自治体からFAXを誤送信したため個人情報などが流出するという事故が起こっています。FAX誤送信は、情報漏えいや誤送信に気づくのが遅れ対応も遅れるなど、深刻な問題を引き起こします。そのため、FAXを誤送信してしまう原因と対策を知り、安全な情報管理体制を構築する必要があります。
個人情報保護の重要性が高まる中、自治体がFAXを送信する際の安全対策は急務です。ここではFAX誤送信が起きる原因や対処法などについて詳しく解説します。

自治体にてFAX誤送信が起こる主な原因

なぜ、自治体が個人情報などの重要書類をFAXで誤送信してしまうのか、その主な原因を説明します。

ゼロ発信を忘れている

手動でFAX番号を入力して送信を行うと、誤った番号を入力してしまうことが原因で、FAX誤送信を起こしやすいです。番号入力の間違いには「0（ゼロ）発信忘れ」というものがあります。

「0（ゼロ）発信」とは、外部の電話番号に電話をかける際に、番号の前に「0」を付けることです。FAX送信の際も同様になります。
これは家庭用の電話では必要ありませんが、内線システムや転送機能が備わったオフィス用のビジネスフォンで使用されています。ビジネスフォンは初めに内線に接続される仕組みになっているので、外線に切り替えるためには「0」を押す必要があります。外線へ発信するための専用のボタンを押す場合もありますが、「0」のボタンで外線に切り替える方法も用いられています。

「0」を付けずに発信してしまうと、意図しない相手へ送信される可能性があります。例えば、「03-1234-5678」という番号にFAXを送信する場合、先頭の「0」で外線に切り替わり、同じ市街局番内の「3123-4567」という番号が同一市内で未使用であれば、送信先が存在しないため問題は発生しません。しかし、その番号が使われている場合は、誤った所にFAXが届いてしまうことになります。

宛先の間違いがないかの確認を怠ると、FAX誤送信に気付くのが遅れ、対応が間に合わない恐れがあります。

登録先が誤っている

登録先の誤りとは、送信先情報の入力ミスや、そもそも登録情報自体が間違っている場合などがあります。例えば、電話番号の桁数を間違えて登録していたり、移転に伴いFAX番号が変更されたにも関わらず、変更が漏れていたりということが考えられます。また、別の登録名で登録していたというケースもあります。
登録先の誤りを防ぐためには、以下のような対策が有効です。

• 登録情報が合っているかどうか、入力前に必ず確認する
• 登録情報と実際の情報が一致していることを定期的に確認する
• 移転やFAX番号の変更があった場合は、速やかに登録情報を更新する

これらの対策を徹底することで、登録先の間違いによるFAX誤送信を防ぐことができます。
自治体では、個人情報を含む重要な情報を扱うことが多いため、FAX誤送信による情報漏えいを防ぐことは非常に重要です。登録先情報の管理を徹底し、FAX誤送信が発生しないような体制を整えることで、安全な情報管理を実現することが求められます。

誤った書類を送信している

FAX送信の枚数が多い場合や、複数の送信先への書類を同時に扱っていたりする時は、誤った書類を送ってしまうリスクが生じます。また、資料を置き忘れることによって、他の人が置き忘れた書類を誤送信してしまうというケースもあります。

送信作業に入る前に、再度書類が正しいか確認し、異なる宛先への書類が混在しないよう、それぞれを個別に管理しておくことが重要です。

FAX誤送信で引き起こされる問題点

FAX誤送信は情報漏えいや個人情報の悪用など、さまざまな問題を引き起こします。具体的な問題点としては、以下のようなものが挙げられます。

機密情報が外部に流出してしまう

番号入力の誤りや誤った送信先情報の登録などにより、意図しない送信先にFAXが送られてしまうケースがあります。こうしたFAX誤送信は、内部情報や個人情報の漏えいというリスクがあり、状況によっては重大なトラブルへと発展する恐れがあります。

誤送信に気づかず対応が遅れる

FAX誤送信に気づかず対応が遅れると、流出した内部情報や個人情報などの流出の被害が拡大する可能性があります。FAX誤送信に気づかない理由としては、FAX送信後、送信完了を確認せずに作業を終了してしまう場合や、FAX誤送信に気づいても、その重要性に気づかず対応を後回しにしてしまう場合などです。
また、送信先が複数の場合、どの送信先に誤送信してしまったのか特定に時間が掛かるや特定できないケースもあり、対応が遅れる要因となります。

セキュリティ対策不足で信用を失う

FAXに関するセキュリティ上の懸念点としては、FAX誤送信や、送信した書類を紛失することが主に考えられます。これに対し、通信の安全性についてはあまり問題にされない傾向にあります。その理由は、標準的なFAXが使用するのが電話回線のみであり、これが比較的安全な手段と見なされているためです。
一方、クラウドのFAXサービスを使用している場合、電話回線だけでなくインターネット回線を使用しています。インターネット回線は電話回線に比べて、セキュリティ上のリスクが高いと考えられています。そのため、情報漏えいがあった場合には、「セキュリティ対策が不十分な自治体」という印象を与え、以降、関係する自治体や企業からのみではなく、住民からも信用を失う場合があります。

FAX誤送信した場合の対処法

速やかに謝罪を行い、送った書類の回収や削除を依頼し、FAX誤送信の原因を究明することが大切です。FAX誤送信した相手に謝罪し、誤送信の原因を探り、再発防止策を検討します。FAX誤送信は起こりうることですが、早急な対応と再発防止策の検討が重要となります。

速やかに謝罪を行う

個人情報が含まれるFAX誤送信は、特に自治体においては重大な問題です。迅速な対応が求められ、特に重要なのが該当者への謝罪です。謝罪が遅れると、該当者が不安や不信感を募らせ、問題がさらに深刻化します。そのため、FAX誤送信が判明したら、できるだけ早く該当者に謝罪し、状況説明を行うことが大切です。
また、FAX誤送信によって流出した個人情報などの被害拡大を防ぐため、必要に応じて警察や関係機関への報告も必要になります。

FAX誤送信の原因を確かめる

FAX誤送信を繰り返さないために、その原因の徹底的な分析が必要です。ここで大切なことは、FAX誤送信を行った担当者や責任者を責めるのではなく、FAX誤送信が起った背景を理解し、それを防止策の策定に活かすことです。これにより、FAX誤送信のリスクが高まる作業環境の改善や、より効果的なチェック体制の構築が可能となります。
原因分析をする際には、急いで結論を出さず、以前に似た事例がないか慎重に比較し考慮する必要があります。「単なる番号の確認ミス」を超えて、「なぜその確認ミスが生じたのか」「現在の作業体制のどこに欠陥があったのか」という深層の原因にまで目を向ける必要があります。これを怠ると、同じ理由でのFAX誤送信が再度発生する可能性が高まります。

FAX誤送信を防止するためには

FAX誤送信を防ぐための対策をいくつかご紹介します。これらの対策を組み合わせることで、FAX誤送信を防ぐことができます。

チェック体制を整備する

チェック体制を確立するには、FAX送信時の確認フローのマニュアルや確認チェックリストを作成することが一つの手段となります。
一人の担当者による宛先や番号の確認作業は、責任が重くミスを引き起こす可能性が高まります。そこで、FAX送信に関するマニュアルや確認チェックリストを作り、それを元に複数のスタッフで確認作業を分担することで、FAX誤送信を防ぐとともに各人の作業負担も軽減させることが可能です。
もし誤送信が生じた場合、既に整備されたマニュアルを基に原因分析を行うことで、原因の特定が容易になります。ただし、マニュアルはその有効性を保持するためにも、いつでもどこからでも容易にアクセスできるよう、適切に管理する必要があります。

インターネットFAXを活用する

インターネットFAXを用いることで、インターネットを介してパソコンやスマートフォンからFAXの送信が可能になります。電話回線を必要とせず、複数の宛先に同時送信もできます。
従来のFAX機器と比較して、資料をうっかり置き忘れてしまうことによるFAX誤送信のリスクを減らすことができるほか、インターネット回線があればどの場所からでもFAXの送信だけではなく、受信ができるというメリットがあります。
さらに、送信前に責任者の確認を必要とする機能が設けられているため、事前のダブルチェックによりFAX誤送信を事前に防ぐことが可能です。

PC-FAXを活用する

電話回線を使用した従来のFAXは、二つのFAX機間で文書を送受信します。この過程で電話回線を利用するため、通信には料金がかかります。
一方、PC-FAXとは、複合機のような製品にパソコンを接続し、パソコンの画面を通じてFAXの送受信を行うシステムです。送信や受信において紙の印刷が不要なため、紙やインクを節約することができます。しかし、PC-FAXもFAXと同じく電話回線を使用するため、通信料は発生します。

まとめ：セキュリティの高いキャリア回線を利用したFAX送信サービスを活用しFAX誤送信を防ごう

FAX誤送信は、重大な問題を引き起こすため、対策を講じることが重要です。ヤマトシステム開発は、「FAX送信サービス F-ネコ」を展開しており、既存のFAX装置やインターネット接続があるコンピュータを通じて、複数の相手にFAXの一括送信が可能です。初期設定費用や月額の基本料金は発生せず、国内送信先への料金も一律で設定されています。
このサービスでは、セキュリティの高いキャリア回線を利用することで、送信時の情報漏えいを防ぎ、安心して利用できる環境があります。利用者は回線の負荷に関する心配なくサービスを利用できます。また操作に関するサポート体制もあり、24時間365日監視体制のため安心して利用できます。

FAX誤送信を防ぐためにも、ヤマトシステム開発「FAX送信サービス F-ネコ」の導入をご検討ください。