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アウトソーシングで文書管理を効率化!文書管理システムとの違いも紹介

アウトソーシングで文書管理を効率化!文書管理システムとの違いも紹介

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アウトソーシングで文書管理を効率化!文書管理システムとの違いも紹介

文書管理は現代の企業運営において無視できないものです。特に、改正電子帳簿保存法への対応もあり、欠かせない業務となっています。文書管理は自社で行う方法と外部の専門業者にアウトソーシングする方法がありますが、どちらを選ぶかは企業の状況によって異なります。このコラムでは、自社のリソースを最大限に活用しつつ、文書管理の効率化とコスト削減に役立つアウトソーシングのメリットやデメリット、文書管理システムとアウトソーシングの両方の特徴について掘り下げて解説します。

自社でやる?それとも外注?文書管理には二つの道がある!

文書管理は、特に電子帳簿保存法の改正に伴って企業運営の重要な側面の1つとなっており、多くの企業ではどのように文書管理を効率的かつコスト効果的に行うかということが大きな課題となっています。文書管理は自社内で管理を行うか、それとも外部のアウトソーシングを利用するか、この2つの選択肢があります。
それぞれの選択肢にはメリットとデメリットがあり、企業の規模や業種、そして管理すべき文書の量や種類によって、最も適した方法は異なります。このコラムでは自社の文書管理を内製で行う場合と、アウトソーシングする場合の違いを解説します。

文書管理システムと文書管理アウトソーシングの違い

文書管理システム(DMS)は、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムのことです。

一方、文書管理アウトソーシングは、これらの管理業務を第三者に委託するサービスを指します。文書管理システムは企業が自社のリソースを活用して文書を管理できる一方で、アウトソーシングは専門業者が対応するため、高いセキュリティでの管理や業務の効率化に繋がります。

適切な文書管理サービスの選択方法!あなたの企業に最適なのは?

文書管理へのアプローチを選択する際には、コスト面やセキュリティ面でのメリットとデメリットを確認し、自社の状況や体制に適した選択をする必要があります。

ここでは、文書管理システムとアウトソーシングそれぞれの向いている企業の特徴を解説しますので、文書管理サービスを選択する際に参考にしてみてください。

文書管理システムが向いている企業とは

文書管理システムは、主にコストを抑えた上でセキュリティ面も配慮した文書管理をしたい企業に向いています。システムの運用ルールの策定や利用方法の教育等の対応は必要となりますが、アウトソーシングに比べてランニングコストを大幅に下げることが可能で、自社内にサーバーを設置することで情報漏えいのリスクも最小限に抑えることができます。

アウトソーシングが向いている企業とは

文書管理をアウトソーシングすることは、特に中小企業や、文書管理に関する管理の負担を軽減したい企業に適しています。文書管理システムを活用するためには書類の電子化が必要となりますが、膨大な量の書類を電子化するには時間や労力がかかるため、対応するための人員や時間を確保することが難しいケースもあるでしょう。そうした場合にアウトソーシングを活用することで、煩雑な業務が軽減され、保管のコストや処分する際の手間の削減にも繋がります。

文書管理をアウトソーシングするメリットとデメリット

アウトソーシングする際には、多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。

【実現可能なこと】

  • 書類のペーパーレス化
  • ワークフローの効率化
  • 書類保管スペースの削減
  • 書類の抜け漏れや重複防止
  • 機密文書管理等のセキュリティ向上

【メリット】

  • 文書の捜索や管理する時間の短縮
  • 紙媒体を保管するためのコスト削減
  • パソコンを利用して、どこでも文書を確認できる

【デメリット】

  • 外部に任せる範囲を線引きしないと、コストが高くなる
  • 毎月や毎年のランニングコストがかかる
  • 機密文書等の情報漏えいのリスクが高まる

メリットだけでなくデメリットも含めて入念に検討をする必要がありますが、上手に活用することで、業務の効率化や生産性の向上に繋がります。

アウトソーシング成功の鍵を握るのはパートナー選び

アウトソーシングの成功は、適切なパートナーの選定から始まります。信頼できるパートナーを見つけるには、その業者の実績や専門知識のレベル、セキュリティ対策および顧客サポートの質を評価することが重要になります。良いパートナーとの強固な関係は、文書管理業務の透明性を高め、業務の効率化を図る上で不可欠です。文書管理における専門性とセキュリティ面での信頼性を持つパートナーを選定することが、成功への鍵となります。

文章管理をアウトソーシングする際の注意点

アウトソーシングする際には、慎重に検討すべきいくつかの注意点があります。ここでは、文書管理を外部に委託する際に考慮すべき主要なポイントをご紹介し、理想的な文書管理のアウトソーシングを実現するためのヒントを記載します。

安全対策の重要性

アウトソーシングする際は、ただ単に業務を第三者に委託するのではなく企業情報の安全を守るための対策が欠かせません。文書の安全管理のためにも、アウトソーシング先の情報管理の取り決めや依頼範囲を事前に確認することが重要となります。
よく確認せずアウトソーシングを依頼して情報漏えいが発生した場合、企業の社会的な信頼等が失墜する恐れがあるためです。
全ての文書をアウトソーシングに依頼する必要はないため、依頼範囲を明確にしておくことも、安全対策の一環と言えるでしょう。

セキュリティとプライバシー対策

文書管理をアウトソーシングする際には、セキュリティとプライバシーの保護が最優先事項となります。業者選定時には、業者がどのようなセキュリティ基準を導入しているか、セキュリティ対策への姿勢やプライバシーマークの取得についても確認しましょう。
また、万が一のデータ侵害や漏洩が発生した場合の対応プランがあるかを確認することが重要です。

電子帳簿保存法改正への対応と文書管理のこれから

2022年1月1日の電子帳簿保存法の改正により、多くの企業は文書管理の方法を見直しています。この法改正は電子データ保存が義務付けられており、既存の請求書や取引データを紙にプリントアウトして保管していた場合には電子データへ切り替える対応が必要となるものです。
デジタル化の推進により文書管理はますます重要になり、企業はより効率的でセキュリティが確保された方法で情報を保存・管理する必要があります。これには、適切な文書管理システムの導入やアウトソーシングへの依頼が重要な役割を果たすため、改正電子帳簿保存法に対応している業者を選定することが大切となるでしょう。

まとめ:文書管理を効率化するなら、アウトソーシングも検討してみよう!

文書のデジタル化が進む中で、企業は文書管理で利用するサービスを検討する記載が増えています。
アウトソーシングに依頼することで、社内のリソースをコア業務へと集中させることも可能となるため、文書管理の効率化を検討する際にはアウトソーシングの利用も視野に入れましょう。
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