情シスの業務負担を減らし、効率的な資産管理を実現したいと考えている企業の皆様へ。クラウド型IT資産管理ツールの導入が、その解決の手助けとなります。さまざまな企業が抱えるIT資産管理の課題は、情シスの負担を増やし、コストもかさむこともあります。クラウド型の資産管理ツールを導入することで、情シスの負担軽減に貢献します。
本記事では、クラウド型IT資産管理ツールの導入効果や、選び方のポイントを詳しく解説します。

クラウド型のIT資産管理ツールとは？

自社でサーバを構築や保有する従来のオンプレミス型のIT資産管理ツールではなく、インターネット上で管理するIT資産管理ツールのことです。

IT資産管理ツールとは

まずIT資産管理とは、自社が保有するパソコンやタブレットなどのハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク機器、ライセンスなどのIT資産全体を把握し、セキュリティの確保、コンプライアンスの強化、無駄なコストの削減を実現するために、社内のあらゆるIT資産を把握し、管理することです。 これまでは、これらのIT資産はエクセルの台帳を用いて手作業で管理していましたが、デバイスやソフトウェアが急激に多様化した現代ビジネスにおいて、このアナログな手法を維持することには運用の限界があります。入力ミスや更新漏れ、管理の属人化といったリスクを削減し、複雑化するIT資産を正確かつ効率的に運用するために開発された専用のシステムが「IT資産管理ツール」です。
従来のIT資産管理ツールは、自社に専用サーバを構築し、社内ネットワーク内で管理する形が基本でした。この方式はサーバの保守運用に手間がかかるうえ、社外のパソコンはVPNに接続しないと正確な状況を把握できないという課題がありました。
一方、近年主流となっている「クラウド型」は、インターネット経由でシステムを提供します。自社でのサーバ運用が不要になるだけでなく、インターネットにさえつながれば、テレワークや出張先など社外にある端末も場所を問わずリアルタイムに管理できるのが大きな特徴です。

クラウド型のIT資産管理ツールの導入効果

リモートワークの定着や働き方の多様化に伴い、従業員1人がパソコンとスマートフォン、さらにはタブレットなど複数のIT資産を所有するケースも珍しくなくなりました。こうしたIT資産の増加により、情シスのIT資産管理にかかる負荷も増加しています。
従業員の入退社や部署異動のたびに、従来はエクセルの資産管理台帳を開いて手動で情報を更新する場合、IT資産の数が増え、働く場所が点在する現代において、このようなアナログな手作業による管理は限界があります。
こうした課題の解決につながるのがクラウド型IT資産管理ツールです。情シスの業務負担の軽減とコスト削減という2つのメリットを解説します。また、導入後に後悔しないために知っておくべき、不得意なことについても包み隠さずお伝えします。

情シスの業務負担を軽減

クラウド型のIT資産管理ツールは、日々多忙な情シスの業務負担の軽減につながるツールです。これまで時間を奪われていたアナログな作業や、システム維持にかかる手間を効率化し、より生産性の高い業務に集中できる環境を作り出します。ここでは、ツール導入によって情シスが解放される3つの業務をご紹介します。

エクセルの資産管理台帳の「更新・棚卸」からの解放

入退社や部署異動のたびにエクセルの資産管理台帳を手入力し、定期的に棚卸を行う場合、クラウド型のツールなら、パソコンのスペックやインストールされているソフトウェア情報を自動で収集・更新できるため、定期的に最新のインベントリ情報が確認でき、手作業による管理工数が削減できます。

リモート環境における「VPNの壁と個別サポート」からの解放

テレワーク中のパソコンにセキュリティパッチを当てたくても、社員がVPNにつないでくれないと実行できない。不具合が起きても電話越しに状況を聞き出すしかない。
こうした課題も、クラウド型ならインターネット経由のため、VPN未接続の端末にもアップデートを一斉配信でき、遠隔操作で迅速にトラブルシューティングができます。

システム自体の「サーバ保守・運用」からの解放

従来型の資産管理ツールでは、資産管理用サーバ自体のOS更新や老朽化対応を情シスが行う必要がありました。 しかしクラウド型なら、システムの保守や運用はベンダーが担います。情シスは資産管理ツールの維持という業務を手放し、本来注力すべきコア業務に時間を割くことができるようになります。

日々の煩雑なルーティンワークを自動化し、情シスの限られたリソースを有効活用することこそ、クラウド型IT資産管理ツールを導入する大きなメリットと言えます。

コスト削減

クラウド型IT資産管理ツールの導入は、情シスの業務効率化だけでなく、企業のITコスト削減にもつながります。
最大の魅力は、自社でのサーバ構築や維持が不要になる点です。従来のIT資産管理ツールは自社専用サーバに構築するため、構築のための費用や維持するための費用が高額になりがちで、数年ごとのハードウェアリプレイス費用も発生していました。
インターネット上で管理するクラウド型なら、自社の専用サーバは不要でインターネット上で管理するため、管理に応じた費用の削減ができます。

さらに、コスト削減はツールによって社内のパソコンやソフトウェアの利用状況が可視化されることで、退職者の放置されたパソコンや、実際には使用していない有料ソフトなどを洗い出し、毎月のライセンス費用を適正化できます。社内にあるパソコンの在庫やスペックを把握できるため、「倉庫にまだ使える余剰パソコンがあるのに、新入社員用に新品をレンタルしてしまった」という重複調達も未然に防ぐことができます。

不得意なこと

クラウド型IT資産管理ツールは多くの導入効果がある反面、不得意なこともあります。
インターネット上で管理するクラウド型のため、クローズド環境の端末を管理できない点です。セキュリティ上の理由から外部ネットワークから完全に隔離されたパソコンは、クラウド経由で情報を収集することが物理的にできません。
コスト面でも注意が必要です。クラウド型はサーバ構築がないため、初期費用を抑えてスモールスタートできるのが魅力ですが、管理するIT資産が多い企業では、月額のランニングコストが蓄積し、結果的にトータルの費用が高くなる可能性があります。

自社のネットワーク要件や運用規模を見極め、環境によっては従来型とクラウド型のハイブリッドなIT資産管理運用を選択肢に入れるなど、柔軟な検討が必要です。

クラウド型のIT資産管理ツールの選び方

クラウド型のIT資産管理ツールを選ぶ際には、企業のニーズや運用環境に最適なサービスを見極めることが大切です。以下のポイントを押さえて比較検討しましょう。

導入目的

クラウド型のIT資産管理ツールを選ぶ際に、導入目的を明確にします。多機能なツールほど魅力的に見えますが、目的がブレていると「高額なツールを入れたのに、結局一部の機能しか使っていない」という失敗に陥ります。まずは、自社の情シスが抱える課題を整理します。導入目的の5つをご紹介いたします。

導入目的	詳細内容
資産管理の一元化	パソコンやタブレットなどのハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク機器、ライセンスなど、さまざまなIT資産を一元的に管理でき、資産状況の見える化を実現します。
効率化と負担軽減	リアルタイムでの資産管理により、情シスの負担を軽減し、業務効率の向上につながります。資産情報の自動収集や監視で運用管理が簡素化されます。
セキュリティ強化	最新のセキュリティ対策が適用されるため、情報漏えいや不正アクセスのリスクを低減し、企業全体の安全性を高めます。
コスト管理の最適化	従来のオンプレミス型のIT資産管理ツールと比較して、初期費用の削減と運用コストの適正化ができます。利用状況に応じた料金体系により、無駄なコストの抑制に貢献します。
運用の柔軟性向上	クラウド環境により、どこからでもアクセスでき、多拠点やリモートワークにも対応します。

導入する際の注意点

クラウド型のIT資産管理ツールを導入する際には、単に機能や価格だけでなく、運用やセキュリティ面での注意点をしっかり押さえることが大切です。注意すべきポイントは以下になります。

• セキュリティ対策の確認: クラウド環境では情報がインターネット経由でやり取りされるため、通信の暗号化や多要素認証などのセキュリティ機能が充実しているか確認します。
• システム連携の適合性: 既存の社内システムや、ほかのクラウドサービスなどとの連携が可能か確認します。
• サポート体制の確認: 導入後の対応や疑問点の解消がスムーズにできるか、導入する資産管理ツールのサポート体制や対応時間などを事前に確認します。迅速なサポートがあれば運用の安定化にもつながります。
• 操作方法の教育: 管理画面の操作性などの使いやすさも大切なポイントです。導入前に操作デモを試し、必要な教育やマニュアルの提供体制をチェックします。

このような注意点を踏まえて導入計画を立てることで、情シスの負担軽減や資産管理の効率化につなげることができます。

クラウド型のIT資産管理ツールの導入事例

クラウド型のIT資産管理ツールはさまざまな業種の企業で導入され、資産管理と業務効率化を実現している事例が多く見られます。ここでは、実際の導入事例を紹介します。

ホテル・旅館業の事例

各ホテルでパソコンの購入状況やUSBメモリの使用実態を把握しきれておらず、現場に管理を求めるのも難しい状況でした。一元管理できる体制を整えるべきという話の中で、IT資産管理ツールの導入の検討をおこないました。
導入を決めた理由は、ITリテラシーを問わず、現場の担当者でも簡単に操作できる管理画面、従業員数や保有パソコンなどのIT資産数が多く、コスト削減につながる点です。
クラウド型のIT資産管理ツールを導入した結果、約1,200台のパソコンなどのIT資産情報を一元管理できるようになりました。ツールで取得したデータを利用して監査を行い、監査体制も強化でき時間削減にもつながりました。USBなどの外部メモリを制御することができ、セキュリティリスクを強化することもできました。

クラウド型のIT資産管理ツールの導入なら

パソコンなど機器の調達からキッティング、保管、データ消去、そしてクラウド型のIT資産管理まで、IT資産のライフサイクル全般をワンストップで代行・一元管理できるツールが、ヤマトシステム開発が提供している「IT資産運用最適化サービス」です。
クラウド型のIT資産管理は、情シス・調達・物流の各部門で共有して利用でき、エクセル管理で起きがちな更新漏れやズレを解消できます。従業員自身が申請ステータスを確認できるため、情シスへの「パソコンはいつ届く？」といった問い合わせ対応にかかる時間も削減できます。

クラウド型のIT資産管理ツールを導入する際には、単にツールの機能や価格だけでなく、導入支援やサポート体制の充実度も重要なポイントです。ツール選定の際は慎重になる必要があります。失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能を比較することが重要です。
クラウド型IT資産管理ツールの導入は、情シスの業務を根本から変える可能性を持っています。自社に最適な運用方法は企業によって異なります。「まずはパソコンのキッティングだけ頼みたい」、「資産管理ツールの選び方を相談したい」といった、部分的なお悩みでも、ぜひお気軽にお問い合わせください。