昨今、法人向けの書類スキャン代行サービスが注目を集めています。注目される大きな理由として、電子帳簿保存法の改正があります。2024年1月から電子取引における領収書は紙での保存が認められず、電子データによる保存しか認められないことになりました。これは電子帳簿を採用していない企業でも同様のため、文書電子化に対応していない企業は早急に対応する必要が出てきたのです。

一方で、ペーパーレス化の推進、テレワーク業務対応、オフィスの移転や縮小などに伴い紙媒体で保管している全文書のデータ化に踏み切りたい企業も増えています。しかし、これまで培ってきた事業の重要かつ膨大な資料・書類のスキャンを行うには自社内だけの対応は難しく、なかなか進まないのが実情です。

企業として電子化を進めるのであれば、書類スキャン代行サービスなどの利用も検討するのはいかがでしょうか。このコラムでは、法人向けの書類スキャン代行サービスとはなにか、効果や注意点を解説します。

スキャン代行サービスとは

スキャン代行サービスとは文書電子化サービスとも呼ばれます。書類電子化を行うために紙媒体の書類を依頼者の代わりにスキャニングし、デジタルデータへ変更するサービスの事です。

従前より個人所有の本や書類・冊子などの紙データを利用者本人が電子化することを「自炊」といい、その面倒な作業をまとめて請け負う自炊代行というサービスはありました。近年では企業のペーパーレス化推進や電子帳簿保存法への対応などの時流により、より正確で大量、かつ多様な形式の書類にも対応できる企業向けサービスを求める声が高まりました。

オフィス移転やテレワーク化によるオフィスの縮小、ペーパーレス化推進などの理由により書類の処分や管理方法の変更が必要となった企業が電子化を進めるも、自社で行うには手間と時間がかかり過ぎ、紛失のリスクもあるので困っているという声が多く聞かれます。法人向けに特化した「スキャン代行サービス」を行うサービス提供会社も増えてきましたが、どのような基準で委託先として選定したらよいのでしょうか。

自社内でのスキャニング対応

自社内で全書類のスキャニングを行うためにはまず、さまざまな種類、サイズに対応し、相当の画像品質をもつ高額なスキャナを購入した上で、スキャニングを担当する人材を確保しなくてはなりません。スキャン作業はクリップやステープラーの針、付箋を外し一枚一枚スキャニングする必要があります。多くの手間がかかり、慣れない作業では紛失や文書取り違えのリスクもあります。また、スキャンして画像化するだけではその後の検索性も低く管理も難しいため、ファイルの名前をルール通りに命名したり、書類によってはOCRで文書化する、管理するためのタグ設置などの対応も必要です。

電子帳簿保存法への対応においても、施行規則が定められており検索機能に関する規定もあります。具体的には定められた検索項目と、日付や金額を範囲検索できるようにすることが求められ、条件を満たした内容で設定が必要です。考える以上に時間と手間、設備に負荷がかかり、継続的に全書類の電子化を実現することは困難といえます。この作業をスキャン作業の専門家に依頼し、業務をアウトソーシングすることで、自社の労力を費やすことなく紙文書をPDF化しデジタル化を実現できるのです。

企業としての書類電子化

企業としての書類電子化の対象書類には何があるでしょうか。
電子帳簿保存法の対応としては、前述の領収書や契約書類など取引関係書類の電子化が急がれます。電子帳簿保存法におけるスキャン保存にはいくつかの基準があり、３つの制度に区分されますが、書類のスキャンデータでの保存は制度のひとつ「スキャナ保存」にあたります。

「スキャナ保存」は、その他の制度である「電子取引」や「電子帳簿等保存」とは違い、紙媒体を一枚ずつスキャンして電子データに変換する必要があります。また、企業のペーパーレス化には様々なメリットがあり、電子帳簿保存法の対応だけでなく社内の各種文書をペーパーレス化していくことでメリットを享受できるでしょう。電子化に適している文書は、「閲覧頻度が高い文書」と「すぐ確認が必要な文書」、そして「持ち出せない文書」の3つで、電子化の手始めに優先的に取り組みたい文書です。複数の拠点で閲覧する必要があったり、問い合わせ対応などですぐに確認したい といった文書は電子化に適しています。

他にも、経年劣化することで閲覧が難しくなる図面などを高品質に電子化することでさらなる劣化を回避し、情報資産を守ることにも利用できます。

企業が書類を電子化する必要性については下記コラムで更に詳しく解説しています。

企業が書類を電子化する必要性やメリットを解説！電子化サービス導入の事例も紹介
https://www.smartwork.nekonet.co.jp/media/column/scanning02a

紙書類を電子化する効果

書類を管理するためには人材・手間・時間・設備などの負荷が大きくかかります。紙書類を「1枚ずつファイリング」して、使用するときに「ファイルを取り出し」その中から「目的の書類を探し」て「コピーをとる」、など多くの時間と手間がかかっています。しかし、経営資源の案分を考える時に書類の管理については効果が見えにくく、現場の改善に手をつける必要があっても後回しになる傾向があります。書類を電子化しデータとして管理をすることで「ヒト」「モノ」「コト」の資源(リソース)を節約し、コスト削減と業務効率化を実現できます。

書類検索・管理の効率化

紙書類をスキャンすることによってデジタル化が進めば、スキャンしたデータの検索性が向上します。電子化されたデータはクラウド上の文書管理システムで扱えるようになり効率化を図れます。サービス提供会社によってはルールに沿ったファイルリネームを行う、分類ごとのタグをつける、OCRでテキスト化するなどのサービスがありますので、それを利用すれば目的の書類をより簡単に検索・閲覧・共有ができるようになるでしょう。また、優れた文書管理システムを導入すればデータ形式を問わず様々なデータの一元管理を行うことも可能です。

情報の共有

クラウド上に電子化文書を一元保管することで、テレワーク環境や遠隔な拠点で書類を確認することができます。複数のオフィスでファイルを共有できるため利便性が向上します。拠点間での情報共有が容易ですので、これまで紙文書の閲覧・利用にかかっていた郵送・輸送費、通勤・出張費、紙書類を探し出す人件費などを削減し、確認のためのリードタイムがゼロになります。

オフィススペースの有効活用

事務所内に紙媒体で保管している場合、膨大な量の書類を収納するためのキャビネットが必要です。キャビネットを設置するためのオフィススペースも年々増大しスペースをひっ迫するでしょう。外部の書類保管サービスを利用してもその利用費がかかります。その他、書類の劣化を防ぐための空調システムや火事による万一の被害を抑えるための火災保険にかかる費用なども発生します。

保管している紙媒体を電子化することによって、このようなコストを削減できるのです。もちろん、一定年月の紙媒体保管が必要な書類もありますが、必要書類のみを厳選保管ができるので大幅な削減になります。

セキュリティ強化

重要な書類を電子化し一元管理システムを利用することによってセキュリティリスクを抑えられます。書類を探し出しコピーを取って利用する方式では、合理的な運用のために誰もが利用できるオフィススペースにファイリングされていることも多いでしょう。また、ファイルのコピーや移動の際に紛失してしまう人的ミスが発生する可能性もあります。しかし、高セキュリティな書類管理システムを選定すれば、実際の原本紛失の可能性がゼロになるとともに、個別IDで操作権限の制限を行ったり、操作履歴を残して改ざんを防止したりという機能により、これまでよりも安全な書類管理が可能になります。

防災リスクの軽減

重要な文書を電子化しクラウド上で保管することで、紙媒体による自社保管の災害リスク・紛失や破損リスクに備えることができ、企業としてのBCP対策になります。BCP対策とは、有事に見舞われた際にも重要な事業を中断させない、または中断したとしても可能な限り短い期間で復旧し事業を継続的に運営していくことを目的とする方針・体制・手順などを示す計画を指します。災害によって企業が損害を受けたとしても、事業を継続できるように取り組む対策のことです。

例えば社屋で火事が発生した場合、紙媒体の保管では書類が全焼失してしまう可能性があります。しかし、電子化したデータをクラウド上で保管したり、別拠点に保管するなど、BCP対策が施されていれば、万が一建物が全焼したとしてもデータを守り事業を継続できます。スキャンによってデータ化することで、データの管理方法に柔軟性が生まれることは、文書電子化を推進するうえでの大きなメリットです。

スキャン代行サービスを選ぶときの注意点

スキャン代行サービスを行うサービス提供会社はいくつもありますが、電子化した書類をどのような形で分類・保管・利用していくか、またオプションも含めてどこまでのサービスを利用するかという視点を持って選定検討するのがよいでしょう。法人向けスキャン代行サービスといっても、スキャニングのみのサービスや、回収・保管・管理・処分まで行うサービスなど様々な形態があります。まずは自社内で電子化データにどこまでの機能性を求めるかを明確にした上で、それぞれのサービスを比較することをお勧めします。注意すべきポイントには以下のようなものがあります。

セキュリティ面は万全か

自社の重要な書類を任せるためには、セキュリティ面の確認は最も重要です。どのような環境でスキャニング作業やデジタル化が行われるのか、運用環境を確認します。高いセキュリティ機能をもつデータセンターであれば電子化作業も、その後のデータ管理を任せるにしても安心できます。加えて、情報セキュリティ認証制度である「Pマーク」を取得している企業であるかは、信頼して重要書類のスキャン代行を依頼できる判断材料になります。

対応データ形式

対応可能な書類にはサービス提供会社各社でサービスに違いがあります。一般的なA4書類以外にも、冊子・複写・図面、特殊なところでは袋とじ書類、原票劣化対応など、多様な形式に対応できるサービスもありますので、今後電子化する自社書類の可能性を考え検討しましょう。

納品形態・スキャンデータ品質

スキャン後の電子化データの納品形態が自社の運用形態に合った形式であることを確認します。メディア納品や文書管理システム、クラウドストレージ保管など様々な納品形態があり、後の管理運用の方式も異なります。また、納品データ品質の確認も大切です。電子化したデータは今後も長く使用していくために、より鮮明な品質が求められます。画像形式、解像度（dpi値）、カラー（モノクロまたはカラー）、傾き補正やOCR付与、データエントリーなどの様々な要望に対応できるかを比較します。

電子化完了後の原本取り扱い

電子化を完了した後、原本の取り扱いを選べるサービスは利便性が高くおすすめです。自社の目的や書類それぞれの特性に合わせて、返却する・保管する(預ける)・廃棄するなどの対応方法を取ることができますので、以下の項目をチェックしましょう。

・返却を希望する際には引き取りに行くのか、配送をしてくれるのか
・保管を希望する際は、セキュリティが万全な保管場所であるか
・原本廃棄を望む際は溶解廃棄などのセキュリティリスクを排した方法であるか

他にも書類の保管を依頼する場合に特筆すべきサービスがあります。 重要書類の中には法定文書や機密書類など電子化後の原本も一定年月の紙媒体での保管が必要なものもあります。それらの期限管理まで行い、電子化後の原本保管から廃棄まで一気通貫で提供しているサービスを選ぶことは書類管理の負荷を軽減につながります。

対象文書の回収

電子化対象の文書をサービス提供会社に渡す際、もし先方の拠点まで持ち込む必要がある場合には自社で人員・トラックの手配もしくは配送の手配が必要になります。物量や配送距離によって大きく費用が変わりますので注意が必要です。加えて前項の原本返却を希望する際の対応も、返却書類を自社で引き取りに行くのか、自社まで配送してくれるのか、などチェックします。特に対象書類が膨大になる場合には、自社から直接回収／配送してくれるサービスや近隣に持ち込み先があるサービスなどを検討対象にするとよいでしょう。

文書管理システム

当社では、スキャン代行サービスの「文書スキャニングサービス」を提供しております。書類の回収～スキャン～保管～管理～溶解廃棄まで文書のライフサイクル全体をヤマトグループで支援しています。全国に拠点を持つヤマトグループならではのサービスとして、全国のヤマト運輸営業窓口をご利用いただけますので、書類の輸送コストや電子化までの期間を短縮することが可能となります。

文書スキャニングサービスのご紹介　── ヤマトシステム開発

運用環境

文書スキャニングサービスは免振耐火構造、非常用発電設備などを備えた新東京IDCセンターを拠点とし、高セキュリティな環境下でデータスキャニング・デジタル化作業・データ/書類の保存を行います。このデータセンターは24時間有人監視対応、セキュリティカードによる入退室管理、監視カメラの設置など強固なセキュリティ体制を持っており大切な情報を安全にお預かりします。ヤマトシステム開発は情報セキュリティ認証制度である「Pマーク」を取得しています。

セキュリティ対策

書類電子化において重要な文書管理システムでは、利用者ID毎に操作権限を付与することにより利用者管理が容易になります。またデータリスク管理のために、過去の操作履歴の保存、データの改ざん防止対応策などを徹底しています。

必要なサービスを選んでご利用いただくことも可能

電子化・クラウド・保管・溶解廃棄のサービスはお客さまの用途に合わせて様々な業務の組み合わせも可能です。例えば、文書電子化は行わずとも、書類の保管サービスのみを利用したり、クラウドサービスだけ、溶解廃棄のみのご利用もできますのでお問い合わせください。

書類電子化サービス 導入事例

法人向け書類電子化サービスである「文書スキャニングサービス」は、どのように活用されているのかを事例を通してご紹介します。

ケーブルテレビ業界

契約書・申込書などの事務所内文書は約50万枚でした。

1. エンドユーザーからの申込内容等に関するお問合せに対し、書類を見返す頻度が多くかなりの人員・労力がかかっている
→ CTIシステム内に画像を取込み、電話を受けながら申込書画像を閲覧できるようになったことで、1件15分かかっていた時間を1件につき1分に短縮することができ、その分の時間はコア作業に振り向けることができました。

2. 過去からの申込書・契約書をオフィス内にて紙情報で保管していたために事務所内文書箱数は100箱を超え事務所が手狭になっている
→ 事務所内文書を電子化後、全ての書類を書類専用倉庫に保管し事務所が広く使えるようになりました。

介護業界

紙文書で保管している契約書・申込書は１万枚を超え、保存原本は各1部しかない状況で情報共有が困難。介護者の担当者変更や施設引越し、事業所間では情報の共有に毎回時間を要していました。
→ 全データを電子化し画像を自社サーバ内で共有することで必要な時にいつでも閲覧できるようになりました。コピーを取るだけでも1回3分かかっていた対応時間は1分程度に大幅に改善されました。

会員サービス業

拠点で集約保管している紙文書は申込書・会費書類など年間50万枚を超えている状況でした。

1. エンドユーザーからの申込内容等に関するお問合せに対して書類を見返す頻度が多く労力がかかっていた。
→ クラウド保存で検索・閲欄ができるようになり、お問合せに即答が出来るようになりました。お問合せに対して、1件15分かかっていた調査時間を1分に短縮することができました。

2.　書類の処理を全国の支店で実施後、書類を1拠点に集約していたため、書類の集約・書類の取り寄せ・送り返し等、書類の輸送が発生。年間平均1,500回の輸送を行っていた。
→ クラウド内に画像を保存することにより、書類輸送を行うことなく全国の支店で閲覧が可能になりました。

商社

取引先との契約書について原本全てを本社で管理し、その数は2万枚に及びました。契約書に関した各支店からの問合せ対応は概ね30分程度かかることから、本社側も支店側も日々かなりの時間と手間を費やしている状況でした。
→ クラウド内に画像を登録し、全国の支店で閲覧を可能にしたことで本社への問い合わせがなくなり、大幅な業務効率化を行えました。

まとめ：紙媒体書類の電子化は専門家に委託するのが効率的

オフィス書類の電子化には、電子帳簿保存法への対応だけでなく、様々なメリットがあります。電子化作業、すなわち紙媒体のスキャニング作業自体はルールに沿って行えば自社内要員でも容易にできる作業です。しかし、スキャニング後のリネームや管理タグ付などのデジタル作業や取り扱う膨大な文書量の中、慣れない作業を行うには、紛失・損失なども含む人的ミスも発生しかねません。それよりも、文書電子化作業に特化した専門家にまとめて委託する方法が結果的にコストを削減し、効率よく社内電子化を進めることができるでしょう。