“社内のペーパーレス化を検討しているけど何から始めたらいいかわからない”といった企業にむけて、導入までの流れやペーパーレス化に向いているツール・システムを詳しく解説します。2022年1月に電子帳簿保存法の改正もあり、ペーパーレス化を後押しする社会制度も整備されつつあります。ペーパーレス化してお客さまサービスと社内の業務効率が上がった企業についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化はなぜ進まないのか？

ペーパーレス化とは、紙で運用してきた書類を活用しやすいよう電子化し保存・保管することですが、ペーパーレス化が定着している企業と、ハードルの高さからなかなか導入が進まずにいる企業もあるのが実情です。

政府は2019年4月に施行した“働き方改革”の具体策としてペーパーレス化を推進していますが、実際に企業のペーパーレス化はそれぐらい進んでいるのでしょうか？ ペーパーロジック株式会社によると、東京都に本社がある企業の経営層111人に対し行ったアンケートで、2020年ペーパーレス化を“積極的に行った”または“ある程度行った”と回答した企業に対し「2021年度にペーパーレス化システム導入のための予算配分を予定/検討していますか」という質問したところ、「予定している」が27.4％と3割に満たなかったことが分かりました。

また、「社内のペーパーレス化に課題を感じる」経営者は73.9％にまで上り、課題を感じる場面として「紙より無駄なコストがかかっている」、「紙より業務が非効率になっている」という声がありました。 このことから、ペーパーレス化を検討していても実際の導入まで踏み切れていない実情があるようです。

参照元：ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査｜paperlogic

ペーパーレス化する方法：導入までの5つのステップ

ペーパーレス化を導入するまでにはいくつかのステップがありますが、長期的にみればコスト面や業務効率化に対して大きなメリットがあります。これからペーパーレス化する際に、どのような方法で進めていけばよいのかを5つのステップに分けて解説します。

1.予算と初期コストを把握する

ペーパーレス化するにあたり、システムの導入が必要です。サーバ・インフラなどの環境整備やセキュリティ対策のためパソコンなどのデバイスも用意する必要があるため、初期コストが発生します。長期的なメリットを考えれば紙代や印刷代、人件費などのコスト削減に効果的です。自社内でのペーパーレス化に対する予算を明確化し、長期的なメリットも理解しながら導入を検討しましょう。

2.ペーパーレス化する目的を明確化する

なんのためにペーパーレス化をするのか、目的を明確化しましょう。目的としてよく挙げられるのが以下4つです。

・コスト削減
・テレワークの導入
・セキュリティ対策
・業務効率を向上させるため

“政府が推進しているから” “ほかの企業も導入しているから”など、取り組みの目的を明確にしないままペーパーレス化してしまうと、導入したものの浸透せず紙の運用に逆戻りする可能性もあります。会社や関係者にとってのメリットを明確化するのが重要です。

3.紙媒体の書類を分類する

紙媒体で運用している書類を把握し、紙で残しておくものと電子化するものに分けていきます。 分類する際に、使用目的や使用部署などを明確にしてルールを設けることがポイントです。ルールが決まっていないと、紙とデータを重複して保存したり、同じ種類の書類を紙とデータでばらばらに保管したりしてしまうので、あらかじめルールは設けましょう。 他部署にまたがって使用する書類も、電子化するものと紙で残しておくものを確認する必要があります。

4.ツールやシステムを選定する

具体的にペーパーレス化する書類が決まったら、ツールやシステムを選定します。それぞれのツールの特徴を把握し、できること・できないことを調査しましょう。ツールを導入してから調査するのではなく、事前に調査することで目的にあった最適なツールを選定することができます。 また、特定商取引法における重要事項説明書やクーリングオフ書面など、一部電子化できない書類も存在するので注意しましょう。

5.運用の開始

ツールやシステムの選定が済んだ後は導入スケジュールを決め、実際に導入します。その際、社員全員への周知を忘れずに行いましょう。導入前、ツールやシステムに対し不安があればテスト運用期間を設け、業務に支障がないか確認することもよいでしょう。 導入後は目的が達成されているか確かめることが大切です。定期的に検証を行い、具体的な数字を示して効果を可視化させることで、ペーパーレスの定着化とさらなる推進につながりやすくなります。また、ツール・システムを使用している現場の社員に感想を聞くこともよいでしょう。期待していた効果が表れなかった際は、運用方法やツールの活用方法を改善するのが望ましいです。

自社でペーパーレス化の導入に取り組む際は、上記5つのステップを参考してみてください。

ペーパーレス化で導入したいシステム・サービス

ペーパーレス化の取り組みには、自社にあったツール・システムを選択することが重要です。具体的にペーパーレス化に役立つツール・システムについて、以下7つを紹介します。

PDF

PDFとは、Portable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）の略です。Adobe社が開発した「電子文書」のファイル形式で、PCやスマートフォンなどどんな環境でも同じレイアウトで表示されます。既に手元にある紙の書類はスキャニング機能を利用しPDF保存することも可能ですし、Microsoft officeのソフトであるExcelやWordなどから直接PDFにエクスポートすることもできます。また、PDFは印刷するときも基本的はレイアウトそのままに印刷できるのもメリットの一つです。

OCR

OCRは「Optical Character Recognition/Reader（オプティカルキャラクターレコグニション/リーダー）」の略で、印刷された活字または手書きの文字を画像で認識し、データ化する技術のことです。画像から文字だけを取り出すこともできるので、文字を手入力せずテキスト化したい場合に役立ちます。読み取ったデータはExcelやWord、PDFなどのファイルとして保存することができます。

ペーパーレスファックス

通常、ファックスは紙に印刷されますが、ペーパーレスファックスは紙に印刷せず複合機・コピー機内にデータとして保存できるサービスです。保存されたデータはインターネットサービスを通じてパソコン上で閲覧、データ転送やメール添付が可能です。用紙やトナーが必要なくなり、不在時にファックスが溜まるといったこともありません。 また、ペーパーレスファックスを導入することによって、テレワーク時でもファックス業務が可能になります。

スキャニングサービス

大量の書類を自社でスキャンすることが難しい場合、専門業者がスキャニング作業を代行してくれるサービスです。このサービスを利用すれば、時間や労働力の削減が期待できます。慣れない作業に時間をかけるより、プロにスキャニングを依頼したほうがコア業務に集中できるでしょう。サービスによっては大判サイズの書類も対応している業者があるので、スキャニング業務が発生する場合は業者への依頼を検討してもよいでしょう。

Officeソフト

Microsoft officeはペーパーレス化に活用できます。これまで紙に印刷していたものを、PDFに切り替えることによって簡単にPDFファイルを作成することができます。さらにアドオンで印影や署名を追加することもできるので、決裁のスピードが上がり効率よく進められることが期待できます。

クラウドストレージ

インターネット上にあるデータの保管場所のことをいいます。インターネット環境とアクセス権のある人ならば、いつでもどこでもファイルの共有・編集ができるので、テレワークにも最適です。代表的なサービスは「Googleドライブ」「OneDrive」「Dropbox」などがあります。

文書管理システム

紙媒体の文書を電子化し、閲覧、保管、破棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことです。社内全体で文書の共有や情報の取り出しが可能になることや、文書ごとにアクセス権限を設定することができるなど、あらゆる文書を効率よく管理・共有できます。

ペーパーレス化の注意点

ここまでペーパーレス化の方法や、役立つツール・システムについて紹介してきましたが、導入にあたって注意すべき点があります。以下3つに分けて詳しく解説します。

電子帳簿保存法を確認する

2022年1月1日より、電子帳簿保存法が改正・施行されました。 電子帳簿保存法の要件を把握している専門性の高い人材がいれば安心ですが、そういった人材がいない場合、採用または研修・育成し確保する必要があります。

電子帳簿保存法では、文書の保管期間が次のように定められています。

・法人の場合　　　　 ：基本7年（最長10年）
・個人事業主の場合：原則5年（最長7年）

参照元：国税庁「NO.5930 帳簿書類等の保存期間」

取引先に確認する

自社がペーパーレス化しても、取引先によっては紙での対応を求められる場合があります。影響が大きいものについては、事前に相手の意向を確認し、協力を依頼しましょう。事前に相談せず、勝手にペーパーレス化してしまうとトラブルに発展する恐れがあるので注意しましょう。

システム障害に備える

ペーパーレス化で導入したシステムやインターネット通信の障害が発生した場合、書類が確認できない状況になる可能性があります。障害が発生しても業務が遂行できるよう、オフラインでも資料が確認できる環境やバックアップ体制を設けることも検討しましょう。

まとめ：自社にあったペーパーレス化を導入しよう！

ペーパーレス化は社内にとっても取引先やエンドユーザーにとっても、大きなメリットをもたらします。 方法やツール・システムはさまざまですが、本記事で紹介したものを参考に、自社に合った進め方でペーパーレス化の導入を検討しましょう。

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