公開日：2024/03/29
最終更新日：2026/03/26

年々増え続ける紙の書類に、貴重なオフィススペースや、過去の書類を探すために業務時間を奪われていませんか。
オフィスに保管されている大量の紙の書類をスキャン代行サービスを使用して、デジタルデータ化しOCR処理や、ファイル名の付与、フォルダ分けなどを行うことで、検索性が向上します。また、紙の書類の保管のため占拠されていたスペースを有効活用できます。
紙の書類は経年劣化や自然災害によって修復不能になるリスクがあります。デジタルデータ化してバックアップを取ることで、企業の重要な資産を消失から守ることができます。
スキャン代行サービスを提供している、スキャニング業者は数多くあります。この記事ではデジタルデータ化する効果や、スキャン代行サービスを選ぶときの注意点について解説し、おすすめのサービスを紹介いたします。

スキャン代行サービスとは

スキャン代行サービスとは、紙のデジタル化支援サービスや電子化代行とも呼ばれます。
スキャニング業者が依頼者の代わりに紙の書類をスキャニングし、デジタルデータへ変更するサービスの事です。
2005年のe-文書法施行により、それまで各法律で紙での保存が義務付けられていた法定文書（契約書、申込書、領収書など）のデジタルデータ保存が認められました。さらに、2022年の電子帳簿保存法改正では、帳簿や書類を電子保存するためのルールが整備されました。こうした背景から、オフィスに保管されている紙の書類のデジタル化を推進する、企業向けサービスの需要が高まりました。

紙の書類をデジタルデータで管理する効果

紙の書類をデジタルデータ化することで、業務効率化やコスト削減や安全性の向上に貢献します。詳しい効果について解説します。

検索性の向上

紙の書類の場合、必要な情報を探すためにキャビネットや倉庫まで足を運び、大量のファイルの中から目当ての紙の書類を探し出す必要がありました。しかし、紙の書類をデジタルデータ化し、OCR（文字認識）処理を施しておけば、パソコンなどでキーワードを入力するだけで、多くのデジタルデータの中から目的の情報を簡単に見つけることができます。
また、紙の書類だと誰かが持ち出しをしている間は、ほかの人が見られないという物理的な制限がありました。一方で、デジタルデータ化すれば、自席はもちろんのこと、外出先からでも閲覧することができます。複数の従業員が同時に同じ資料を閲覧することもできます。

コスト削減

オフィス内の倉庫やキャビネットで紙の書類を保管している場合、保管量は年々増大し、限られたスペースを慢性的にひっ迫することが考えられます。また、紙の書類を外部のレンタル倉庫などで保管している場合には、月々の賃料だけでなく、出し入れにかかる運搬費や管理費とコストも継続的に発生します。
これらの紙の書類をデジタルデータ化し、不要になった原本を適切に廃棄すれば、これまで保管に占拠されていたスペースを会議室などのスペースへと有効に転用することができます。紙の書類を探す時間（人件費）の削減もできます。

BCP対策とセキュリティ強化

紙は時の経過とともに酸化して変色したり、湿気の影響で紙同士が張り付いたりするなど、経年劣化によって判読が困難になるリスクを抱えています。また、火災や洪水といった予期せぬ自然災害に見舞われた際、物理的な紙は一度失われれば紙に戻すことはできません。こうしたリスクに対し、紙の書類をデジタルデータ化して、クラウドや別媒体にバックアップを保存しておくことで企業の重要な知的資産を守ることができます。
さらに、導入する書類管理システムにもよりますが、誰が・いつ・どのデジタルデータを閲覧したかという操作履歴（ログ）を記録できるようになります。特定のデジタルデータに対して閲覧権限を制限できるため、物理的な持ち出しや紛失のリスクがある紙での管理に比べ、情報漏えいを防ぎ、セキュリティレベルを格段に向上させることが期待できます。

スキャン代行サービスを選ぶときの注意点

スキャン代行サービスを行うスキャニング業者はいくつもありますが、スキャニングするだけではなく、活用できるデジタルデータにするためOCR処理を行い、検索性を高くすることが重要となります。物理的な原本の紛失や破損のリスクがあるため、安全な管理体制が不可欠です。企業には多くの種類の紙の書類があるため、自社に合ったスキャニング業者のサービスを比較します。

スキャニングのOCR処理や精度

スキャン代行サービスを使用して、デジタルデータ化した後の「使いやすさ」に直結します。

• OCR処理: スキャニングしたデジタルデータの中の文字をテキストデータとして認識させるもので、キーワード検索ができるようにする加工技術です。また、AI-OCRは深層学習を活用し手書き文字なども認識し、さらに精度の高い認識ができます。スキャニング業者がOCR処理を行うことで、多くのデジタルデータの中から目的の情報を簡単に見つけることができます。
• ファイル名: 例えば「日付_プロジェクト名_種類」のように、予め取り決めた命名規則をもとに、スキャニング業者がリネームを行います。ファイル名でどのデジタルデータ化かが分かりやすくなるため、検索性が上がります。
• フォルダ仕分け: 例えば、年度別やプロジェクト別などの、 予め取り決めた命名規則をもとに、スキャニング業者がフォルダに整理して納品します。
• しおり作成（インデックス）: 特定の章や項目にジャンプできるように、スキャニング業者がしおりをPDF内に作成します。

スキャニング業者のセキュリティ環境や信頼性

スキャン代行をスキャニング業者へ依頼する際は、機密情報や個人情報を始め、企業のさまざまな情報を預けることになるため、高いセキュリティ体制が重要なポイントとなります。物理的な紙は一度損なわれてしまえば、決して元通りには戻らないため、スキャニング業者の作業環境や許認可などを確認します。
スキャニングやデジタル化を行う場所のセキュリティ状況を確認します。高精細な監視カメラの設置、スタッフの入退室管理が徹底されているか、USBポートなどからデータが取り出せないか、紙の書類の保管は耐火などの管理がされているかなどを確認します。
加えて、個人情報保護に関して一定の要件を満たしていると認められた事業者が取得している、プライバシーマーク（Pマーク）や、情報セキュリティマネジメントシステムのISO規格である、ISO27001の認証など外部機関に認めらた許認可を取得しているかも選定のポイントとなります。

スキャニング対応している紙の種類

企業で扱われている一般的な紙の書類はA4やB5サイズが主流ですが、それ以外にも図面やポスターといった大判書類（A0サイズなど）、領収書や名刺などの小さな紙、さらには経年劣化で脆くなった紙など、さまざまな紙のスキャニングにスキャン代行サービスが対応しているか確認します。
また、ファイリングされた書類や、ホッチキスやクリップ留めしている場合、それらを裁断せずにスキャニングできるか、あるいはスキャニング作業後に、スキャニング業者が元の状態へ復元（原状復帰）がしてくれるかも確認します。

スキャニング後の原本取り扱い

スキャニングが完了した原本をどう扱うかです。不要になった紙の書類を廃棄、普段使わないが法的に保管が必要なため倉庫保管、原本をオフィス内で保管する必要があるため自社で保管するため返却などがあります。

• 廃棄（溶解処理）: 専用工場にあるパルパー（溶解槽）にスキャニングした紙の書類を投入し、水と薬剤で繊維状に分解する手法で、紙の書類を判読不能な状態まで分解できるため、文字情報の復元は極めて困難となります。
• 廃棄（シュレッダー）: シュレダーのカットの種類は複数あり、細長い麺状（ストレートカット）、小さな長方形（クロスカット）、米粒のような極小サイズ（マイクロカット）があります。スキャニング業者がどの裁断に対応しているか確認します。

廃棄するスキャニング業者の作業環境も、セキュリティ同様に廃棄する作業環境を確認します。また廃棄証明書を発行できれば、監査対応も円滑に進めることができます。

• 倉庫保管: スキャニング業者の専用倉庫や提携する倉庫でそのまま預かります。保管する場所についても、セキュリティ同様に保管する環境を確認します。また保管期限についても確認します。倉庫に保管することでオフィスのスペースを空けつつ、原本が必要になった際もすぐに取り寄せができます。
• 返却（自社で保管など）: ファイルやホッチキスやクリップ留めしている場合は、スキャニング後にスキャニング業者が元の状態へ復元（原状復帰）し自社で保管します。

スキャン代行する紙の書類の輸送（回収や返却）

デジタルデータ化する紙の書類を、スキャニング業者へ輸送する際や、スキャンした紙の書類を返却する際の輸送方法も重要となります。スキャニングの作業環境が整ったスキャニング業者であっても、輸送中の紛失は取り返しがつきません。

• 専用便: 不特定多数の荷物を扱う一般の配送とは異なり、直接集荷し直接輸送します。積み替えがないため紛失のリスクが低くなります。
• セキュリティ便: 施錠可能なコンテナやGPSで管理します。開錠した場合開閉履歴を確認でき、現在地を常に把握できるため、万が一の紛失の際も見つけやすくなります。
• セキュリティテープ: 梱包した段ボールなどに、セキュリティテープを貼ります。剥がすと開封など文字が浮き出て、一度剥がすと粘着力がなくなったり、模様が崩れるため、元通りに貼り直すのが難しくなります。

紙の書類のデジタルデータ化はスキャニング業者へ委託

オフィスに保管している紙の書類をデジタルデータ化して、限られた執務スペースを有効に活用できるようになります。オフィス内に紙の書類を保管する場合、キャビネットや倉庫が必要になります。デジタルデータ化し保管場所を減らして、空いたスペースを会議室などへ転用できます。
デジタルデータ化により検索性が向上します。膨大な紙の書類の中から必要な情報をキーワード検索できるため、紙の書類を探す手間の削減や、関係者への情報共有が簡単にできます。自席や外出先からでも閲覧することができます。スキャン代行サービスを行うスキャニング業者は多くあるため、自社に合ったサービスを探すことが大切です。

ヤマトシステム開発が提供する「文書スキャニングソリューション」は、紙の書類の回収から、スキャニングやOCR処理、そして原本の保管や機密廃棄に至るまで支援するワンストップサービスです。A0の大判書類や青焼きなどの特殊な書類にも対応し、ホッチキスやクリップ、付箋などは取り外してスキャニング処理を行い復元まで行います。
厳格な入退室管理や監視カメラを備えた専用ルームでスキャニング作業を行い、輸送時も専用便を使用することで、紛失のリスクを軽減できます。

デジタルデータ化作業をスキャニング業者へ依頼して、効率よく社内デジタルデータ化を進めることができます。