文書のレイアウトがずれたり、行数が増減したりすると、正しくデータ化できません。
一方、AI-OCRは、ディープラーニング（深層学習）をはじめとするAI技術を活用しています。多くのデータを学習したAIが、文脈や文字の形状から「そこに何が書かれているか」を推論します。これにより、位置定義に依存せず、多種多様なフォーマットのFAX注文書をデータ化することができます。

フォーマットが異なる注文書を自動認識する仕組み

AI-OCRは、FAX注文書全体を画像として解析し、品名・数量・納品先といった項目をAIが自動で見つけ出すことができます。
例えば、「数量」という記載ではなく「数量（個）」「ロット」などと記載されていても、前後の文脈や表の構造から「ここが数量の欄である」とAIが判断します。この高度な自動認識機能により、初めて受け取る取引先のFAX注文書であっても、事前設定なしに高い認識率でデータ化を実現できます。
このような仕組みにより、AI-OCRは多種多様なフォーマットのFAX注文書を自動で認識し、データ化することができます。手入力や従来OCR処理に比べて業務負担を軽減し、受発注業務の効率化に貢献します。

FAX注文書をAI-OCRでデータ化する3つのメリット

取引先ごとに商品や納品先などの記載位置が異なる非定型のFAX注文書を、AI-OCRの認識技術でデータ化することによって、転記ミスや目視確認の手間を削減することにつながります。その結果、入力担当者はより付加価値の高い業務に専念できるようになり、現場の業務環境が改善されます。

入力業務の時間短縮（コア業務への集中）

主要なメリットは、手入力にかかっていた時間の削減です。AI-OCRがFAXで届いた注文書の内容を読み取りデータ化するため、入力担当者は入力する作業から解放されます。作業時間の短縮は、単に作業の省力化にとどまらず、受注業務全体の効率化と品質向上に直結します。入力担当者は煩雑な入力作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

ヒューマンエラー（転記ミス）の防止

人が行う手入力には、見間違いや打ち間違いによるヒューマンエラーがつきものです。
AI-OCRは客観的に文字を認識しデータ化するため、単純な転記ミスのリスクを削減できます。また、AIが読み取りに自信がない箇所（確信度が低い文字）にはアラートを出す機能が備わっていることもあるため、人がチェックすべきポイントが明確になり、確認漏れのリスクを低減し、確認の精度を高めることができます。
また、設定したルールに基づき、例えば㈱などの略称ではなく株式会社とする、和暦ではなく西暦へ自動変換する、などの機能が備わっていることもあります。全角・半角の統一なども自動補正できるため、手作業による修正作業時間の削減にもつながります。

ペーパーレス化・テレワークの促進

インターネットFAXとAI-OCRを組み合わせることで、紙の印刷が不要になりペーパーレス化につながります。
インターネットFAXは、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うサービスです。従来のFAXのように電話回線を使用せず、FAX機や複合機も使用しないため、紙やトナー代の削減ができます。
受信したFAX注文書を印刷せずに画面上で確認し、そのままデータ化してシステムへ連携できるため、FAX業務のペーパーレス化が実現します。出社して紙のFAXを受け取る必要がなくなり、テレワークや柔軟な働き方を促進します。

AI-OCRを活用した新しい受注業務フロー

実際にインターネットFAXを利用し、AI-OCRを導入した場合、FAX注文書のデータ化から処理までの流れはどのように変わるのでしょうか。

FAX受信からデータ化、システム連携までのステップ

新しい業務フローは非常にシンプルです。

1. 受信 :インターネットFAXを利用しFAX注文書を受信
   送信元の取引先はインターネットFAXを使用せず、従来通りの紙で送信しそれをインターネットFAXで受信することができます。
2. データ化: 受信したファイルをAI-OCRへ自動連携
   必要な項目をAIが抽出しデータ化します。
3. 確認・修正: AIのアラート箇所の目視確認
   データ化された内容と元のFAX注文書とデータ化した内容を見比べ、AIがアラートを出した箇所を中心に目視確認を行います。
4. システム連携: 自社のシステムへ連携
   データ化した情報をAPI経由やCSVファイルで自社のシステムなどへ取り込みます。納品書などの帳票作成、発注処理、発送伝票の印刷などを行います。

このように、FAX注文書の受信からシステム連携まで自動化フローを構築することで、受発注業務の効率化が実現します。
多種多様なフォーマットに対応可能なAI-OCRの特長を活かすことで、従来の手作業や手入力、単純なOCR処理では困難だった課題の解決に寄与します。

導入を成功させるポイント（目視確認の重要性など）

AI-OCRの読み取り精度は非常に高いものの、100%ではありません。かすれが酷い文字や、極端に崩れた手書き文字の場合、誤読が発生する可能性があります。
AIにすべてを任せて無人化するのではなく、AIが一次処理のデータ化までを行い、人が最終確認を行うという役割分担の意識が重要です。目視確認が行いやすいAI-OCRツールを選ぶことも、運用を楽にさせるポイントとなります。
導入後の初期段階は、AI読み取り結果のチェックを目視で行い、誤読や漏れを修正します。正確なデータ化を担保するため、AI学習のフィードバックを活用します。また、定期的に読み取り精度を検証します。AIへ再学習や設定調整を行い、精度向上を図っていくことが必要です。

AI-OCRで面倒なFAX受注から解放されよう

取引先によってフォーマットが異なるFAX注文書は、長らく業務効率化の壁となっていました。しかし、進化したAI-OCRを活用すれば、事前の面倒な設定不要で、多種多様なFAX注文書を迅速にデータ化できます。
さらにFAXの受注をインターネットFAXにすることで、業務効率は更にあがります。受信したFAX注文書を紙に出力することなく、電子データのままAI-OCRへ連携でき、確認も画面上でできるため、ペーパーレス化と入力業務の自動化が同時に実現できます。
手入力や確認作業、そして紙の処理に追われる日々から抜け出し、より生産性の高い受注体制を構築するために、インターネットFAXとAI-OCRを活用したデータ化を検討してみてはいかがでしょうか。

AI-OCRに対応した「らくにデジタル化AI-OCR」

「らくにデジタル化 AI-OCR」は、手書き書類も含めて多種多様な帳票をスムーズにデータ化し、手入力業務の削減に貢献できます。
AI-OCRのため、事前のフォーマット設定が不要です。取引先ごとにレイアウトが異なる非定型の注文書や請求書などの帳票が、AIが読み取り箇所を自動で判別してデータ化します。AI-OCRの高度な認識技術により、二重線での訂正や枠線に重なった手書き文字までも正確に読み取れます。読み取り精度は非常に高く、活字であればほぼ100％、人が読めるレベルの手書き文字でも約95％で認識できます。

手入力にかかる時間と人件費を削減し、これまで複数人で行っていた入力内容の確認作業を「AI＋1名」の体制へと効率化することで、従業員がより創造的なコア業務に集中できる環境づくりを支援します。