企業のデジタル化が加速する現代においても、オフィスの一角で稼働しているFAX機。ペーパーレス化や業務効率化が企業の課題となる中で、「なぜFAXだけが根強く残り続けているのだろうか」と疑問に感じている方も少なくないでしょう。
その背景には、単なる「古い慣習」では片付けられない、業務に関わる具体的な理由が存在します。
ここでは、従来の紙のFAXを廃止できない「3つの壁（課題）」を明らかにします。その上で、これらの課題を解決する「インターネットFAX」とは何かを解説し、メリットやサービスをご紹介します。

従来のFAXを廃止できない理由とは

紙で送受信を行う従来のFAXが今なお利用され続ける理由には、古い慣習だけでは片付けられない、業務に密着した根深い「3つの壁」が存在します。

【業務フローの壁】システム刷新や社員教育への高いハードル

長年の企業活動の中で、受発注や請求、各種申請といった業務はFAXを中心に行われてきました。この確立された業務フローを根本から見直すには、代替システムの導入検討から、全従業員への操作教育まで、多大な時間を要します。変化への抵抗感や、新たなシステムへの苦手意識も、刷新を阻む大きな要因となっています。

【取引先との壁】業界や取引先がFAXを指定している

FAX送受信のため自社だけで完結できないことも、従来のFAXの廃止を難しくしています。
以前からFAXでのやり取りが根付いている業界や、特定の取引先とのやり取りでFAXが指定されている場合、自社の都合だけで廃止することはできません。「FAXをやめれば、取引を失うかもしれない」という懸念があり、代替システムの導入を決断できずにいます。

【利便性の壁】「紙」ならではの分かりやすさと手軽さ

手書きのメモや図面をそのまま送れる手軽さや、メールでは受信トレイで他のメールに埋もれることなく「紙」として物理的に出力される分かりやすさは、FAXならではの利点です。
特に、常にパソコンの前で作業するわけではない従業員や、オフィス内を移動することが多い部署や業界の方にとっては、届いたことが一目でわかる紙で届くFAXの方が、メールよりも伝達手段として信頼されているケースがあります。

このように従来のFAXを廃止できない理由はいくつかあります。
FAXを廃止せずに、業務フローを変更する解決策があります。

紙を使用しないインターネットFAXとは

そもそも「インターネットFAX」とは、どのようなサービスなのでしょうか。
「インターネットFAX」は、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うサービスです。従来のFAXのように電話回線を使用せず、FAX機や複合機も使用しないため紙やトナー代の削減ができます。
最大の特長は、FAX機や複合機という物理的な機器が不要になることです。普段お使いのパソコンやスマートフォン、タブレットがFAX機の代わりとなります。
FAXを受け取る相手、送信元が従来のFAXを使用していても利用ができます。
具体的な仕組みは非常にシンプルです。

• 受信: 受信元先から送信されたFAXの内容は、サービス提供会社のサーバでPDFなどのデジタルファイルに変換され、指定したメールアドレスに届きます。添付ファイル付きのメールを受け取る感覚です。
• 送信: パソコンなどWordやPDFなどのファイルをサービス提供会社の専用サイトへアップして、送信先のFAX番号を入力して送信します。受信相手のFAX機では、その内容が紙として印刷され従来のFAXで受け取りができます。

自社は従来のFAXを廃止してペーパーレスでデジタルなやり取りを実現しながら、取引先は従来のFAX機を使い続けられるという、双方にとってメリットの大きい仕組みです。

従来のFAXを廃止できない理由はインターネットFAXで解決

前述した紙で送受信を行う従来のFAXが廃止できない「3つの壁」は、企業の努力だけでは乗り越えることが難しい課題でした。しかし、「インターネットFAX」を利用することで、これらの課題を解決することができます。

解決策①【業務フローの壁】特別な教育は不要

従来のFAXの廃止を検討する際、最も大きな懸念は「既存の業務フローを大きく変更しなければならない」「従業員に新たなインターネットFAXの操作教育を行う必要がある」といった導入に伴う負担の大きさです。複雑なシステムを導入した結果、「一部の従業員しか使えずに形骸化してしまった」という経験をお持ちの企業も少なくないでしょう。
しかし、インターネットFAXは、この「業務フローの壁」を低いハードルで乗り越えます。その操作は日常的に利用しているメールやファイルアップロードとほとんど変わらないからです。例えば見積書を送信する場合は、作成した見積書を専用サイトへアップし、宛先に相手のFAX番号を入力して送るのみです。FAXを受信した場合は、使い慣れたメールの受信トレイに、PDFなどのデジタルファイルとして受信します。
特別な教育やマニュアルを準備する必要が最小限で抑えられ、従業員の心理的な抵抗感や負担を最小限に抑えながら、スムーズなデジタル化への第一歩を踏み出すことができます。

解決策②【取引先との壁】取引先はそのままでOK

「自社はFAXのDX化をしたいが、業界の慣習や取引先との関係で従来のFAXをやめられない」というジレンマこそ、従来のFAXの廃止を阻む大きな壁と言えます。自社の都合で取引先にシステム変更を強いることは、ビジネス関係に影響を及ぼしかねません。インターネットFAXは、「取引先は、今までと何も変える必要がない」という点です。
自社がインターネットFAXを導入しても、取引先はこれまで通り、使い慣れた自社のFAX機や複合機から、FAXを送信します。その内容は自動的にPDFなどのデジタルデータに変換され、指定した担当者のパソコンやスマートフォンにメールとして届きます。送る際も、相手先ではFAX機や複合機から紙として出力されます。

解決策③【利便性の壁】デジタル通知の方が確実でスピーディー

「紙で出力されるから、すぐに気がついて分かりやすい」という点は、確かに従来のFAXが持つ利点です。しかし、その利便性は、「誰かがFAX機や複合機で受け取る」という物理的な制約の上に成り立っています。
インターネットFAXで受信したFAXは、指定した担当者やグループのパソコンやスマートフォンで確認できます。担当者が社内にいなくても、外出先やテレワーク中でも、FAXを見逃すことがありません。
また、「大量の書類に紛れて気づかなかった」「トナー切れで受信できていなかった」「誤って他の人が持っていった」といった、紙ならではのトラブルも一掃されます。
重要な情報を適切な担当者へ、より迅速かつ確実に届けるインターネットFAXなのです。

従来のFAXの廃止によるメリットとは

FAX業務をインターネットFAXに置き換えることは、単に課題を解決するだけでなく、企業に多くのメリットをもたらします。

コスト削減

企業活動において継続的に発生する経費の削減は、重要な経営課題です。FAX業務には「目に見えるコスト」と「目に見えないコスト」が潜んでいます。
まず、直接的なコストとして、FAX機や複合機本体のリース料金や購入費用、定期的なメンテナンス費用があります。それに加え、毎月発生する紙やインクやトナーといった消耗品費も無視できません。
さらに、見過ごされがちなのが、紙の書類を保管するためのファイルやキャビネット、そしてその設置スペースにかかるオフィスのスペースといった間接的なコストです。インターネットFAXへ移行すれば、このような物理的なコストが不要となり、大幅なコスト削減が実感できます。

生産性向上

従業員の時間は、企業にとって最も貴重な資源です。従来のFAX業務では、この貴重な時間を非生産的な作業に費やしている可能性があります。例えば、「FAXを送るために自席から機器まで移動する」「送信が完了するまで待機する」「紙詰まりなどのトラブルに対応する」「受信した大量の紙を仕分けし、担当者に配布する」「過去の書類を探すために分厚いファイルをめくる」といった一連の作業です。
インターネットFAXは、受信したFAXは自動でPDFなどのデジタルデータに変換され、指定した担当者のメールに届きます。過去の送受信データは、すべてサービス提供会社のサーバ上に保管され、日付や送信元や受信先などのキーワードで瞬時に検索可能で探す手間が大きく削減でき、必要な情報を即座に関係者と共有できます。
従業員は本来注力すべきコア業務に集中できるようになり、企業全体の生産性を向上させることができます。

テレワークやBCP対策への対応

現代は多様な働き方への対応と、予期せぬ事態への備えが不可欠です。
従来のFAXは、「オフィスに行かなければ送受信できない」という物理的な制約があり、外出先やテレワークといった柔軟な働き方の大きな障壁となっていました。
インターネットFAXを導入すれば、インターネット環境があれば、外出先のサテライトオフィスや出張中のホテルや自宅など、どこからでもパソコンやスマートフォンでFAX送受信ができます。「FAXを確認するためだけに出社する」といった非効率をなくし、完全なリモートワーク体制の構築を強力に後押しします。
また、このような「場所を選ばない」という特性は、企業の事業継続計画（BCP）においても極めて重要です。地震や台風などの自然災害や、パンデミックの発生によってオフィスへの出勤が困難になった場合でも、FAXを用いた業務や取引先とのコミュニケーションを滞りなく継続できます。

セキュリティ強化

ビジネスで送受信する書類には、機密情報や個人情報が含まれることが多く、その取り扱いには細心の注意が求められます。従来のFAXでは共有FAX機や複合機に受信されたFAXが届き放置され、誰でも閲覧できる状態になっていたり、誤って別の人が持ち去ってしまったりする危険性があり、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせでした。番号の押し間違いによる誤送信もあります。
インターネットFAXは、受信したFAXは指定した担当者のメールで受信されるため、第三者の目に触れることはありません。送信時にアドレス帳を利用することで番号の押し間違いを防げます。さらに、二次確認を経てから送信するため誤送信も防止できます。

【まとめ】従来のFAXの廃止をお考えならヤマトシステム開発にご相談を

従来のFAXの廃止は、単なる経費削減やペーパーレス化に留まらず、生産性の向上、多様な働き方への対応、そしてセキュリティ強化といった、現代企業が抱える多くの経営課題を解決する重要な一手です。
「取引先に迷惑をかけられない」「業務フローを大きく変えられない」といった理由で、廃止を諦めていたご担当者の方も、インターネットFAXという選択肢であれば、スムーズに課題を解決できる可能性があります。

ヤマトシステム開発では、インターネットFAXの「FAX Web送受信サービス　どこでもMyFAX」と、多くの宛先に一斉送信できる「FAX送信サービス　F-ネコ」を提供しています。
どこでもMyFAXは、インターネット環境があれば、場所を問わずFAXの送受信ができます。PDFなどのデジタルデータへ変換することなくWord、Excel、PowerPointのデータのまま送信することもできます。
F-ネコは、インターネットFAX同様に、FAX機や複合機を使用せずパソコンからFAX送信ができます。各営業所や店舗への案内、取引先へ新商品の案内の送付に多く利用されています。差込印字機能があり、宛先などを個別に設定して送信できます。お客さまの業務内容に合わせて最適な導入プランをご用意しています。FAX業務のデジタル化に関するお悩みやご相談がございましたら、ぜひご相談ください。