公開日：2024/03/29
最終更新日：2025/11/28

電子帳票システムとは

電子帳票とは、これまで紙で作成・発行・保存されてきた見積書や注文書、請求書など企業があつかう帳票を、電子化（デジタルデータ化）したものを指します。電子帳票システムとは、電子帳票を作成・配信・保存し、管理までできるシステムです。電子帳票がデジタル化された帳票などの「モノ（データ）」であるのに対し、電子帳票システムはそれらを効率的に作成から管理するための「ツール（仕組み）」です。

これまで見積書や請求書などは、紙媒体として作成し印刷、郵送まで行っていました。しかし、この方法では、作成や郵送手配に時間がかかり、送料も発生します。取引先の数が多いとその分コストも増えてしまいます。
電子帳票システムを使えば、顧客情報や取引内容などによるデータから自動で帳票の作成ができます。また、帳票の配信や管理もパソコン上でできるため、紙の帳票を管理する必要がなくなり、コストの大幅削減につながります。

帳票の電子化が求められるようになったのはなぜか

帳票の電子化が進むようになったのは、政府の「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」がきっかけです。この計画が目指していたのは、「デジタル技術とデータの利活用を通じて、国民一人ひとりが豊かさや利便性を実感できる社会を実現すること」でした。現在では、日本のデジタル化の土台を築く上で重要な役割を果たしています。
この計画の中では、紙の書類をなくし、デジタル化することを前提とした仕組みへ移行することを強く打ち出しています。これにより、企業は紙の書類のデジタル化が課題となりました。
また、帳票の電子化に関する法律の規制緩和が行われたことも大きく影響しています。もともと見積書や請求書などは紙で保存することが原則でした。しかし、2024年1月の電子帳簿保存法により決算に関する書類や帳簿書類を電子化で保存することが認められたため、電子帳票システムのニーズは高まってきました。2026年1月に電子帳簿保存法における「電子取引データの電子保存義務化」の猶予措置（宥恕措置）が終了するため、紙に印刷して保存することが原則禁止され、電子データのまま保存することが義務化されることがすでに予定されています。

電子帳票システムの主な機能

電子帳票システムを使ってどのようなことが実現できるのでしょうか。電子帳票システムの機能を紹介していきます。

作成

電子帳票システムの機能で一番基本的なものが「作成」です。注文書・請求書などの帳票をパソコン上で作成できます。WordやExcelなどで作成する場合には作成に時間がかかり、レイアウトにも制約がありましたが、電子帳票システムを使えば、社内業務システムにある必要なデータから、好きなレイアウトや内容で電子帳票を作成することができます。

保存・管理

電子帳票システムは紙や電子の両方ともシステムに取り込むことができるため、帳票を一括管理できます。

配信・郵送・送信

電子帳票システムでは、取引先宛てのメールにURLを添付し帳票をダウンロードしてもらうことができます。また、電子帳票システムでは郵送代行サービスやクラウド型でのFAX送信サービスなども提供されているため、取引先に応じて柔軟に対応できます。
ユーザアカウントへのアクセスに二要素認証を導入することで、不正アクセスを防ぐために、より一層強固なセキュリティを提供します。通常のパスワードだけでなく、追加の確認要素が必要となります。

電子化

過去の紙の帳票をスキャナで読み込み、データとして保存することができます。今まで紙媒体で保存していた帳票をシステム管理に置き換えることもできます。電子帳票システムには、スキャンした紙に書かれた文字を読み取り、電子化に変換する機能を備えているものもあります。

印刷

電子帳票システムで作成した帳票は、プリンタにより紙として出力することも可能です。帳票を電子化で受け取れない取引先にも、紙として対応できます。

検索

電子帳票システムには検索機能がついています。会社名や年月日、勘定科目などのキーワードで検索することで、目的の帳票をスムーズに見つけられます。

セキュリティ

電子帳票システムの多くはハイレベルなセキュリティ機能が搭載されているので、情報流出や第三者による悪用を防ぐことができます。自動バックアップ機能も搭載されているので、データ紛失や災害など万が一のトラブルの場合でも自動バックアップ機能によりデータを復旧させることができます。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムを使用することで、コストや業務において多くのメリットが生じます。具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。

ペーパーレス化でコスト削減

紙で帳票を作成した場合、紙代やコピー代がかかります。また、取引先に郵送する場合には郵送費用もかかります。電子帳票システムを導入することでこれらのコストが削減できます。取引先が多い場合は、 大きなコスト削減が見込めます。
また、自社のパソコンやサーバ上などで帳票を管理・保管することで、今まで紙を保管していたキャビネットや保管スペースが不要になります。キャビネットや保管に必要としていたスペースの削減となります。このように、ペーパーレス化によって 紙、印刷、郵送、保管の4つのコストを削減することができます。

業務効率化で作業がスムーズに

帳票書類は、法人税法に基づき、取引に関する帳簿や現金収受や預貯金取引で作成した証憑書類など7年間の保管が義務付けられており、取引先の多い企業は、全ての帳票を紙で管理するのは大変です。しかし、電子帳票システムなら保管作業は簡単になります。 紙の場合は、手作業で対象の書類を探さなければならず時間がかかりますが、電子帳票システムの機能を使うことで検索が容易になり、取引先からのお問い合わせにすぐに対応できます。
承認作業も効率化できます。紙の帳票で承認を得る場合は、承認者に紙を持っていく必要がありましたが、帳票は電子化されているので、いつでもどこでも共有や閲覧・承認ができます。スマートフォンやタブレットからでも見ることができます。システム機能をフル活用することで、取引先との手続きのリードタイムの短縮につながります。

紛失などのリスク軽減

紙の場合、帳票をキャビネットなどで保管していても、帳票を持ち出した際にどこかに置き、そのまま失くしてしまうことや、他の書類とともにシュレッダーにかけてしまうというリスクがありました。
電子帳票システムに保管すれば、置き忘れなどといったケースで帳票をなくすことはありません。電子帳票システムを使えば電子データでの配信をセキュアな環境で行い、アクセス制御や暗号化もできるので、情報漏えいのリスクを減らすことができ、セキュリティ面でも安心です。

SDGsの取り組みとして

電子帳票システムを使えばペーパーレス化が進みます。ペーパーレス化はSDGs（持続可能な開発目標）のなかの主に「15.陸の豊かさも守ろう」の活動になります。紙の使用を減らすことで森林伐採量の削減につながります。
SDGsとは、持続可能な開発目標のことで、貧困や環境問題など世界が抱える課題を解決し、持続可能な世界を実現するために策定されました。SDGsへの取り組みを重要視している企業は国内外を問わず増えています。電子帳票システムを導入しSDGsに取り組んでいる企業として、社会へアピールすることができます。

電子帳票システム導入の進め方

電子帳票システムの機能やメリットを説明しました。それでは電子帳票システムをスムーズに導入するためどうしたらよいのでしょうか。ポイントを3つご紹介いたします。

1．使用する部署がどこか

見積書や注文書、請求書などの帳票を作成している部署が経理部であれば、経理部に相談し電子帳票システムを使ってもらうことが重要です。
現行の業務フローを変更する際は、一時的に大きな負荷がかかるものですが、運用が定着すれば、業務効率は格段に向上します。その際、直感的に操作できるシンプルな機能の電子帳票システムを選定すれば、導入時の教育にかかる時間も削減できます。

2．どこまでシステム化するのか

電子帳票システムは多機能であるため、作成だけを効率化したいのか、配信まで自動化したいのか、保存・管理まで含めるのかなど、自社がどこまでの業務範囲をシステム化したいのか、その対象範囲を事前に判断する必要があります。

3．適しているツールは何か

電子帳票システムは各社さまざま提供されていますが、それぞれに特長があります。電子化する帳票の範囲を定め、業務の流れやセキュリティ面なども考慮し、実際に提供している企業からデモンストレーションを受けるなど、適した電子帳票システムを見極めることが大切です。

まとめ：電子帳票システムを導入しよう

今回の記事では、電子帳票システムを説明しました。電子帳票システムはペーパーレス化によるコスト削減、業務効率化、SDGsへの取り組みなど、さまざまなメリットがあります。紙から電子帳票配信へ切り替えてコスト削減とペーパーレス化を実現するために、電子帳票システムの導入をおすすめします。

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