名刺のデータ化、管理の流れ

名刺は小さな紙の中に氏名、所属企業名、役職、住所、電話番号、メールアドレスなどさまざまな情報が載っています。名刺交換は日本国内だけでなく、台湾、中国などの東アジア圏でも業務上の初対面での挨拶で一般的に行われています。
名刺のサイズは、日本では91mm×55mmが標準サイズとされています。このサイズになった由来は諸説ありますが、有力なのは日本古来の長さの単位である「尺貫法」に由来するという説で、名刺の長辺が91mm＝3寸、それにバランスの良い短辺として「1寸8分（約54.5mm）」を組み合わせたものが原型になったと考えられています。
近年では、あえて個性を出すために標準サイズにとらわれない名刺を作る会社も少なくありません。 こうした挨拶などで交換した大量かつサイズの揃っていない名刺を紙のまま保管・管理することは容易ではありません。また、社内で情報共有をするためにも名刺をデータ化し効率的に共有する方法を3つのステップごとに説明します。

STEP１：名刺をスキャンする

名刺をデータ化するために、名刺をスキャンする必要があります。その方法は複数あります。

スキャナでスキャンする

スキャナを使用し、名刺をスキャンする方法です。名刺のスキャンに特化した「名刺スキャナ」という機器があり、中には名刺以外のスキャンにも利用できる汎用性が高いものや管理ソフト付きのものがあります。 名刺スキャナは大きく分けて2つのタイプがあります。
名刺のスキャン専用で手のひらサイズのモバイル型と、名刺以外の書類もスキャン可能な据え置き型です。 名刺スキャナのメリットは、大量・迅速に名刺のスキャンができるという点です。早いものなら1枚3秒程度で読み込むことができます。

スマートフォンなどで名刺の写真を撮る

スマートフォンやタブレットで名刺の写真を撮る方法もあります。 撮影した名刺の写真は、専用のアプリを使ってデータを取り込むことで他のスマートフォンやタブレット、パソコンなど他の端末へ連携することができます。また、iCloudやDropboxなどのクラウドサービスと連携できるものを選べば、社内で簡単に情報共有が可能です。

名刺入力代行業者に依頼する

自分でスキャン、連携するのが大変という方は名刺入力代行業者へ依頼するという方法もあります。名刺の情報をパソコンに入力し、デジタルデータに変換する作業を外部委託で請け負っている企業は多く存在します。中にはデータ化後の情報整理までワンストップで請け負っているところもあります。
自分で大量の名刺情報を打ち込んでいく作業は非常に時間と労力がかかります。名刺入力代行業者に依頼すると委託費用はかかりますが、その分コア業務へ注力することができて生産性が向上するケースも多いでしょう。

STEP２：名刺の文字をデータ化する

OCR機能の活用や、名刺の情報を文字起こしすることでデータ化します。

名刺情報をリストに手入力する

特殊なツールを使わない簡単な方法として考えられるのは、Excelなどの表計算ソフトに名刺の情報を手作業で打ち込みデータ化する方法です。Excel以外でも代用が可能です。 氏名、所属企業名、役職、住所、電話番号、メールアドレスなどの項目を列のラベルにして、行へそれぞれの情報を名刺より入力すれば、データ化でき後から簡単に検索することが可能です。
しかし、手作業で打ち込むと時間がかかるだけでなく打ち間違いや二重入力などのミスも起こり得るため注意が必要です。定期的に集まる名刺の枚数が少ない場合には、こうした方法でも有効になります。

OCR機能を使う

OCRという技術を用いて名刺の文字をデータ化する方法もあります。OCRとは「光学文字認識」のことで、画像のテキスト部分を認識し、文字データに変換する機能のことです。これを利用すると、名刺に印刷された文字を読み取ってデータ化することが可能です。
前述した通り、名刺スキャナや専用のアプリにはOCR機能が付いているものもあり、簡単にデータ化することができます。ただしフォントによっては正しく読み取れないこともあり、手作業で修正が必要となることがあります。
手軽に使用できるOCR機能では、Googleドライブがあります。名刺の画像をGoogleドライブへアップロードしGoogleドキュメントで開くと、文字データに変換されます。ただし、Googleドキュメント内にテキストが羅列するだけのためリスト化する必要があります。
基本は無料で使用できますが閲覧履歴が残らず、組織の管理者が社員個人に対して制限をかけることができないため、安全面や運用面を考えると、組織向けの有料サービスであるGoogle Workspaceを使うほうが現実的といえます。

STEP３：名刺情報の鮮度を保つ

前述した通り、Excelなどに情報を打ち込む方法であればそのファイルのまま情報の蓄積、確認が可能です。しかし、データ化した情報を持っているだけでは十分に活用できているとは言えません。
さまざまなデバイスから名刺情報を確認でき、社内で共有できるようにすることでさらに情報の活用が可能になります。

名寄せでデータ統合する・重複の登録チェックをする

名刺情報を活用するポイントとして名寄せを行うことが重要です。名寄せとは、データ化した顧客ごとにIDなどを設定し、氏名・所属企業名・電話番号などの情報が一致するか調査し、同じ人物と判定することでデータの統合を行うことです。
名寄せをすることで同一人物の重複登録のリスクを軽減できます。また、常に最新の情報を確認でき、役職や住所変更があった場合にも対応が容易になります。

検索機能で探索時間削減

営業活動においては名刺情報の検索、閲覧がしやすいことも重要だといえるでしょう。名刺情報を五十音順に表示し、企業名や都道府県で検索できれば、名刺探しにかかる時間を削減できます。また、スマートフォンやタブレットで閲覧できれば外出先やテレワークでも業務が可能になります。

名刺管理ツールを選ぶ3つのポイント

名刺管理ツールは種類によってさまざまな機能がありますが、使いきれず宝の持ち腐れになってしまう場合もあります。名刺管理ツールにコストをかけすぎて、利益が下がってしまっては本末転倒です。
抱えている課題や予算をあらかじめ決めておき、多機能なサービスを選択するか必要最低限のミニマムなサービスを利用するか選定することが大切です。ここでは名刺管理ツールを選ぶポイントをいくつか紹介します。

POINT１：スキャンする名刺の量

大量の名刺をデータ化する場合

大量の名刺をデータ化する場合は、名刺スキャナを利用することをおすすめします。前述した通り、名刺スキャナには大きく分けて2つのタイプがあります。名刺読み取り専用で手のひらサイズのモバイル型と、名刺以外の書類もスキャン可能な据え置き型です。
頻繁にスキャナを持ち運ぶか、名刺以外もスキャンする機能が必要かなど使用用途に合ったタイプを選択します。
複合機で一度に複数枚のスキャンに対応している名刺管理ツールもあり、導入時にデータ化していない名刺が大量にある場合は大変便利な機能です。コスト面を確認して検討しましょう。

少量の名刺をデータ化する場合

名刺の枚数がそこまで多くない場合は、手差し方式のモバイル型スキャナを利用してデータ化する方法があります。コンパクトなものが多く、外出中や狭いデスクでも使うことができます。もしくは、スマートフォンなどで名刺の写真を撮りデータ化する方法もあり、導入コストが抑えられます。

POINT２：名刺データの活用方法

データ化した名刺をどのような場面で活用するかという観点で検討することも可能です。
パソコンでただ閲覧できれば良いということであれば、Excelなどの表計算ソフトで管理する方法があります。

外出先から確認

スマートフォンを使って外出先からもデータ化した名刺情報を閲覧できます。
クラウドサービスやスマートフォンのアプリなどに連携している名刺管理ツールがあります。

社内共有

社内やチームメンバーとデータ化した名刺情報を共有することで、顧客情報や人脈を可視化できます。
また、商談履歴も共有することで、営業活動の効率化や情報共有を円滑にできます。

名寄せ

顧客ごとにIDなどを設定し、氏名・所属企業名・電話番号などの情報が一致するか調査し、データ化した名刺情報内の同一人物を判定してデータの統合を行い、最新情報の管理ができます。過去の情報を履歴として残すこともできます。

メール配信

データ化した名刺情報から役職や業種や都道府県など顧客属性や興味関心などで絞り込み、それぞれのターゲットに合わせたメールを配信できます。
テンプレートの用意がある名刺管理ツールもあり、誰でも簡単にメール配信できます。

ツール連携

CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）などのビジネスツールと連携することで、より高度な営業活動を支援できます。

そのほかにも名刺管理ツールによっては多くの機能が備わっています。

POINT３：セキュリティ対策

無料の名刺管理ツールは多く存在しますが、セキュリティ対策が十分になされているかという点も重要です。前述した名刺入力代行業者に依頼する方法のデメリットとしてセキュリティリスクがあります。情報を外部に渡すことで、その情報が漏れるリスクは少なからず発生するでしょう。
特に顧客の名刺情報を外部に渡すことになるため、慎重に選定する必要があります。万が一情報漏えいがあれば、信用に関わる重大な問題になりかねません。
データ化した名刺情報をクラウドや外部に保存される場合も同様です。委託先や名刺管理ツール提供元のセキュリティ環境や業務体制は必ず確認しましょう。

まとめ：名刺のデータ化は必要な機能だけに絞り、セキュリティ対策がなされていることが重要

名刺をデータ化し顧客リストを作成することで、顧客管理を一括して行えるようになります。名寄せや顧客名、企業名から検索ができれば、名刺を探す手間が省けるだけでなく名刺情報を最新の状態で管理することが可能です。

名刺を社内で共有することで名寄せ機能を活用して最新情報へのアップデートが簡単になり、顧客の状況変化を素早く営業活動に取り入れることができます。 しかし、いくら情報の活用が容易になるとしても名刺の情報漏えいが起きてしまうと信用に関わる重大な問題になります。名刺の管理ツールを選ぶ際は、必要な機能が備わっているかだけでなく、セキュリティ対策が十分になされているかという観点でも検討してみてください。

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