電子帳票システムの機能やメリットを徹底解説！スムーズな導入方法とは
電子帳票システムとは
電子帳票システムとは、見積書や注文書、請求書など企業が扱う帳票を電子データとして作成管理までできるシステムです。今まで見積書や請求書などは、紙媒体として作成し印刷、郵送まで行っていました。しかし、この方法では、作成や郵送手配に時間がかかり、送料も発生します。取引先の数が多いとその分コストも増えてしまいます。
電子帳票システムを使えば、顧客情報や取引内容などによるデータから自動で帳票の作成が可能となります。また、帳票の配信や管理もパソコン上でできるため、紙の帳票を管理する必要がなくなり、コストの大幅削減が可能となります。
帳票の電子化が求められるようになったのはなぜか
帳票の電子化が進むようになったのは、政府の「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」がきっかけです。この基本計画は国や民間においての手続やサービスの生産性の向上を目指し、データの活用による価値を創るため社会全体のデジタル化を打ち出したものです。これにより、企業は書類のデータ化が課題となりました。
また、帳票の電子化に関する法律の規制緩和が行われたことも大きく影響しています。もともと見積書や請求書などは紙で保存することが原則でした。しかし、「電子帳簿保存法」により決算に関する書類や帳簿書類を電子データで保存することが認められたため、電子帳票システムのニーズは年々高まっています。
電子帳票システムの主な機能
電子帳票システムを使ってどのようなことが実現できるのでしょうか。電子帳票システムの機能を紹介していきます。
作成
電子帳票システムの機能で一番基本的なものが「作成」です。注文書・請求書などの帳票をパソコン上で作成できます。ワードやExcelなどで作成する場合には作成に時間がかかり、レイアウトにも制約がありましたが、電子帳票システムを使えば、社内業務システムにある必要なデータから、好きなレイアウトや内容で作成することが可能です。
保存・管理
電子帳票システムは紙や電子の両方ともシステムに取り込むことができるため、帳票管理を一括でできます。
配信
"電子帳票システムでは、取引先宛てのメールにURLを添付し帳票をダウンロードしてもらうことも可能です。また、電子帳票システムでは郵送代行サービスやクラウド型でのFAX送信サービスなども提供されているため、取引先に応じて柔軟に対応できます。
ユーザーアカウントへのアクセスに二要素認証を導入することで、不正アクセスを防ぐ一層のセキュリティを提供します。通常のパスワードだけでなく、追加の確認要素が必要となります。
"電子化
紙での帳票をスキャナで読み込み、データとして保存することもできます。このことから、紙媒体で保存していた帳票をシステム管理に置き換えることもできます。電子帳票システムには、スキャンした紙に書かれた文字を読み取り、電子データに変換できる機能がついているものもあります。
印刷
電子帳票システムで作成した帳票は、プリンターにより紙として出力することも可能です。帳票を電子データで受け取れない取引先にも、紙として対応できます。
検索
電子帳票システムには検索機能がついています。会社名や年月日、勘定科目などのキーワードを入力指定することで、目的の帳票をスムーズに見つけられます。
セキュリティ
電子帳票システムではハイレベルなセキュリティ機能が搭載されているので、情報流出や第三者による悪用を防ぐことができます。自動バックアップ機能も搭載されているので、データ紛失や災害など万が一のトラブルの場合でも自動バックアップ機能によりデータを復旧させることができます。
電子帳票システムのメリット
電子帳票システムを使用することで、コストや業務において多くのメリットが生じます。具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。
ペーパーレス化でコスト削減
紙で帳票を作成した場合、紙代やコピー代がかかります。また、取引先に郵送する場合には郵送費用もかかります。電子帳票システムを導入することでこれらの費用が削減できます。取引先が多い場合、 コスト削減が見込めます。
また、自社のPCやサーバー上など帳票を管理することで、今まで紙を保管していたキャビネットや保管スペースは必要ありません。キャビネット代や保管に必要としていたスペース代の削減となります。このように、ペーパーレス化によって 紙、印刷、郵送、保管の４つのコストを削減することができます。
業務効率化で作業がスムーズに
帳票書類は、税法上7年間の保管が義務付けられおり、取引先の多い企業は、全ての帳票を紙で管理するのは大変です。しかし、電子帳票システムならファイリング作業は簡単になります。また、システムの機能を使えば、検索も簡単です。紙の場合は、手作業で対象の書類を探さなければならず時間がかかりますが、帳票をデータ化することで検索が容易になり、顧客からの問い合わせにすぐに対応できます。
承認作業も効率化にできます。紙の帳票で承認を得る場合は、承認者に紙を持っていく必要がありましたが、帳票は電子化されているので、いつでもどこでも共有や閲覧・承認依頼が可能になります。スマートフォンやタブレットからでも見ることができます。システム機能をフル活用することで、取引先との手続きのリードタイムを短縮することが可能になります。
紛失などのリスク軽減<<
紙の場合、帳票をキャビネットなどで保管していても、帳票を持ち出した際にどこかに置き、そのまま失くしてしまうことや、他の書類とともにシュレッダーにかけてしまうというリスクがあります。電子帳票システムで保管すれば、置き忘れなどといったケースで帳票をなくすことはありません。システムを使えばデータでの送付や転送をセキュアに行いアクセス制御や暗号化もできるので、情報漏洩のリスクを減らすことができ、セキュリティ面でも安心です。
SDGsの取り組みとして
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電子帳票システムを使えばペーパーレス化が進みます。ペーパーレス化はSDGsのなかの森林保全への活動にもつながります。 SDGsとは、持続可能な開発目標のことで、貧困や環境問題など世界が抱える課題を解決し、持続可能な世界を実現するために策定されました。SDGsへの取り組みを重要視している企業は国内外を問わず増えています。電子帳票システムを導入しSDGsに取り組んでいる企業として、社会へアピールすることができます。
電子帳票システム導入の進め方
電子帳票システムの機能やメリットを説明しました。それではシステムをスムーズに導入するためどうしたらよいのでしょうか。ポイントを3つご紹介いたします。
１．使用する部署がどこか
見積書や請求書を作成している部署が経理部であれば、経理部に相談しシステムを使ってもらうことが重要です。運用を変更することはパワーを使いますが、慣れれば業務の効率化は進みます。その際、操作性が高く機能がシンプルなシステムを導入すれば学習コストを抑えることができます。
２．どこまでシステム化するのか
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帳票の作成や管理を行っているうえで、業務上、どの部分がネックになっているかを知ることが大切です。 電子帳票システムの機能は多岐にわたります。システムで帳票を作成できるようになりたいのか、配信までを行ってほしいのか、どこまでシステム化するのかの範囲を判断する必要があります。
３．適しているツールは何か
電子帳票システムは各社提供されていますが、それぞれに特長があります。電子化する帳票の範囲を定め、業務の流れやセキュリティ面なども考慮し、実際に提供している企業からデモンストレーションを受けるなど、適したシステムを見極めることが大切です。
まとめ：電子帳票システムを導入しよう
今回の記事では、電子帳票システムを説明しました。電子帳票システムはメリットも多く、導入企業も増えています。コスト削減やセキュリティ向上のために、帳票Web配信サービス（クラウド）のご検討はいかがでしょうか。
