公開日：2023/11/01
最終更新日：2026/01/28

近年、テレワークやモバイルワークで働く方が増えて、さまざまな業務でペーパーレス化が進んできています。
それに伴って「ペーパーレスFAX」の導入を検討している企業は多いですが、ペーパーレスFAXの種類や機能やメリットに疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。ペーパーレスFAXの種類・機能、インターネットFAXメリット・デメリット、導入検討時に確認すべきことをご紹介します。

ペーパーレスFAXとは？

「ペーパーレスFAX」とは、その名の通り紙を使わずにFAX文書のやり取りをする仕組みです。
ペーパーレスFAXと一口に言ってもさまざまな種類や機能があるため、まずはどういった企業におすすめかをご紹介します。

こんな課題がある企業におすすめ

従来のFAXではオフィスに出社して送信前に紙に印刷して、FAX機や複合機で読み取る必要があり、受信したFAXは紙に印刷されます。そのため、印刷用紙やインク代がかかるうえに、在宅ワークや外出先から確認できず、受信したFAXの仕分けも手間がかかります。

以下のような課題をお持ちの企業に、ペーパーレスFAXは特におすすめです。

• 在宅ワークや外出先からFAXを送受信したい
• 用紙代、印刷代のコストを削減したい
• 受信したFAXの仕分けを効率化したい

ペーパーレスFAXを導入すれば、これらの課題を解決することができます。

ペーパーレスFAXの種類

ペーパーレスFAXは主に3種類あります。課題に合った種類を選択することで効果的な業務改善が期待できるでしょう。

複合機を利用する

ペーパーレスFAX機能がついた複合機を利用する「ダイレクトファックス（PC-FAX）」と呼ばれる種類です。複合機をパソコン接続し、FAXの送受信を行うことができます。
FAX送信時は、パソコンから作成したファイルを印刷より、FAXを選択し、送信先のFAX番号を入力して送信します。
印刷したファイルが社内のネットワークを通って複合機に飛び、複合機が電話回線を使って相手にFAXを送信します。
FAX受信時は、送信元から送信された文書を複合機が受信します。共有フォルダへ保存・メール転送・複合機のパネルで確認などの方法があります。
共有フォルダへ保存は、事前に設定したフォルダにPDFファイルに変換し保存されます。メール転送は、PDFファイルに変換し、事前に設定した指定したメールに添付ファイルとして送信します。複合機のパネルで確認は、複合機の液晶画面で内容を確認し必要に応じて印刷します。

固定電話回線やFAX複合機が必要ですが、送信するFAXの内容を送信直前まで可能なことや、印刷用紙やインク代などのコスト削減のメリットがあります。

インターネットFAXを利用する

インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を通じてFAXの送受信を行うサービスのことです。FAXの送受信がパソコンやスマートフォンからできるため、オフィスに出社せずに在宅ワークや外出先からでもFAXの送受信ができます。
利用するサービスにもよりますが、FAX送信時は通常のメール同様に宛先へFAX番号などを入力して、送信したいファイルを添付して送信します。FAX受信時は、メールの添付ファイルとして受信されます。

FAX機や複合機を用意する必要がないため、導入が容易であることが特徴です。印刷用紙やインク代などのコスト削減のメリットがあります。

クラウドFAXを利用する

電話交換機（PBX）をクラウド上に設置して電話機能を利用できるようにする「クラウドPBX」をベンダーが提供しています。インターネットFAXと異なる点としては、専用アプリケーションまたはブラウザのどちらかを利用して、FAXの送受信をおこなうところです。

ペーパーレスFAXの機能例

ペーパーレスFAXの主な機能を紹介します。 サービスによってさまざまですが、以下の機能があります。

• パソコンでFAXが送受信できる
• FAXの自動仕分け機能
• FAXの検索機能

ペーパーレスFAXのメリット/デメリット

ペーパーレスFAXにはメリットだけではなく、デメリットも存在します。導入後に後悔しないようにメリットとデメリットを理解してペーパーレス化を検討することが重要です。

ペーパーレスFAXのメリット

• 印刷用紙やインク代のコスト削減になる
• 在宅ワークや外出先でもFAX送受信ができる
• 送受信したFAXの保管・管理や仕分け業務を効率化できる
• FAX機や複合機に置き忘れたがなく、情報漏えいや書類の紛失対策になる

ペーパーレスFAXのデメリット

• サービスによってはランニングコストが高い
• 電子帳簿保存法への対応が必要になる
• 手書き資料の送信には手間がかかる
• 専用サービスの契約やソフトのインストールが必要になる場合がある
• 業務フローの見直しが必要になる場合がある
• FAX番号が変わる場合がある

インターネットFAXの導入検討時に確認すべきこと

前述したデメリットに関連して、インターネットFAXの導入時に検討が必要なことを紹介します。

電話番号が変わっても問題ないか

インターネットFAXのサービスによっては、使用中のFAX番号を変える必要があります。
FAX番号が変わる場合は、社内だけでなく取引先への案内が必要です。名刺やリーフレットなどにFAX番号を掲載している場合は修正が必要になります。FAX番号が変わることによる影響範囲の確認が必要です。

費用対効果が悪くならないか

サービスによってはFAXの送受信数によって利用料が変わるものがあります。
想定以上にインターネットFAXの利用料がかかってしまい、従来のFAX利用時よりも費用対効果が悪くなってしまうケースも少なくありません。あらかじめサービス利用料のランニングコストをシミュレーションして、費用対効果が悪くならないように確認しましょう。

まとめ：インターネットFAXは機能とコストの事前確認が重要

ペーパーレスFAXを導入した後に困らないように、業務への影響範囲とサービス利用料を確認することが重要です。課題に合ったペーパーレスFAXが導入できれば、長期的な業務効率改善が期待できます。
導入が容易で、在宅ワークや外出先からのFAX送受信したい場合はインターネットFAXがおすすめです。

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