荷物追跡や配送ステータスの管理が大変

企業における郵送業務の課題は、封入作業や郵送料金の計算などの負担、膨大になる郵送コストや人件費があげられます。また、郵送物の紛失や配達遅延などの問題も発生することがあります。これらの課題を解決するためには、事務や総務部門での郵送業務を効率化することが必要です。

例えば、封入作業や郵送料金の計算を自動化するソフトウェアを導入することで、業務の効率化が期待できます。また、郵送物の追跡システムを導入することで、紛失や配達遅延のリスクを低減することができます。事務や総務部門での郵便業務における課題は多岐にわたりますが、荷物追跡や配送ステータスの管理の課題を解決することができます。

書類の封入や切手の貼り付けが面倒

企業の書類の封入や切手の貼り付けを効率化、自動化する方法には、さまざまなものがあります。封入・封かん作業を自動化し、正確かつ迅速な郵便発送業務を実現しています。この取り組みにより、職員の負担軽減だけでなく、誤封入を防ぐことができるようになります。

会社で使われている封筒を少し工夫するだけで、簡単に作業効率がアップする方法もあります。例えば、封筒に印刷することで、手書きでの住所入力を省略することができます。さらに、Webレターを利用することで、書類の印刷や封入、切手の貼り付け、発送などの作業を委託するサービスもあります。

これらの方法を活用することで、企業の書類の封入や切手の貼り付けを効率化、自動化することができます。

郵送料金の経費処理が面倒

正確な仕訳を行うためには、経理担当者が細心の注意を払わなければなりません。切手を購入した際と使用した際で経費計上の方法が異なります。購入時にすべて経費化するか、使用した際に計上するかを選択する必要があり、これが混乱を招くことがあります。

切手を大量に購入する企業では、管理が煩雑になることがあります。切手の在庫管理や不正利用の防止に気を配る必要があります。 切手を購入時にすべて経費化する場合、税務調査で不正利用を疑われる可能性があります。適切な記録と説明が求められます。郵送料金が高額になる場合、経費として計上するための予算管理やコスト削減策が必要です。

郵送料金の計算が煩雑

郵送料金の計算が煩雑だと感じる理由は、以下のようなものがあります。

・輸送物の種類や重さによって、料金が異なるため、計算が煩雑である。
・計算に誤りがあると、料金不足により郵送物が返送される可能性がある。
・計算に時間がかかるため、業務の効率が悪くなる。

料金計算の手間を解決する方法としては、請求書発行サービスを利用することで、郵送料金の計算や手続きを自動化することができます。また、請求書発行や送付、支払いの管理などを一元化することができます。

郵送業務の効率化を実現する3つの方法

方法1：クラウド郵送サービス活用する

クラウド郵送サービスを導入することで、会社宛に届く郵送物をPCやスマホから確認・管理できるツールです。 このツールを導入することで３つのメリットがあります。

・仕分けにかかる時間が減ることで人件費を削減できる。
・【管理者側】配送状況をWebで確認できるようになり、問い合わせにかかる時間が削減できる。
・【利用者側】荷物の確認をするためにメール室まで足を運ぶ手間がなくなる。

方法2：開封機を利用する

大量の郵送物を開封するのに時間がかかってしまう点を課題に感じている場合、開封機の利用がおすすめです。 開封機には、１分間に最大400通もの封筒を開封することができるものもあります。 開封時に中身を切ってしまうことがない設計になっており、切り屑なども出ないため素早く効率的に郵送物を開封することが可能です。

方法3：メール室で一元管理する

・郵便物を受け取る担当者が部署ごとのトレイやボックスに仕分けておくことで、配達・受け取りが簡単になります。
・請求書の電子化をお願いすることで、郵便物業務の量を削減し、ペーパーレス化を推進できます。
・大量の郵便物を素早く開封するために、開封機を導入することを検討してください。
・クラウド郵便サービスを活用して、郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面への配信を効率化できます。
・メール室が全ての郵便物の仕分け作業や郵送を専門に行うことで、業務効率化を図ります。本業に集中でき、生産性が向上します。

社内便追跡サービスを利用して作業効率をアップ

社内便の配送状況を追跡することができる、「重要社内便追跡サービス(クラウド)」というサービスを提供しています。このサービスを導入することで、社内便（行内便、使送便、社内メール便）の配送状況を1通単位で追跡することができます。

また、管理番号、依頼日、受領日、未着、配達完了などの検索項目から、用途に合わせて選択することができます。さらに、重要書類等の誤送や遅延トラブルを抑止することで作業が円滑になり効率化を高めることができます。

まとめ：郵送業務を効率化して課題を解決

郵送業務の課題には封入作業の人件費や郵送料金の計算間違いなどの負担があります。人件費の削減、郵送物管理の手間を省くことができるクラウド郵送管理サービスや、開封機を利用して処理時間を軽減、運用を見直してメール室で一元化するなど各課題を解決するサービスやツールを利用することで課題を解決することができます。