PC-FAXとは?業務効率化におすすめの方法を徹底解説!
PC-FAXとは、パソコンから直接FAXを送受信できるサービスのことです。従来のFAX機と異なり、わざわざ紙に印刷する必要がなく、スピーディーかつ効率的なコミュニケーションを実現でき、多くの企業で導入が進んでいます。
ここでは、PC-FAXやそのほかインターネットFAXなどの種類や機能とメリット・デメリットを紹介します。また、FAXを送信する際のエチケットについても解説します。
PCからFAXを送受信するやり方とは
技術の進化に伴い、環境保護の意識も高まっています。これにより、紙を使用しないペーパーレスの取り組みが進んでいます。かつてFAXを利用する際は、送信も受信も紙が必要でしたが、今日ではどちらもペーパーレスで可能になっています。
パソコンを使ってFAXを送る方法には「PC-FAX」、「FAXソフト」、「インターネットFAX」の3つがあります。これらの方法についての概要と特徴を解説していきます。
PC-FAXを利用したFAX送受信の場合
PC-FAXは、パソコンと複合機を接続してFAXの送受信を行う手段です。
送信の際は、まずパソコンから複合機にデータを送り、その後固定電話線を通じて相手方にFAX内容を送ります。受信の場合も、固定電話線を経由してデータを受け取り、パソコンで内容を閲覧することができます。
PC-FAXの導入を考える際は、メリットとデメリットをしっかり比較して検討することが大切です。
用意するもの
必要なものは、電話回線、複合機、パソコンです。基本的には、紙を使用した従来のFAX送受信と同様の設備が求められます。
紙ベースでFAXを使用していた企業であれば、以前から使用している複合機や固定電話回線を引き続き使用可能です。複合機とは、FAX機能に加えプリンターやスキャナの機能を持つ機器のことですが、PC-FAXが利用できるよう、対応している複合機の選定が必要になります。また、FAX通信の内容を確認するためには、パソコンが必要です。
PC-FAXを送受信する際のメリット
既存の複合機がPC-FAXに適応していれば、新たに購入することなくそのまま利用することができ、追加の導入費用を抑えることが可能です。加えて、PC-FAX機能の使用を前提としても、必要に応じて紙を用いたFAX送受信を行うこともできますので、将来的に紙の使用が必要になる場合でも問題なく対応できます。
PC-FAXを送受信する際のデメリット
PC-FAX機能付きの複合機が必要であり、新規に購入する場合、費用が発生する可能性があります。また、複合機の保守費用などランニングコストが発生します。そのため、FAXを頻繁に使わない場合、投資に見合った効果が得られないことも考えられます。
さらに、複合機をつなぐパソコンのオペレーティングシステム(以下、OS)についても検討が必要です。利用するOSによっては、PC-FAX機能が使えないことがあるので、事前の確認が重要です。
FAXソフトを利用したFAX送受信の場合
専用のFAXソフトウェアをパソコンにインストールすることで、固定電話回線を通じてFAXの送受信ができるようになります。このソフトウェアを活用することで、複合機がなくても、パソコン単体で直接FAXをやり取りすることが可能となり、パソコンがFAXの代わりを務めることができます。
PC-FAX機能付きの複合機を持っていないが、固定電話回線を通じてFAX送受信を行いたい場合に適した方法です。
用意するもの
必要なものは、FAXソフト、パソコン、モデム、固定電話回線です。この方法では複合機は不要です。
利用できるFAXソフトには多種多様なものがあり、その中には無料で使えるものから、自動応答や大規模な一斉送信などの特別な機能が付加された有料のものまで存在します。より高度な機能が必要な場合は、有料のソフトウェアを選ぶことをお勧めします。また、モデム内蔵のパソコンをお持ちなら、新たにモデムを購入する必要はありません。
FAXソフトを利用した際のメリット
FAXソフトを利用する場合は、PC-FAX機能付きの複合機を使うよりも導入にかかる費用を削減できます。無料のFAXソフトでも基本的な利用には充分ですし、必要になるモデムの購入費用も数千円程度と比較的低価格です。
有料のソフトを選択すれば、FAX機能をさらに強化できる点も魅力です。自社の使用状況に合わせて最適なソフトウェアを選べるので、使用する側にとって利便性が高まります。
FAXソフトを利用した際のデメリット
FAXソフトを使用している際にパソコンがオフの状態でFAX が送られてきた場合、通信が開始できずにFAX送信側が通信エラーとなるため、データは保存されず失われます。そのため、FAXソフトを使用するには、パソコンを常時稼働させておくことが求められます。
さらに、FAXソフトを使ったFAX送受信は固定電話回線を介して行われるため、インターネット回線を使用しての送受信はできません。この方式を採用するには固定電話回線との契約が必要になります。
FAXソフトを利用する際は、このようなデメリットを把握することも大切です。
インターネットFAXを利用したFAX送受信の場合
インターネットFAXは、クラウドを介してFAXデータの送受信を行うサービスのことです。クラウド型FAXサービスやネットFAXとも称され、FAXデータの送受信には固定電話回線かインターネット回線のいずれかが利用される場合があります。場所を問わずFAXの送受信が可能なため、外出先や家からでもFAXを送信することができます。
FAXの送信はクラウドサービスを経由して行われ、受信データも同サービス上に保管されます。これにより、パソコンを使って手軽にFAXの送受信が可能となります。また、設定がシンプルであるため、契約後は迅速にパソコンからFAXを直接送受信することが可能です。
用意するもの
必要なものは、インターネット接続が可能なパソコンまたはスマートフォンです。一部のサービスでは、パソコンやスマートフォン以外にもタブレットや携帯電話からの利用が可能です。
それでも、提供されるサービスによっては、複合機や固定電話回線が求められる場合もあります。そのため、利用予定のサービス内容を十分に確認し、必要な機材を揃えることが重要です。
インターネットFAXを利用した際のメリット
インターネットFAXは、他の手段と比べて導入コストが低いため、FAX通信のペーパーレス化は容易に行えます。基本的にはパソコンとインターネット接続があればどこからでもFAXの送受信が可能ですので、自宅での勤務時などオフィス外からの利用も実現できます。
加えて、一部のサービスでは自動的にFAXを分類し、標準文を挿入する機能が利用できるため、FAX関連作業の効率化が図れます。
これらのメリットにより、多くの企業が従来のFAXシステムからインターネットFAXへの移行を進めています。インターネットFAX導入を検討する場合、メリットとデメリットをよく検討し、自社に適したサービスを選ぶことが勧められます。
インターネットFAXを利用した際のデメリット
インターネットFAXを使ってFAXの送受信を行うとき、いくつかのデメリットがあります。例えば、一部のサービスでは受信するたびに費用が発生することがあります。また、インターネットのプランによっては、FAXの頻繁なやり取りによって受信費用が増加することも考えられます。
さらに、インターネットFAXサービスを開始するにあたり新たな契約が必要となり、これが追加の手間になることがあります。利用するサービスによって必要となる手続きやコストが異なるため、自社のニーズに合わせてサービスプロバイダーに相談することが賢明です。
インターネットFAXの利用を検討する際は、これらの不利な点を認識しておくことが大切です。セキュリティ対策をしっかり行い、信用できるサービスを選択することで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。
FAXを送信する際の5つのエチケットを振り返る
メールやチャットのようなデジタル手段が広く使われている今日でも、ビジネスの現場では、FAXが果たす役割は小さくありません。FAXを利用する際には、適切なエチケットを遵守することが求められます。
送信状をつける
FAXの送信において、送信状を添付することは非常に重要なエチケットです。送信状には送信日時、送信者名、宛先名、件名、本文、連絡先などが記載されており、これによって受信者は送信されたFAXの概要をすぐに理解でき、誰からいつどのような内容でFAXが送られてきたのかを把握することができます。これは、受信者とのスムーズなコミュニケーションに役立ちます。
送信状が果たす役割は以下の通りです。
- 誤送信を防ぐ:宛先名や件名を明記することで誤って違う宛先に送信するミスを防げます。
- 内容を明確にする:FAXの内容を分かりやすく伝えることができるため、受信者は送信者の意図を正確に理解できます。
- 記録として残す:送信状は送信記録として残すことが可能であり、将来的に送受信した内容の追跡や確認に役立ちます。
重要な内容を含むFAXを送信する際には、送信状を添付することが特に推奨されます。送信状を添付することにより、情報の正確な伝達を保証し、誤解が生じる可能性を減らすことができます。FAXは今でも多くのビジネスシーンで利用されており、その適切な利用はプロフェッショナリズムを示すことにもつながります。
機密情報は避ける
FAXを使用する際には、送信したい相手に直接文書が届くとは限らないことを理解する必要があります。FAXが受け取られた後、その文書が不特定多数の人の目に触れる可能性があるため、特定の個人宛てに秘密や機密を含む書類などをFAXで送ることは避けるべきです。
ページ数を最低限に抑える
FAX送信時にページ数を最低限にすることの重要性には多くのメリットがあります。
- 時間およびコストの削減:FAX送信にはページ数に比例して時間がかかり、それに応じて費用も増加します。したがって、ページを最低限に抑えることで、これらのコストを減らすことが可能になります。
- 受信側の端末負担を軽減:受信するFAXが多ページであると、それに伴いインクや用紙の使用量が増え、端末の負荷が高まります。これはインクの枯渇や用紙切れのリスクにもつながるため、ページ数を抑えることでこれらの問題を避けることができます。
- 情報伝達の効率化:情報が簡潔にまとめられると、受け取った側は重要なポイントを素早く理解できます。必要な情報だけを伝達することにより、相手は情報をより効率的に受け取ることが可能になります。
多くのページをFAXで送信する際は、ページの順番が混ざらないように、それぞれにページ番号を明記することが重要です。ページ数の削減は送信者と受信者の両方にとってコスト、時間、環境的な観点からメリットがあります。送る資料はできるだけ簡潔にして、相手の負担を考慮しましょう。
送信前後に電話をかける
FAX送信時に、相手方とのスムーズなやり取りを促進するために、電話での連絡を積極的に行うことが推奨されます。電話でのやりとりには次のようなメリットがあります。
- FAXの到着確認ができる:実際に相手がFAXを受け取ったかどうかを直接確認し、送信に関する不明点や問題があればその場で解決できるため、トラブルを防げます。
- 内容の説明を行うことが可能:FAX内容が複雑な場合や、特定の説明が必要な場合は電話での説明で相手の理解を深めることができます。
- 緊急性や重要性を伝えやすい:FAXの内容に緊急性や特別な重要性がある場合、電話での連絡により、相手に即座に対応を促すことが可能です。
電話での連絡は、送信する前に電話をかけることで、相手がFAXを受け取る準備をしているか確認できます。また、簡単な内容の紹介や送信の許可をもらうことも可能です。送信後の電話では送信したFAXの受領を確認するのはもちろん、内容について質問がある場合は、直接説明や回答を行うことができます。
時間帯に注意する
相手が営業時間を過ぎた後に送信すると、内容の確認や返信が遅れる可能性があります。特に重要な内容を送信する場合は、相手の営業時間内を送信時間帯として選ぶのがおすすめです。
また、相手が海外にいる場合は、時差にも注意する必要があります。時差を考慮せずに送信すると、相手が寝ている間に受信してしまう可能性があります。相手の迷惑にならないように、時差も考慮した時間帯を送信時間帯として選びましょう。
「FAX Web送受信サービス どこでもMyFAX」で業務をスムーズに
ヤマトシステム開発が提供するFAX Web送受信サービス 「どこでもMyFAX」は、FAX専用の回線・機器を用意しなくても専用のFAX回線で届いたFAXをどこでも確認することができます。また、パソコンやスマートフォンなどインターネット経由で受信や送信、転送が可能です。
FAX機とFAX回線が不要
「どこでもMyFAX」では、インターネットがつながっているパソコンやスマートフォンを通じてFAXの送受信が行えるため、FAX機とFAX回線が不要です。また「どこでもMyFAX」は、とくに大量にFAXを受信する際に役立ち、受信が集中した時の話中によるエラーを防ぎます。紙やインクの不足による受信エラーがなく、機会損失を防ぎます。
専用のWeb管理画面を用いることで、お客さま自身で宛先の管理や送信結果の確認が簡単に行えます。さらに、場所を問わずFAXの送受信が可能ですので、外出先からでも迅速にビジネスの対応が可能となり、業務の効率化に大きく貢献します。さらに、部署や担当者ごとにFAX番号を割り当てることで、担当者が直ちに重要な情報を確認し対応できる体制を整えることもできます。
導入事例:月平均12時間12分の労働時間削減!
ヤマトシステム開発が提供する「どこでもMyFAX」の具体的な導入事例として、倉庫・運輸業における活用事例を紹介します。
倉庫・運輸業のY社では、4つのチーム分のFAXを1台の複合機で受信していましたが、その結果、FAXの仕分け作業に多大な時間がかかっていました。また、在宅勤務の社員にFAXを転送する作業も手間がかかるという悩みがありました。到着したFAXの仕分けやファイリング作業が負担となり、本社の移転に伴う複合機の削減が混雑を生じさせる可能性も懸念されていました。
この問題を解決するために、Y社ではインターネットを介してFAXを確認できる「どこでもMyFAX」を導入しました。この結果、以下のような改善が実現されました。
- 月平均で12時間12分の労働時間を削減でき、作業効率が大幅に向上
- 月平均で3,356枚のペーパーレス化が達成され、環境への負担が軽減
- 必要な複合機の台数を6台から1台に削減することができ、設備面でのコスト削減とスペースの有効活用が可能に
Y社ではインターネットを活用したFAXの管理システムの導入により、時間とコストの削減、さらにはペーパーレス化に成功し、労働環境の改善と効率化が図られました。
まとめ:「どこでもMyFAX」を導入し業務効率化を目指そう
従来のFAX機は、紙の文書をスキャンして送信する必要があり、時間も手間もかかっていました。しかし、「どこでもMyFAX」を利用することにより、パソコン上で簡単に文書を作成・編集し、直接送信することが可能となります。また、受信したFAXもパソコン上で確認・管理できるため、紙のFAXの整理や保管の手間も省けます。
業務の効率化を図るためにも、ヤマトシステム開発のFAX Web送受信サービス「どこでもMyFAX」の導入をご検討ください。