企業が書類を電子化する３つの理由

企業では書類電子化の必要性が高まっています。理由として3つを解説します。

まず1つめは、紙媒体の管理と保管は骨の折れる作業であり、物理的な書類の準備、整理、検索、共有といったタスクは非効率的で手間とコストがかかるからです。電子化した書類はデジタルデータとして一元管理できるため、情報の検索や共有が可能になるため業務効率につながるのです。

2つめは、収納スペース縮小とコスト削減ができるからです。大量の書類を保管するためにキャビネットや保管スペースが必要になるため、それに伴うコスト（保管費用、保守費用など）が不要になります。ただし、原本を自社で保管するのか倉庫や保管サービスを利用するかによってはコスト削減となるかは変わってきます。

3つめは、セキュリティと災害対策になるからです。現物である書類は紛失や消失するリスクがありますが、電子データにすることでバックアップを作成することができるので予期せぬ事態が発生しても被害を最小限に抑えることが可能です。

現代のビジネス環境では、書類の電子化が企業が競争力を維持するために不可欠になっているのです。

セキュリティの観点からみる書類電子化の重要性

セキュリティの観点からも書類を電子化するサービスは重要です。物理的な書類に比べて、デジタル化されたデータは適切に管理されることでセキュリティレベルを向上させることが可能です。

外部に情報が漏洩するリスクから守ることができる

物理的な書類は盗難や紛失のリスクがあり、適切に取り扱わないと機密情報が第三者に漏洩する可能性もあります。電子化された書類であれば、パスワード保護や暗号化などのセキュリティ手段を実施することができるため、悪意のあるアクセスからも情報を守ることができます。

バックアップを作成できる

紙媒体の場合、バックアップとして複製することによって更に保管場所などのコストや手間が増えますが、電子データはそうした負担も無く、定期的にバックアップを取ることもできます。万が一、データ損失やシステムの故障が起きた場合も迅速に復旧することが可能です。データ化することで、災害時にも業務を復旧させるまでの時間を短縮できるため、事業継続性を確保するという意味でも電子化は大切な役割を果たします。

書類を電子化するメリット

企業が書類の電子化を行うメリットを5つに分けて解説します。

１．書類をすぐに探せる・共有できる

電子化された書類をサーバやシステム上で管理していればすぐに検索や共有ができるようになります。ファイルやキャビネットで紙管理するよりも早く必要な情報を発見できるようになります。

２．コスト削減になる

物理的な記録保管に関するコスト（書棚、保管空間等）が不要となります。

３．セキュリティ対策になる

パスワードや暗号化による保護を施すことで、データの安全性が高まります。

４．データの復元が可能になる

データは定期的にバックアップを取り、災害や事故などでデータが失われた場合でも迅速に復旧できます。

５．ペーパーレス化で環境負荷軽減

紙での保管に比べて自然環境保護への負担を減らすことができます。森林資源を保護することに繋がり、ゴミや廃棄物の削減にもつながります。

コンプライアンスの観点で電子化が有効な理由

ビジネスにおけるコンプライアンス、すなわち法令遵守は、企業の信頼性および持続可能性の基盤です。書類の電子化は、業務効率化だけでなく、コンプライアンス実現の手段にもなります。

個人情報保護法などに規定される顧客情報の取り扱いについては、適切に管理されたデータベースの構築が大切です。データベースはパスワード保護やアクセス制御を可能とし、不正アクセスから情報を守ります。また、電子化された書類はデータの変更履歴が残るため、透明性を保つこともできます。このような機能が書類の改ざん防止になり、監査などで調査が行われる場合にもファイルの更新履歴や編集者などの記録を遡ることが可能になります。

書類を電子化する手順

情報量の増加と通信技術発展に伴い、書類電子化サービスの活用は企業の効率化に欠かせなくなりました。ここでは電子化の手順を解説します。

まず、スキャナーや専用アプリを使用して紙の書類をデジタルデータに変換します。一部のサービスでは、OCRにより文字の自動認識とデータ抽出も可能です。次に、クラウドストレージや社内サーバにデータを保存します。これにより、情報へのアクセスや共有が容易になります。

書類の読み取りをして、データを保存するというシンプルな流れなので、複合機を用いることで対応できる作業です。しかし、自社の業務内容により、処理しなければならない書類の量や発生頻度が多い場合は外部サービスを利用するほうがコスト削減や業務効率化につながるでしょう。

電子化によって実現できるコスト削減

書類を電子化する最大のメリットは、紙媒体で出力することによって発生するコストの削減です。印刷、複製、保管、検索、そして廃棄といった一連の運用プロセスが発生することで、電子データより手間とコストがかかります。

ハードディスクやクラウド上に保存し、必要な情報をいつでも閲覧、共有、検索できるようになれば、紙で手元に置いておく必要がなくなります。外部サービスや設備を利用すれば、デジタルデータに変換した書類を保管するためのスペースも自社で用意する手間がなくなります。

災害への備えとしての書類電子化

近年、各地で自然災害の発生が報告される中、企業にとって重要な課題の1つがデータの保全です。ここでは、書類の電子化による災害リスク対策とその要点について検討します。

書類の電子化は、物理的な被害から重要なデータを保護する効果的な手段です。特に火災や水害など、紙のそのものが消失するリスクからデータを守ることができます。物理的に存在する紙を無くすことで、起こり得る損失リスクを排除できます。また、リスク対策としてデータの保管先で推奨されるのはクラウドストレージです。サービス提供をしている会社によって異なりますが、クラウドストレージは適切なセキュリティ対策が施されており、冗長化されたデータセンターであれば、災害の被害を受けた場合でもデータを守ることができます。

書類電子化サービスの選び方

外部サービスの導入を検討するにあたって、まず要件を整理しましょう。

電子化したい書類の内容、量、あとから検索できるようにデータ付与が必要か・電子化後の書類の保管をどうするかなど、具体的な要件を明らかにしたうえで、これらを満たすサービスを検討します。

選ぶポイントは、サービスの利便性とセキュリティです。簡単に操作できて、正確なスキャンや自動ファイリングが可能なサービスが好ましい一方、誰でもどこでもどんなデバイスからでもデータにアクセスや入力・出力ができるサービスの中には情報漏洩のリスクも存在します。

自社に合うサービスの選び方に迷っている場合は、利便性とセキュリティをどこまで求めるのか、社内規定や基準を確認して整理するところから始めましょう。

【事例紹介】オフィス移転に伴う書類電子化サービスの活用

書類を電子化するサービスを利用したある企業さまの例をご紹介します。

電気事業者のA社様では、扱っている書類全般を自社オフィス内で保管・管理されていましたが、オフィス移転を機に問題が浮上しました。オフィス内に慢性的に書類が散在していて300,000枚ほどの書類（ファイル400冊・キャビネット5本分）の紙を電子化できないかという悩みを抱えていたのです。

そこで、ヤマトシステム開発が提供している書類を電子化するサービス「文書スキャニングサービス」を利用することで、オフィス移転の期日までに電子化を行うことに成功し、電子化のメリットであるどこにいても必要なデータにアクセスできるという業務効率化にも繋がりました。

自社で抱えている書類を全て電子化するのは業務負担がかかり、相応のスキャニング機器も必要となります。各社が提供している書類電子化サービスを利用することで、アナログな紙文書の管理を根本から見直してはいかがでしょうか。

まとめ：電子化の目的や書類の量に応じて電子化サービスの導入を検討しよう

紙媒体の管理は非効率的であり、大量の書類を保管するのには相応のスペースとコストが必要となりますが、電子化によりこれらの問題を解決し、情報のアクセス性や共有性も大幅に改善されます。さらに、デジタルデータは容易にバックアップを取ることができ、万が一のデータ損失や災害時でも迅速な復旧が可能になります。

電子化することで、パスワード保護や暗号化といったセキュリティ対策を施すこともできます。これにより、機密情報の漏洩リスクを軽減し、企業の情報をしっかりと保護することが可能です。このように業務の効率化だけでなく、企業の信頼性や持続可能性の基盤を支える重要な役割を果たします。

電子化を検討している書類の量が多かったり、自社のマンパワーをかけられない場合、外部サービスの利用を検討しましょう。本コラムに書かせていただいたような要件を明確にして、利便性とセキュリティのバランスを考えてサービス選定するようにしましょう。