ここ数年で急速にペーパーレスの流れに変わりました。これまでペーパーレス化しようとしてもなかなか実行に移せなかった企業も、コロナ禍を経験したことで非接触での伝達やテレワークが普及して必然的に紙を使用しない環境に変化したことが要因です。ここではペーパーレスに取り組むことで得られる６つのメリットについてフォーカスします。

ペーパーレスに取り組むことで得られるメリット

紙の用紙代や印刷代などのコスト削減（コストの削減）

企業が従来の紙を使用した業務プロセスをデジタル化する取り組みです。これにより、いくつかの重要なコスト削減が実現できます。
まず、紙の用紙代と印刷代が大幅に削減されます。紙の購入や印刷作業にかかるコストが不要になるため、企業はその分の費用を節約できます。特に大規模な組織では、これらのコストが膨大になる場合があります。

次に、印刷作業にかかる労力や時間も削減されます。文書を印刷し、配布する手間がなくなるため、従業員はその時間を他の価値ある作業に充てることができます。さらに、デジタル文書は簡単にバックアップや保管が可能です。紙の文書が紛失したり破損したりするリスクが低減され、情報の安全性が向上します。

また、ペーパーレス化は環境にも利益をもたらします。紙の製造や廃棄に伴う環境負荷が削減され、森林保護に寄与します。
総じて、ペーパーレス化は企業にとって紙の用紙代や印刷代などのコスト削減をもたらし、効率的な業務運用を実現します。同時に、環境への配慮も実現できる取り組みと言えます。

文書検索など業務効率化（検索とアクセスの効率化）

デジタル文書は検索が容易です。キーワードやフレーズを用いて瞬時に目的の文書を検索できるため、情報の取得が迅速に行えます。これにより、従業員は時間を節約し、作業効率が向上します。

次に、電子文書は容易に共有や送信ができます。メールやクラウドサービスを活用して、必要な情報を瞬時に共有できるため、コミュニケーションがスムーズに行えます。また、デジタル文書は瞬時に編集や修正が可能です。印刷物を再度作成する手間が省けるため、効率的な作業が可能です。

重要書類の紛失・盗難リスクの削減（情報のセキュリティ強化）

ペーパーレス化はバックアップとセキュリティを強化します。データは電子的に保管され、必要な時に容易に復元できます。また、セキュリティ対策を施すことで、情報漏洩や紛失のリスクを低減します。

総括すると、ペーパーレス化は文章検索や共有、編集、バックアップなどを通じて業務効率化を実現します。これにより、企業は生産性を向上させながら、環境への配慮も実現できるでしょう。

オフィス賃料の抑制

デジタル文書は物理的な収納スペースを必要としません。ファイルキャビネットや収納棚が不要になり、これらのスペースを他の目的に活用できます。これにより、オフィスのレイアウトを効率的に最適化し、より多くの作業スペースを確保できます。

次に、ペーパーレス化により、オフィス内でのデスクの配置を柔軟に調整できます。紙文書が不要になるため、各従業員のデスクスペースを削減したり、共有スペースを活用したりすることができます。これにより、必要なスペースのみを確保し、無駄なスペースの使用を抑えることができます。

さらに、デジタル文書はクラウドや内部サーバーなどの電子的な媒体に保管されるため、物理的な保管スペースが不要です。これにより、オフィス内の収納スペースを最小限に抑えることができます。総括すると、ペーパーレス化はオフィス賃料の抑制に有効な手段です。デジタル文書の採用により、収納スペースの最適化とオフィスの効率的な活用が実現され、賃料の削減が可能です。

テレワークなど働き方の多様化（遠隔ワークの促進）

テレワークや他の柔軟な働き方を支援する重要な要素です。従来の紙文書をデジタル化することで、情報の共有やアクセスがオンライン環境で容易になります。テレワークでは、従業員がオフィス外で仕事を行うため、紙文書の物理的な持ち運びが困難です。しかし、ペーパーレス化により、必要な情報をオンラインでアクセスできるため、場所や時間の制約を受けずに作業が可能です。

また、デジタル文書はクラウドなどのオンラインプラットフォームに保管され、必要な従業員が適切な権限を持ってアクセスできるようになります。これにより、リモートワーカー同士やオフィス内外の関係者間での情報共有が円滑に行えます。

さらに、ペーパーレス化は環境への配慮にも貢献します。紙の使用量を削減することで、森林の保護や廃棄物の削減に寄与します。
総じて、ペーパーレス化は働き方の多様化を支援します。テレワークや他の柔軟な働き方を実現するためには、デジタル環境での作業が必要不可欠であり、それを実現する一環としてペーパーレス化が重要な役割を果たします。

SDGs貢献による企業イメージ向上（環境への負荷削減

企業が環境への負荷を削減し、持続可能な発展目標（SDGs）への貢献を通じて企業イメージを向上させる重要な取り組みです。まず、ペーパーレス化は紙の使用を大幅に削減し、それに伴う森林破壊や二酸化炭素排出を抑制します。紙の製造には多くの資源が必要であり、その生産過程は環境への負荷が大きいです。ペーパーレス化によってこれらの負荷を削減し、SDGsに掲げられた環境保護の目標に貢献します。

また、デジタル化された文書は電子的な媒体に保存されるため、物理的な保管スペースが不要です。これにより、オフィスのスペース効率も向上し、不要なスペースの利用を抑制します。

さらに、ペーパーレス化は企業のCSR活動としての一環として評価されます。環境への配慮やSDGsへの貢献は、顧客やステークホルダーからの評価を受け、企業の持続可能性への取り組みを示す重要な要素となります。

総括すると、ペーパーレス化は環境への負荷を削減し、企業がSDGsに貢献する一環として評価される重要な取り組みです。企業はこれを通じて、持続可能性に対するコミットメントを示し、イメージを向上させることができます。

ペーパーレスは非効率？発生しうるデメリット

デジタルデータの依存度が高まることで、システム障害やデータ喪失のリスクが増加します。サーバーの故障やハッキングなどによって重要な情報が失われる可能性があります。また、デジタルデータの保存は適切なセキュリティ対策が必要です。セキュリティが確保されていない場合、機密情報が漏れるリスクがあります。

さらに、デジタル文書は印刷物よりも画面上での閲覧が主流ですが、長時間の画面作業は目の疲れや健康への影響を引き起こす場合があります。
最後に、ペーパーレス化には初期投資が必要であり、システム導入やトレーニングにコストがかかる場合があります。
したがって、ペーパーレス化を検討する際には、利点とデメリットをバランスよく考慮し、適切な対策を講じることが重要です。

紙をめくって探すほうが早いケースもある？

デジタル文書は検索機能を使って特定の情報を探す場合が一般的ですが、正確なキーワードやタグが付けられていない場合、探し出すのが難しいことがあります。対照的に、物理的な文書は直感的にめくることで視覚的に情報を探し出すことができます。

また、デジタルデータは特定のアプリケーションやソフトウェアを利用して閲覧する必要があり、それらのアクセスが制限される場合があります。一方、物理的な文書は手に取って確認できるため、アクセス制限の問題が発生しにくいです。

さらに、デジタルデータは技術的な問題によってアクセスできなくなる場合があります。例えば、ファイルの形式が古くなったり、対応するソフトウェアが存在しなくなったりすると、情報が利用できなくなる可能性があります。以上のように、特定の条件下では、物理的な文書をめくって探す方が効率的である場合があります。したがって、ペーパーレス化を実施する際には、業務の特性やニーズに基づき、適切な方法を選択することが重要です。

まとめ：ペーパーレス化は多くの利点をもたらします

コスト削減:
印刷物や用紙の購入や印刷代の削減により、企業の経費を抑制できます。文書検索の効率化: デジタル文書は検索機能を使って素早く特定の情報を探し出せるため、作業効率が向上します。

業務効率化:
データの共有や処理が容易になり、タイムリーな情報のやり取りが可能になります。オフィス賃料の抑制: 紙文書の保管スペースが不要になり、オフィススペースの最適活用が可能です。

働き方の多様化:
デジタル文書は場所や時間を選ばずアクセス可能であり、テレワークなど柔軟な働き方を支援します。

SDGS貢献と企業イメージ向上:
ペーパーレス化は環境への負荷を軽減し、持続可能な経営に貢献します。また、企業の環境への配慮が高まり、良いイメージを与える要因になります。